第四節 電子表格軟件
一、Excel 2003概述
Excel是運行于Windows環境下的電子表格軟件。(演示)
Excel的主要功能包括：
(一)建立電子表格
(二)數據管理
(三)制作圖標
(四)數據網上共享
二、Excel 2003的啟動、退出與窗口組成
(一)Excel 2003的啟動
1.通過“開始”菜單啟動。
2.通過桌面快捷方式啟動。
3.通過Excel 2003的安裝路徑打開Excel 2003。
(二)Excel 2003的窗口組成
1.標題欄
2.菜單欄
3.工具欄
4.名稱框和編輯欄(演示)
左邊的稱為名稱框，主要顯示工作表中光標所在的單元格位置。
右側的空白欄稱為編輯欄，用于顯示活動單元格中的數據和公式。
5.工作表編輯區(演示)
也稱電子表格，它由若干單元格組成，是Excel存儲和處理數據的最主要的形式。
單元格：工作表中行與列相交的位置稱單元格，它是工作表中最基本的存儲單位。工作表中的每個單元格有惟一的單元地址標識。
單元地址由單元格所在列的列號和單元格所在行的行號共同組成，
行號：用1、2、3……等阿拉伯數字表示，
列號：以A、B、C……等字母形式表示。
且列號在前，行號在后。如“B5”表示的單元格處于工作表B列與第5行交叉的位置。
全選框：位于行號與列號的交點處，單擊它可將整個工作表選中。
注：菜單中沒有全選命令。
6.工作表標簽
工作表標簽位于水平滾動條的左邊，用于顯示正在編輯的工作表名稱。
在同一個工作簿內單擊相應的工作表標簽，可在不同工作表之間進行選擇與轉換。
7.水平和垂直滾動條
8.狀態欄
9.任務窗格
(三)Excel 2003的退出
1.通過標題欄的“關閉”按鈕退出。右側。
2.通過文件菜單退出。
3.雙擊標題欄的控制按鈕退出。左側。
4.通過“任務欄”退出。
5.快捷鍵退出。
#p#副標題#e#
#p#副標題#e#
三、工作表的基本操作
(一)新建工作簿
在啟動Excel 2003程序后，會自動產生一個空白工作簿，默認名為Bookl.xls，其中xls是Excel的統一擴展名。
如果要創建新工作簿可以用以下三種方法：
1.單擊常用工具欄中的“新建”按鈕。
2.執行菜單欄中的“文件”→“新建”命令。
3.敲擊鍵盤中的Ctrl+N組合鍵。
區別：工作簿工作表
Excel工作簿是由若干張工作表組成。
一個Excel工作簿中可以包含1-255個工作表。
在系統默認狀態下，一個Excel工作簿含有3個工作表，分別被命名為sheet1、sheet2和sheet3，這些工作表名出現在工作簿底部的工作表標簽上。
新建工作表方法
1.插入菜單---插入工作表
2.快捷菜單---標簽右鍵
#p#副標題#e#
#p#副標題#e#
(二)輸入數據
2010年上半年員工銷售獎金一覽表
2010年7月1日 單位：萬元
|
職工編號 |
部門 |
姓名 |
1月 |
2月 |
3月 |
4月 |
5月 |
6月 |
銷售合計 |
銷售業績 |
特別獎 |
|
0001 |
一部 |
王靜 |
3.10 |
8.60 |
7.10 |
8.30 |
7.30 |
5.60 |
40.00 |
良好 |
0.00 |
|
0002 |
一部 |
李菲菲 |
8.50 |
14.70 |
9.60 |
12.60 |
15.80 |
8.20 |
69.40 |
優異 |
5000.00 |
|
0003 |
二部 |
高思 |
9.20 |
8.20 |
7.80 |
5.10 |
10.20 |
8.20 |
48.70 |
