第二節 賬務處理模塊基本操作
用友通10.2=T3(數據支持軟件：MSDE2000)
一、系統初始化
(一) 系統管理——系統管理員
1.設置操作員及權限
2.建立賬套
3.設置會計期間
4.設置記賬本位幣
(二)用友通——賬套主管
5.設置會計科目
6.錄入科目初始數據
7.設置輔助核算項目
8.設置外幣幣種及匯率
9.設置憑證類別
二、系統管理模塊
系統管理模塊的主要功能是對軟件的各個子系統進行統一的管理和數據維護。
(一)賬套管理
系統最多可以建立999套賬。賬套管理包括賬套的建立、修改、引入和輸出等。
修改：只有賬套主管有此權限。
(二)年度賬管理---賬套主管
在軟件中，用戶不僅可以建立多個賬套而且每個賬套中還可以存放不同年度的會計數據。
年度賬管理包括年度賬的建立、清空、引入、輸出和結轉上年數據等。
(三)操作員及其權限管理---兩領導都有(但小領導的權限受制于大領導)
設置操作員
操作員權限分配
三、系統管理模塊初始化
系統允許以兩種身份注冊進入系統管理：
一是以系統管理員(Admin)的身份，
二是以賬套主管的身份。
系統管理員負責整個系統的總體控制和維護工作，可以管該系統中所有的賬套。
以系統管理員身份注冊進入后，可以進行賬套的建立、引入和輸出，設置操作員和賬套主管，設置和修改操作員的密碼及其權限等。
賬套主管負責所選賬套的維護工作。主要包括對所選賬套進行修改、對年度賬進行管理(包括創建、清空、引入、輸出以各子系統的年末結轉、年度賬賬套的數據備份)，以及該賬套操員權限的設置等。
操作流程：啟動和注冊系統管理→設置操作員→建立賬套→設置操作員權限
(一)啟動系統管理。
系統管理模塊啟動。
(二)注冊系統管理
1.系統→注冊---系統管理員(Admin)的身份
2.權限→操作員
操作員管理功能由系統管理員和賬套主管調用，一般操作人員無權使用該項功能。
操作員管理包括兩個方面，一是操作人員增加與刪除，二是操作人員分工和權限控制。
【例5-2】增加操作員
編號:101;姓名:趙玨 口令：888
編號:102;姓名:劉丁 口令：888
提示：
①操作員編號在系統中必須惟一，即使是不同的賬套，操作員編號也不能重復。
②所設置的操作人員的姓名，必須輸入。
③所設置的操作員一旦被引用，便不能被修改和刪除(如該操作人員進入系統并制填了憑證)。
④操作員進行系統登錄時使用的口令，系統管理員可以給每一個操作員設置一個初始口令，操作員使用系統時能夠自己修改操作口令。
#p#副標題#e#
#p#副標題#e#
(三)建立賬套
1.設置賬套信息。
【例5-3】
賬套號：888 賬套號為3位，賬套號惟一，且必須輸入。
賬套名稱：北京正保科技有限責任公司
賬套路徑：(默認)
啟用會計期：2011年1月 啟用會計期應在第一次初始設置時確定，一般情況下，軟件默認為計算機系統的時間，調整正確設定后將不能更改。
會計期間：會計期間是指確定會計月份的起始日期和結賬日期。
【單選題】賬務系統中賬套號設置的最重要的要求是( )。
A.只能用兩位數字
B.賬套號不能重復
C.只能用兩位字符
D.可以任意設置
『正確答案』B
2.設置單位信息。
【例5-4】
單位名稱：北京正保科技有限責任公司
單位簡稱：正保科技
單位地址：北京市海淀區知春路1號
稅號：110108781735977
3.確定核算類型。
【例5-5】
本位幣代碼：RMB。
本位幣名稱：人民幣。
賬套主管：用來輸入新建賬套的主管姓名，用戶必須選擇輸入。
