第八節(jié) 會計(jì)電算化檔案管理的基本要求

　　本節(jié)要點(diǎn)：

　　電算化會計(jì)檔案管理的主要任務(wù)

　　電算化會計(jì)檔案的內(nèi)容

　　記賬憑證的生成與管理

　　會計(jì)賬簿、報(bào)表的生成與管理

　　電算化會計(jì)檔案的保管
 

　　主要內(nèi)容：

　　采用磁帶保存會計(jì)檔案條件的，由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報(bào)財(cái)政部、國家檔案局備案。

　　一、電算化會計(jì)檔案管理的主要任務(wù)

　　二、電算化會計(jì)檔案的內(nèi)容

　　1)電算化會計(jì)檔案包括存儲在計(jì)算機(jī)中的會計(jì)數(shù)據(jù)、軟盤等備份的會計(jì)數(shù)據(jù)，以及計(jì)算機(jī)打印出的書面形式的會計(jì)數(shù)據(jù)。

　　2)會計(jì)數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報(bào)表等數(shù)據(jù)

　　3)采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等存儲介質(zhì)存儲的會計(jì)賬簿或報(bào)表，具有磁性化和不可見的特點(diǎn)

　　4)通用會計(jì)軟件、定點(diǎn)開發(fā)會計(jì)軟件、通用與定點(diǎn)開發(fā)相結(jié)合會計(jì)軟件的全套文檔資料，以及會計(jì)軟件程序等，均應(yīng)視同會計(jì)檔案進(jìn)行保管，保管期截止到該軟件停止使用或有重大更改之后的5年。

　　三、記賬憑證的生成與管理

　　收付款憑證應(yīng)由出納人員簽名蓋章

　　手工事先做好記賬憑證，向計(jì)算機(jī)錄入記賬憑證，然后進(jìn)行處理，在這種情況下，保存手工記賬憑證與機(jī)制憑證均可

　　四、會計(jì)賬簿、報(bào)表的生成與管理

　　1.現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬要每天登記并打印輸出，做到日清月結(jié)。現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬的打印，如果受到打印機(jī)條件的限制，可采用計(jì)算機(jī)打印輸出的活頁賬頁裝訂成冊的辦法;如果每天業(yè)務(wù)量較少，不能滿頁打印的，也可按旬打印輸出。

　　3.在所有記賬憑證數(shù)據(jù)和明細(xì)分類賬數(shù)據(jù)都存儲在計(jì)算機(jī)內(nèi)的情況下，總分類賬可用“總分類賬本期發(fā)生額及余額對照表”替代。

　　6.采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等存儲介質(zhì)存儲的會計(jì)賬簿或報(bào)表，并將其作為會計(jì)檔案保存的單位，如果不再定期打印輸出會計(jì)賬簿，必須征得同級財(cái)政部門的同意

　　8.各單位保存的會計(jì)檔案應(yīng)為本單位積極提供利用，在向外單位提供利用時(shí)，檔案原件原則上不得外借

　　五、電算化會計(jì)檔案保管

　　1.對電算化會計(jì)檔案管理要做好防磁、防火、防潮、防塵、防盜、防蟲蛀、防霉?fàn)€和防鼠咬等工作，重要會計(jì)檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份，存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn)，最好放在兩個(gè)不同的建筑物內(nèi)。

　　2.采用磁性介質(zhì)保存會計(jì)檔案的，要定期進(jìn)行檢查、定期復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)損壞而導(dǎo)致會計(jì)資料丟失。一般來說，軟盤的存放環(huán)境，溫度4℃—5℃，相對溫度8%—83%，磁場強(qiáng)度50奧斯特。

　　6.大中型企業(yè)應(yīng)采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲會計(jì)數(shù)據(jù)，盡量避免采用軟盤存儲會計(jì)檔案。

　　7.存在會計(jì)信息的磁性介質(zhì)及其他介質(zhì)，在未打印成書面形式之前，應(yīng)妥善保管并留有副本。一般說來，為了便于利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行查詢及在電算化系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)進(jìn)行恢復(fù)，這些介質(zhì)都應(yīng)視同會計(jì)資料或檔案進(jìn)行保存，直至其中的會計(jì)信息完全過時(shí)為止。