優秀 |
0.00 |
|
0004 |
二部 |
趙麗 |
5.20 |
5.10 |
3.70 |
6.80 |
8.60 |
7.50 |
36.90 |
良好 |
0.00 |
|
0005 |
三部 |
陳依然 |
4.50 |
5.00 |
6.80 |
4.20 |
3.90 |
6.60 |
31.00 |
合格 |
0.00 |
|
0006 |
三部 |
楊建軍 |
3.60 |
4.90 |
4.50 |
3.60 |
4.90 |
3.80 |
25.30 |
合格 |
0.00 |
|
平均值 |
5.68 |
7.75 |
6.58 |
6.77 |
8.45 |
6.65 |
41.88 |
|
833.33 |
||
|
最高值 |
9.20 |
14.70 |
9.60 |
12.60 |
15.80 |
8.20 |
69.40 |
5000.00 |
|||
1.輸入文本、數字、日期及時間
(1)輸入文本---字符型數據
選定單元格，在單元格中輸入文字，輸入完畢敲擊鍵盤中的Enter鍵，輸入的文本將顯示在“編輯欄”中。
對齊方式：左對齊
超長處理：
如果其右側相鄰的單元為空，則超出的內容自動延伸至右側單元格內顯示;
如果其右側相鄰的單元不為空，則超出的內容自動隱藏，不再顯示出來，當用命令將該單元所在列的列寬調整到足夠寬時，被隱藏的內容將自動顯示出來。
數字字符串的輸入：電話號碼、職工編號
輸入時要在數字字符串的左側加入一個引導輸入符號，即單引號“′”
引導輸入符號“′”僅為控制符號，它不是字符串的組成部分。
數字字符串不參加數學運算。
(2)輸入數字---數值型數據
對齊方式：右對齊。
超長處理：當輸入的數值型數據超過它所保存單元的寬度時，系統自動將其轉換為科學計數法的形式。
(3)輸入日期及時間---日期型數據
當輸入的數據符合日期格式時，Excel將以日期格式存儲數據。
日期格式的分隔符為“-”或“/”。例如：2010-12-21 2010/12/21
對齊方式：右對齊
超長處理：數據就不會顯示，在輸入數據的位置顯示錯誤值“#######”。要解決這個問題，只要增加單元格的列寬即可。
(三)其他方式輸入
1.記憶輸入
同一數據列中輸入一個已經存在的單詞或詞組。
2.連續填充
(1)填充相同數據
填充柄“+” 號，
文本、數值：直拖;
月度、星期等序列：Ctrl。
(2)等差數列填充
方法一：
A1單元格 “1”，
A2單元格 “5”。
方法二：菜單欄中的“編輯”→“填充”→“序列”命令。
(3)等比數列填充 同等差
3.同時在多個單元格中輸入相同的數據
Ctrl選格、輸值、Ctrl+回車。
4.同時在多張工作表中輸入相同的數據
Ctrl選表、輸值。
5.在其他工作表中輸入相同的數據(即全表復制)
Ctrl選表、Ctrl+A、序列填充。
(四)保存工作簿
“常用”工具欄中的“保存”按鈕，或菜單中的“文件”→“保存”命令。
1.保存未命名的工作簿
在“保存類型”下拉列表中選擇要保存工作簿的文件類型，Excel默認的文件類型為Microsoft Office Excel工作簿，擴展名為.xls。
2.保存曾經編輯過的工作簿
(1)“文件”→“保存”命令。
(2)菜單欄中的“文件”→“另保存”命令。
(3)鍵盤中的Ctrl+S組合鍵。
3.自動保存
“工具”→“選項”。
#p#副標題#e#
#p#副標題#e#
四、選中、刪除、移動和復制工作表
(一)選擇工作表
1.工作簿底部的工作表標簽。(一個)