企業類型：工業。
行業性質：新企業會計準則。
是否按行業預置科目：選中該項。
4.確定分類信息。
若選擇各項分類核算，則必先設置各項分類方案，然后才能設置相應的基礎檔案。
【例5-6】
客戶是否分類：是
供應商是否分類：否
存貨是否分類：是
有無外幣核算：否
5.確定編碼方案---會計科目、企業內的部門。
例：應收賬款 1122
-北京 01 -張三 01
-李四 02
-河北 02
張三 11220101
編碼方案是指設置編碼的級次方案，這里采用群碼方案，這是一種 分段組合編碼，每一段有固定的位數。
編碼規則是指 分類編碼共分幾段，每段有幾位。一級至最底層的段數稱為級次。每級(或每段)的編碼位數稱為級長。編碼總級長為每級編碼級長之和。
【例5-7】
科目編碼級次：4-2-2-2(練習修改)
在編碼規則是2時，二級科目：最多設99個明細。
其他科目編碼級次采用默認值。
6.設置數據精度。
數據精度指定義數據的小數位數。
所有小數位數均設置為2位。
7.系統啟用。
在建立賬套時，可選擇啟用子系統;
也可在賬套建立完成以后，以 賬套主管的身份進入系統管理，再根據需要啟用相應的子系統。
【例5-9】啟用總賬子系統。
演示：賬套主管身份登錄，演示他可以進行的操作。
(四) 設置操作員權限
權限→權限
界面左側顯示的是在計算機中已安裝的各個子系統，當選中某個子系統時，系統自動將該子系統的所有明細權限在界面右側部分顯示出來。
可以在左側界面中 雙擊某一明細權限，表示賦予操作人員該項明細權限; 再次雙擊該項明細權限，即可取消已賦予的權限。
“劉丁”具有“ 賬套主管”權限。
提示：一個賬套可以設定多個賬套主管。賬套主管自動擁有該賬套的所有權限。
#p#副標題#e#
#p#副標題#e#
四、賬務處理系統模塊初始化
初始化通過基礎設置模塊完成，一般包括：設置基礎檔案、設置會計科目、設置憑證類別等操作。
用戶名“101”;
密碼“888”;
賬套“【888】北京正保科技有限責任公司”;
會計年度“2011”;日期“2011-1-1”。
(一)設置基礎檔案
1.設置部門檔案。
“基礎設置→機構設置→部門檔案
2.設置職員檔案
基礎設置→機構設置→職員檔案。
3.設置客戶檔案。
基礎設置→往來單位→客戶檔案。
先要進行客戶分類。
4.設置供應商檔案。
基礎設置→往來單位→供應商檔案。
5.設置外幣及匯率。
6.設置結算方式。
【例5-15】基礎設置→收付結算→結算方式
編碼：1; 名稱：現金; 票據管理：否。
編碼：2; 名稱：轉賬支票; 票據管理：是。
票據管理標志是軟件為輔助出納對銀行結算票據的管理而設置的功能，類似于手工系統中的支票登記簿管理方式。
(二)會計科目設置
1.會計科目編碼
電算化賬務處理系統中需要使用數字對會計科目進行編碼。
2.會計科目編碼的一般原則
財政部規定設置一級科目代碼，明細按編碼原則設置。
科目一經使用，只能增同級，不能增下級科目。
例如：應收賬款-北京 1000 112201
-河北 2000
3.新增會計科目
科目級長
科目個數
級次一般由系統根據科目編碼自動定義，無須手工設置。
“增加”圖標：
(1)科目編碼--全編碼。
原則：
第一，逐級向下增設會計科目，即先設置上級會計科目，再設置下級會計科目。
第二，輸入的會計科目編碼必須惟一。
第三，科目編碼一般由數字構成，特殊情況下也可以使用英文字母(大小寫均可)，但不允許使用空格、引號等。
1寫成01.
例如：
工行存款
電視
應交稅費--應交增值稅(銷項稅額)
辦公費
(2)科目名稱--各級名稱。
中文科目名稱：一般輸入漢字，也可以輸入減(-)、正斜杠()，但不能輸入其他字符。
(3)科目類型。
輸入一級科目時必須選擇輸入。
一般在輸入一級科目時要求操作者選擇，如果輸入科目代碼的第一位與實際選擇的類型不匹配，系統會提示操作者更正。
輸入二級或二級以下科目時，不能選擇科目類型，系統自動設置為與一級科目相一致的類型。
(4)助記碼。--可輸入也可不輸入。
(5)賬頁格式。
系統提供金額式、外幣金額式、數量金額式、外幣數量式四種賬頁格式。
(6)輔助核算。
包括部門核算、個人往來核算、客戶往來核算、供應商往來核算、項目核算五種。
某一科目可同時設置兩種輔助核算，如管理費用既想核算各部門的使用情況也想了解在項目上的使用情況，那么可以同時設置部門核算和項目核算。但個人往來、客戶與供應商往來不能一同設置。
輔助核算一般設置在末級科目上(末級科目是沒有下級科目的科目，只有末級科目才能用于憑證填制，才能進行相應的輔助核算)，但為了查詢或輸出方便，有些科目也可以在末級和上級同時設置輔助核算，但當上級科目設置輔助核算時，其末級科目必須設置相應的輔助核算。
【單選題】在賬務系統中進行科目設置時，設置的輔助核算類別一般應設在( )。
A.一級科目
B.每一級科目
C.最末一級科目
D.任何一級科目
『正確答案』C
#p#副標題#e#
#p#副標題#e#
(7)科目性質(余額方向)。
一級科目必須選擇輸入。
一般情況下，資產類科目、成本類科目的科目性質為借方，
負債類科目、所有者權益類科目的科目性質為貸方，損益類科目是費用性質的為借方，損益類科目是收入性質的為貸方。
只能在一級科目設置科目性質，下級科目的科目性質與其一級科目的相同。
已有初始余額或已用于填制憑證的科目不能再修改科目性質。
(8)外幣核算。
(9)數量核算。
(10)日記賬、銀行賬。
庫存現金科目要求設為日記賬，
銀行存款科目要求設為銀行賬和日記賬。
設置為現金和銀行存款的科目還需要在 “編輯”菜單中調用“指定科目”功能，設定“現金總賬科目”和“銀行存款總賬科目”，被指定為現金和銀行存款的科目能夠輸出現金日記賬、銀行存款日記賬以及資金日報。
(11)封存。
被封存的科目在制單時不可以使用。此選項只能在科目修改時進行設置。
【例題】增加會計科目。
科目編碼：100201;
科目名稱：工行存款;
輔助核算：日記賬，銀行賬。
設置會計科目輔助核算：
科目編碼：1122;
科目名稱：應收賬款;
輔助核算：客戶。
辦公費：部門核算
4.修改與刪除會計科目
通過點擊“修改”圖標可以修改光標指向的會計科目。
點擊“刪除”圖標刪除光標指向的當前會計科目，但有下級科目或已輸入初始余額或已用來填制憑證的科目不能刪除;
5.指定會計科目。
指定會計科目是指定出納專管的科目。指定科目后，才能執行出納簽字，從而實現現金、銀行賬管理的保密性，也才能查看現金或銀行存款日記賬。
在指定“現金科目”、“銀行科目”之前，應在建立“現金”、“銀行存款”會計科目時選中“日記賬”復選框。
提示：
·增加的會計科目編碼長度及每段位數要符合編碼規則。
·科目一經使用，就不能再增設下級科目，只能增加同級科目。
·由于建立會計科目的內容較多，很多輔助核算內容對后面憑證輸入操作產生影響，因此，在建立會計科目時，要小心并反復檢查。
#p#副標題#e#
#p#副標題#e#
(三)設置憑證類別
系統提供五種常用分類方式供用戶選擇：
1.記賬憑證;
2.收款憑證、付款憑證、轉賬憑證;