2.右鍵菜單中單擊“選定全部工作表”命令，可將工作簿內的全部工作表選取。(全部)
3. Ctrl鍵，可選擇兩張或多張不相鄰的工作表。(不相鄰)
4. Shift鍵，單擊最后一張工作表的標簽，可選擇兩張或多張相鄰的工作表。(相鄰)
(二)刪除工作表
1.將要刪除的工作表標簽選取，執行菜單欄中的“編輯”→“刪除工作表”命令。(或標簽右鍵)
2.同時刪除多個工作表的操作與刪除單個工作表相同。
(三)移動和復制工作表
1.同一個工作簿中
方法一：鼠標。
移動---直接用鼠標拖拽即可實現。
復制---Ctrl。
方法二：快捷菜單(移動和復制)
復制工作表是指復制原工作表，在工作簿中添加副本，可通過點擊鼠標右鍵實現相關功能。
建立副本(鉤)。
2.非同一個工作簿中
快捷菜單(移動和復制)。
五、格式化工作表
(一)單元格格式
(1)“格式”工具欄
(2)“格式”菜單中的“單元格”命令
(3)快捷菜單中選擇“設置單元格格式”命令
(二)數字格式化
1.設置數值格式：(數字和日期)
2.條件格式：
(三)字符格式化
字體、字形、字號、字符顏色
(四)單元格對齊與標題居中
1.數據對齊
(1)水平方向對齊(左、中、右)
(2)垂直方向對齊(上、中、下)
2.標題居中---合并單元格
(五)網格線與邊框
1.加邊框---“格式”菜單
2.取消網格線---“工具”菜單選擇“選項”命令
(六)工作表的編輯
1.移動單元格、行或列
(1)選定行;
(2)“剪切”，則所選行周圍出現流動的虛線;
(3)目標位置;
(4)“插入”→“已剪切單元格”。
2.復制、粘貼行列
3.插入行或列
(1)選擇插入位置;
(2)“插入”→“單元格”命令。
(3)“活動單元格下移”、“活動單元格右移”、“整行”和“整列”。
4.刪除單元格、行或列
(1)選定單元格。
(2)“編輯”→“刪除”命令。
(3)“右側單元格左移”或“下方單元格上移”選項;“整行”或“整列”選項。
區別：刪除與清除(del)
5.改變列寬和行高
(1)鼠標：分界線(列右行下)
(2)菜單：“格式”→“列”→“列寬”
6.保護工作表
(1)全表與區域
保護工作表
“工具”→“保護”→“允許用戶編輯區域”
(2)區域的概念及表示方法
概念：區域是指工作表中的單元格組，它是一組單元格。
表示方法：用區域符(冒號)將區域的兩個對角的單元地址隔開，它表示的是兩個對角單元之間所有的單元格。
例：A1：C3 A3：C1 是同一區域
(3)選擇區域：
1)選定一個矩形區域。
鼠標拖動
2)選擇整行、整列或全表。
選擇整行(整列)：單擊行號(列號)
選擇整個工作表：單擊全選框或Ctrl+A
3)選擇不連續區域：Ctrl
(4)區域命名：
對于重復使用率比較高的單元區域或者比較復雜的區域，可以對其命名。以后使用時，不必重新選擇，只需引用它的名字即可。
【單選題】創建Excel工作表時， ___操作可以刪除工作表C列( )。
A.單擊列號C，選擇“文件”菜單下的“刪除”
B.單擊列號C，選擇“編輯”菜單下的“刪除”
C.單擊列號C，選擇工具條上的“剪切”按鈕。
D.單擊列號C，選擇“編輯”菜單下的“清除”下的“全部”
『正確答案』B
【單選題】如只想要清除選定單元格中的數據，但要保留格式，則正確的操作是( )。
A.單擊“編輯”下拉菜單中的“清除/格式”命令
B.單擊“編輯”下拉菜單中的“清除/全部”命令
C.單擊“編輯”下拉菜單中的“刪除”命令
D.單擊“編輯”下拉菜單中的“清除/內容”命令
『正確答案』D
#p#副標題#e#
#p#副標題#e#