3.現金憑證、銀行憑證、轉賬憑證;
4.現金收款憑證、現金付款憑證、銀行收款憑證、銀行付款憑證、轉賬憑證;
5.自定義憑證類別。
本系統提供五類限制類型：
1.借方必有。制單時，此類憑證的借方限制科目至少有一個發生額。
2.貸方必有。制單時，此類憑證的貸方限制科目至少有一個發生額。
3.憑證必有。制單時，此類憑證無論借方限制科目還是貸方限制科目，至少一方有發生額。
4.憑證必無。制單時，此類憑證無論借方限制科目還是貸方限制科目均無發生額。
5.無限制。制單時，此類憑證可使用所有合法的科目。
限制科目由用戶輸入，可以是任意級次的科目，科目之間用逗號分隔，數量不限，也可以參照輸入，但不能重復錄入。
提示：
在錄入憑證之前，應進行憑證類別的設置;
已使用的憑證類別不能刪除，也不能修改類別字;
如果限制科目為非末級科目，則在制單時，其所有下級科目都將受到同樣的限制。
(四)錄入期初余額
1.總賬期初余額錄入。對于沒有設置輔助核算的科目，可以直接錄入期初余額。
年初建賬，則輸入的期初余額就是年初余額。
年中建賬，則應輸入建賬月份的期初余額和年初到此時的借貸方累計發生額，系統會自動倒算出年初余額。
期初余額余額和累計發生額的錄入要從最末級科目開始，上級科目的余額和累計發生數據由系統自動計算。紅字余額應輸入負號。
【例題】總賬期初余額錄入
“庫存現金”科目的期初借方余額為5 000元;
“銀行存款——工行存款”科目的期初借方余額為90 000元;
“實收資本”科目的期初貸方余額為100 000元。
2.輔助核算科目期初余額錄入。
在錄入期初余額時，對于設置為輔助核算的科目，系統會自動地為其開設輔助賬頁。
在輸入期初余額時，這類科目總賬的期初余額是由輔助賬的期初明細匯總而來的，也就是說不能直接輸入總賬期初數。
【例題】輔助核算科目期初余額錄入
會計科目：應收賬款 余額：借5 000元
客戶：鼎盛公司 摘要：欠款
提示：
當不想輸入某項內容而系統又提示必須輸入時，可按ESC鍵取消輸入。
3.試算平衡。
期初余額錄入完畢后，應該試算平衡。
期初余額試算不平衡，不能記賬，但可以填制憑證;
如果已經記過賬，則不能再錄入、修改期初余額，也不能執行“結轉上年余額”功能。
#p#副標題#e#
#p#副標題#e#
五、賬務處理模塊日常賬務處理操作要求
補充：選項設置
1.系統編號與手工編號
2.出納簽字
(1)選項--必須出納簽字
(2)日記賬與指定現金銀行總賬科目
3.現金流量
(1)指定現金流量科目
(2)基礎設置--項目目錄
(一)記賬憑證錄入、修改、刪除、查詢
1.憑證錄入
(1) 增加會計憑證--未增加前是空白憑證
【例5-21】1月2日，行政部購買了500元的辦公用品，以現金支付(附單據一張)。
借：管理費用 500
貸：庫存現金 500
1月3日，財務部購買了1 000元的辦公用品，以轉賬支票支付(票號：1234)。
借：管理費用 1 000
貸：銀行存款 1 000
1月4日，市場一部銷售給鼎盛公司產品，貨款10 000元，銷項稅額1 700元，款未收。
借：應收賬款 11 700
貸：主營業務收入 10 000
應交稅費——應交增值稅(銷項稅額) 1 700
(2)憑證類別及憑證編號
在憑證類別選擇列表框內選擇憑證類別，列表框內顯示的憑證類別在系統初始化功能中設置。
如果用戶選用自動編號方式，憑證類別選擇后，系統自動生成該張憑證編號。
關于憑證編號，有幾點補充說明：
第一，在手工編號方式下，操作者可以輸入憑證的編號，但當記賬時，系統會檢測憑證編號的正確性，不允許出現漏號、重號、跳號。一般情況下，憑證編號由系統分類按月自動編制，每類憑證每月從0001號開始，即每類憑證每月的編號范圍是0001—9999。
第二，對于網絡用戶，如果是幾個人同時制單時，在憑證的右上角，系統會提示一個參考憑證號，真正的憑證編號只有在憑證已填制并經保存完畢后才給出。
第三，系統自動管理憑證頁號。如：收0001號0002/0003表示為收款憑證第0001號共有三張分單，當前是第二張分單。
(3)制單日期
系統自動獲取計算機系統日期為記賬憑證填制日期，如果日期不正確，可進行修改或按參照輸入。
制單序時控制：不允許輸入的日期比本月同類型的上一張憑證日期小，除非操作人員進入憑證設置功能，取消制單序時控制。
(4)附單據數
有的情況下，記賬憑證沒有原始單據，如轉賬憑證，則可以不輸入。
(5)憑證摘要--可以重復，但不能沒有
多摘要方式，上一分錄的摘要系統會自動復制到本筆分錄的摘要欄內，操作者可以修改。
(6)會計科目
科目必須輸入末級科目。
科目可以輸入科目編碼、中文科目名稱、英文科目名稱或助記碼。
輸入科目時也可在科目區中用鼠標單擊參照錄入。
采用科目編碼或助記碼形式輸入后，系統會自動轉換成科目名稱，并給出上級科目，便于操作者檢查。
(7)金額
即該筆分錄的借方或貸方本幣發生額，金額不能為零，但可以是紅字，紅字金額以負數形式輸入。如果方向不符，可按空格鍵調整金額方向。
#p#副標題#e#
#p#副標題#e#
(8)制單人員
制單人員的名字不需要操作人員輸入。
“保存”圖標
“放棄”圖標
“增加”圖標
提示：
·采用序時控制時，憑證日期應大于等于啟用日期，但不應超過業務日期。
·憑證一旦保存，其憑證類別、憑證編號不能修改。
·正文中不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能為空。每行摘要將隨相應的會計科目在明細賬、日記賬中出現。
·科目編碼必須是末級的科目編碼。既可以手工直接輸入，也可選擇輸入。
·金額不能為“零”，紅字以“-”號表示。
·可按“=”鍵取當前憑證借貸方金額的差額到當前光標位置。
·不能確定的輔助核算信息可不輸入。
2.憑證修改
直接單擊需要修改的項目重新輸入即可。
如果操作員修改了他人填制的憑證，則制單員變成修改憑證的操作員。
已審核的憑證不能直接修改，需要先取消該張憑證的審核。
已記賬的憑證不能修改，只能查詢。
3.刪除憑證--兩步：一作廢二整理。
(1)作廢/恢復憑證。
“制單→作廢/恢復”命令，憑證上顯示“作廢”字樣，表示已將該憑證作廢，作廢憑證仍保留憑證內容及憑證編號。
“制單→作廢/恢復”命令，取消作廢標志，并將當前憑證恢復為有效憑證。
(2)憑證整理。
憑證整理就是刪除所有作廢憑證，并對未記賬憑證重新編號。
若本月已有憑證記賬，只能對未記賬憑證進行憑證整理。
4.查詢憑證
“總賬→憑證→查詢憑證”命令--只能看不能改
【多選題】關于總賬系統中增加和刪除會計科目，下列描述中，正確的有( )。
A.科目已在輸入憑證時使用，只能增加同級科目，而不能再增設下級科目
B.先刪除或修改下一級科目，然后再刪除或修改本級科目
C.科目已經使用，還允許修改或刪除該科目
D.有發生額的科目不能刪除，但可修改科目
『正確答案』ABD
#p#副標題#e#
#p#副標題#e#
(二)審核憑證
憑證審核需先重新注冊更換操作員，由具有審核權限的操作員來進行。憑證既可逐張審核，也可成批審核。
憑證一覽表，雙擊某張憑證
單擊“審核”圖標將在審核處自動簽上審核人名字
憑證審核過程注意幾點：