(六)工作表的編輯
1.移動單元格、行或列
(1)選定行;
(2)“剪切”，則所選行周圍出現流動的虛線;
(3)目標位置;
(4)“插入”→“已剪切單元格”。
2.復制、粘貼行列
3.插入行或列
(1)選擇插入位置;
(2)“插入”→“單元格”命令。
(3)“活動單元格下移”、“活動單元格右移”、“整行”和“整列”。
4.刪除單元格、行或列
(1)選定單元格。
(2)“編輯”→“刪除”命令。
(3)“右側單元格左移”或“下方單元格上移”選項;“整行”或“整列”選項。
區別：刪除與清除(del)
5.改變列寬和行高
(1)鼠標：分界線(列右行下)
(2)菜單：“格式”→“列”→“列寬”
6.保護工作表
(1)全表與區域
保護工作表
“工具”→“保護”→“允許用戶編輯區域”
(2)區域的概念及表示方法
概念：區域是指工作表中的單元格組，它是一組單元格。
表示方法：用區域符(冒號)將區域的兩個對角的單元地址隔開，它表示的是兩個對角單元之間所有的單元格。
例：A1：C3 A3：C1 是同一區域
(3)選擇區域：
1)選定一個矩形區域。
鼠標拖動
2)選擇整行、整列或全表。
選擇整行(整列)：單擊行號(列號)
選擇整個工作表：單擊全選框或Ctrl+A
3)選擇不連續區域：Ctrl
(4)區域命名：
對于重復使用率比較高的單元區域或者比較復雜的區域，可以對其命名。以后使用時，不必重新選擇，只需引用它的名字即可。
【單選題】創建Excel工作表時， ___操作可以刪除工作表C列( )。
A.單擊列號C，選擇“文件”菜單下的“刪除”
B.單擊列號C，選擇“編輯”菜單下的“刪除”
C.單擊列號C，選擇工具條上的“剪切”按鈕。
D.單擊列號C，選擇“編輯”菜單下的“清除”下的“全部”
『正確答案』B
【單選題】如只想要清除選定單元格中的數據，但要保留格式，則正確的操作是( )。
A.單擊“編輯”下拉菜單中的“清除/格式”命令
B.單擊“編輯”下拉菜單中的“清除/全部”命令
C.單擊“編輯”下拉菜單中的“刪除”命令
D.單擊“編輯”下拉菜單中的“清除/內容”命令
『正確答案』D
(三)公式復制和粘貼
1.菜單、右鍵、快捷鍵
2.3組地址
第一：相對地址：相對地址的表示形式為列號在前，行號在后的一般地址，如D6。
復制：公式中的相對地址會發生變化，而移動不會;
A3=B2+c4
D5=E4+F6
第二：絕對地址：絕對地址的表示形式為在列號與行號的前面同時加上一個“$”符號，如$D$6。
復制、移動：皆不變。
第三：混合地址：混合地址的表示形式為列號或行號的前面有一個“$”符號，如$D6、D$6等。
3.三維地址
三維地址的表示方法為：工作表名!單元格地址。
如當前工作表為“sheet1”，此時使用“sheet2”表中的F5單元時，就要用到地址“sheet2!F5”。
七、Excel 2003的排序、篩選和匯總
(一)數據的排序
排序的字段名通常稱為關鍵字。
Excel允許同時對至多三個關鍵字進行排序。
“數據”菜單中的“排序”命令
(二)數據的篩選
1.自動篩選
“數據”菜單中的“篩選”命令
2.自定義篩選
方式： “等于”、“不等于”、“大于”、“小于”、“小于等于”;
(三)數據的分類匯總
分類匯總就是對數據表中某一字段，按某種分類方式進行匯總并顯示出來，匯總方式主要有計數、求和、平均位、最大值、最小值等。
1.前提：對于Excel中的內容按照一定的條件進行排序;
2.“數據”菜單中的“分類匯總”
3.“分類字段”、“匯總方式”、“指定匯總項”
(四)圖形
工具欄：圖表向導