第一，若審核人員發現該憑證有錯誤，可按“標錯”圖標，對憑證進行標錯，以便制單人對其修改。已標錯的憑證不能審核，若想審核，需先按“取消”圖標取消標錯后才能審核。
第二，若想對已審核的憑證取消審核，可用鼠標單擊“取消”圖標取消審核，取消審核簽字只能由審核人自己進行。
第三，審核人和制單人不能是同一個人。即使某一操作員具有審核權與制單權，但對某一張憑證而言，不能既是制單人，又是審核人。
第四，憑證一經審核，就不能被修改、刪除，只有取消審核簽字后才可以進行修改或刪除。
【單選題】在賬務系統中，只要有憑證審核權，就可以審核( )。
A.自己輸入的憑證
B.任何人輸入的憑證
C.自己以外其他人輸入的憑證
D.以上全部
『正確答案』C
【單選題】經過審核但還沒有記賬的記賬憑證發現有錯誤應該( )。
A.直接進行修改
B.取消審核后修改
C.不能修改
D.用紅字沖銷法修改
『正確答案』B
【判斷題】賬務處理系統中，憑證審核人員不能修改其他人錄入的憑證。
『正確答案』對
#p#副標題#e#
#p#副標題#e#
(三)記賬
記賬憑證經審核簽字后，即可用來登記總賬、明細賬和輔助賬等。
記賬過程是在計算機程序的控制下自動完成的。
需要注意的幾個問題：
第一，記賬過程一旦斷電或因其他原因造成中斷后，系統將自動調用“恢復記賬前狀態”恢復數據，然后用戶再重新記賬。
第二，如果用戶發現某一步設置錯誤，可通過單擊“上一步”返回后進行修改。如果在設置過程中不想再繼續記賬，可通過單擊“取消”，取消本次記賬工作。
第三，在記賬過程中，不得中斷退出。
第四，在第一次記賬時，若期初余額試算不平衡，系統將不允許記賬。
【判斷題】賬務處理系統中，記賬功能每月只能使用一次。
『正確答案』錯
【判斷題】賬務處理系統中，記賬后的憑證不一定是審核過的憑證。
『正確答案』錯
(四)賬簿查詢
現金日記賬、銀行存款日記賬不能在主菜單的“賬簿”功能下查詢，只能在“現金”功能輸出。“現金-現金管理-現金日記賬、銀行存款日記賬”
1.總賬查詢
“總賬→賬簿查詢”--“總賬”
(1)科目范圍。可輸入起止科目范圍，為空時，系統默認為是所有科目。
(2)科目級次。如將科目級次輸入為1-1，則只查一級科目，如將科目級次輸入為1-3，則查一至三級科目。如果需要查所有末級科目，則用鼠標選擇“末級科目”即可。
若想查詢包含未記賬憑證的總賬，用鼠標選擇“包含未記賬憑證”即可。
不僅可以查詢各總賬科目的年初余額、各月發生額合計和月末余額，而且還可以查詢所有二級以下明細科目的年初余額、各月發生額合計和月末余額。
2.科目發生額及余額
“總賬→賬簿查詢” →“余額表”
3.明細賬查詢
明細賬查詢用于平時查詢各賬戶的明細發生情況，及按任意條件組合查詢明細賬。在查詢過程中可以包含未記賬憑證。
用鼠標選擇系統主菜單“總賬→賬簿查詢”下的“明細賬”，屏幕顯示查詢條件，輸入條件后可顯示相應的明細賬。
4.日記賬的查詢
日記賬的查詢及打印主要用于現金和銀行存款日記賬的查詢和打印，但日記賬的查詢需通過“現金”模塊查詢。
【判斷題】賬務處理系統中的各種賬簿的數據，不能直接修改，但可查詢和打印。( )
『正確答案』√
#p#副標題#e#
#p#副標題#e#
(五)期末業務處理
補充：自動轉賬憑證設置及轉賬憑證生成
運用于每月重復必須結轉的憑證。例如：期間損益結轉類似結轉憑證。
1.對賬
“總賬→期末”下的“對賬”功能
2.月末結賬
“總賬→期末”下的“結賬”功能。
結賬過程：
(1)顯示所要進行結賬的月份。
(2)核對賬簿。如果賬賬相符，可進行下一步結賬工作，如果不相符，系統中止結賬工作。
(3)顯示月度工作報告。
(4)執行結賬。
提示：
(1)上月未結賬，則本月不能結賬。
(2)上月未結賬，則本月不能記賬，但可以填制、審核憑證。
(3)本月還有未記賬憑證時，則本月不能結賬。
(4)已結賬月份不能再填制憑證。
(5)結賬只能由有結賬權限的人進行。
(6)賬賬核對不符，不能結賬。
【單選題】關于總賬系統結賬的描述，下列各項中，錯誤的是( )
A.結賬前，本月憑證必須登記入賬
B.結賬后，不能再輸入該月憑證
C.結賬必須按月連續進行
D.每月可以結多次賬
『正確答案』D
【判斷題】賬務處理系統中，結賬功能每月只能使用一次。( )
『正確答案』√
【單選題】下列( )情況出現時，會計軟件當期不能結賬。
A.銀行對賬出現不一致
B.機內總分類賬與機內明細賬不一致
C.有未記賬的憑證
D.會計存在未經審核的憑證
『正確答案』BCD
#p#副標題#e#
#p#副標題#e#
六、編制會計報表
(一)報表處理系統概述
報表模板生成報表演示：格式狀態與數據狀態
1.會計報表的數據處理流程
包括報表格式設計、報表數據處理、報表輸出三大步驟。
2.報表的相關概念
(1)格式狀態和數據狀態。
①格式狀態
單元公式：計算公式(必須設置)、審核公式及舍位平衡公式。
在格式狀態下所看到的只是報表的格式，而報表的數據全部隱藏。
在格式狀態下所做的操作對本報表所有的表頁都發生作用。
在格式狀態下不能進行數據的錄入、計算等操作。
②數據狀態
如輸入數據、增加或刪除表頁、審核、舍位平衡、制作圖形、匯總、合并報表等。
在數據狀態下不能修改報表的格式，用戶看到的是報表的全部內容，包括格式和數據。
報表工作區的左下角有一個“格式/數據”按鈕。單擊這個按鈕可以在“格式狀態”和“數據狀態”之間切換。
(2)單元
單元是組成報表的最小單位。
單元名稱由所在行、列標識。例如，C8表示第3列第8行交匯的那個單元。
單元類型有數值單元、字符單元、表樣單元3種。
①表樣單元：表樣單元是報表的格式，是定義一個沒有數據的空表所需的所有文字、符號或數字。一旦單元被定義為表樣，那么其輸入的內容對所有表頁都有效。表樣單元只能在格式狀態下輸入和修改。
②數值單元：用于存放報表的數據，在數據狀態下輸入。
數值單元的內容可以直接輸入或由單元中存放的單元公式運算生成。
建立一個新表時，所有單元的缺省類型為數值型。
③字符單元：字符單元也是報表的數據，也應在數據狀態下輸入。
(3)組合單元
組合單元的名稱可以以區域的名稱或區域中的任何一個單元的名稱來表示。
這些單元必須單元類型完全相同(即表樣、數值、字符等)。
(4)區域
區域由一張表頁上的相鄰單元組成，自起點單元至終點單元是一個完整的長方形矩陣。在報表系統中，區域是二維的，最大的區域是整個表頁，最小的區域是一個單元。
例如，A6到C10的長方形區域表示為A6：C10，起點單元與終點單元用“：”連接。
(5)表頁
一個UF0報表最多可容納99999張表頁，一個報表中的所有表頁具有相同的格式，但其中的數據不同。
表頁在報表中的序號在表頁下方以標簽的形式出現，稱為“頁標”。頁標用“第1頁”~“第99999頁”表示，如果當前表為第2頁，則可以表示為@2。
(6)關鍵字
關鍵字是一種特殊的單元，可以惟一標識一個表頁，用于在大量表頁中快速選擇表頁。
六種關鍵字，它們是“單位名稱”、“單位編號”、“年”、“季”、“月”、“日”。
關鍵字的顯示位置在格式狀態下設置，關鍵字的值則在數據狀態下錄入，每個報表可以定義多個關鍵字。
#p#副標題#e#
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(7)函數
企業常用的財務報表數據一般來源于總賬系統或報表系統本身，取自于報表的數據又可以分為從本表取數和從其他報表的表頁取數。報表系統中，取數是通過函數實現的。
①總賬取數的公式可以稱之為賬務函數
總賬函數 金額式 數量式 外幣式
期初額函數： QC() SQC() WQC()
期末額函數： QM() SQM() WQM()
發生額函數： FS() SFS() WFS()
累計發生額函數： LFS() SLFS() WLFS()
條件發生額函數： TFS() STFS() WTFS()
對方科目發生額函數：DFS() SDFS() WDFS()
凈額函數： JE() SJE() WJE()
匯率函數： HL()
②自本表頁取數的函數
數據合計：PTOTAL()
平均值：PAVG()
最大值：PMAX()
最小值：PMIN()
③自本表其他表頁取數的函數
可以使用SELECT()函數從本表其他表頁取數。
例：如果C1單元取自上個月的C2單元的數據：C1=SELECT(C2，月@=月+1)。
④自其他報表取數的函數
(二)報表創建
當啟動報表系統后，就要應用創建新報表文件的功能，建立一個報表文件。此時，一張空的電子表展現在用戶面前，用戶可以在報表文件中設計報表格式。
創建空表時：
1.文件類型： *.rep
2.單元類型：數值單元
3.默認狀態：格式
(三)定義報表格式
1.設置報表尺寸
設置報表尺寸是指設置報表的行數和列數。
執行“格式→表尺寸”命令
2.定義行高和列寬
執行“格式→行高”命令 mm(毫米)
3.畫表格線
新建立的報表是沒有任何表格線的。
選擇區域
執行“格式→區域畫線”命令
4.定義組合單元
執行“格式→組合單元”命令=取消
5.輸入項目內容(表內項目)
編制單位、日期可不輸入，設為關鍵字;
輸入內容：將數值型單元改為表樣單元。
6.設置單元屬性和單元風格
新建的報表，所有單元的單元類型均默認為數值型;
但在單元格內輸入項目內容后，其單元類型自動轉變為表樣屬性。
定義為字符和數值屬性的單元，可在數據處理狀態下輸入數據，輸入的數據只對本表頁有效。
定義為表樣屬性的單元，在格式狀態下輸入內容后將對所有的表頁有效。
#p#副標題#e#
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7.定義關鍵字
定義關鍵字主要包括設置關鍵字和調整關鍵字在單元中的位置。
關鍵字主要有六種：單位名稱、單位編號、年、季、月、日，另外還包括一個自定義關鍵字，可以根據實際需要任意設置相應的關鍵字。
(1)設置關鍵字
執行“數據→關鍵字→設置”命令(注：格式狀態，數據菜單)
(2)調整關鍵字位置
調整關鍵字的位置必須輸入關鍵字的相對偏移量。偏移量負數值表示向左移，正數值表示向右移。
執行“數據→關鍵字→偏移”命令(注：格式狀態，數據菜單)
提示：
關鍵字在格式狀態下設置，關鍵字的值則在數據狀態下錄入。
可設置多個關鍵字;
一個關鍵字在該表中只能定義一次，即同一表中不能有重復的關鍵字。
重新定義等于取消原定義。
(四)定義計算公式(注：格式狀態，數據菜單)
1.直接輸入公式
F5單元格輸入=B5+D5 (=的作用是調出定義公式框，實際只輸入公式即可)
單元公式在輸入時，凡是涉及到數學符號、標點符號的均需輸入英文半角字符。
2.交互式輸入公式
交互式輸入公式是通過函數向導實現的：
執行“數據→編輯公式→單元公式”命令
【單選題】會計報表系統中，某月某表公式編制計算正確，那么( )一定正確。
A.公式語法格式
B.當月數據
C.報表中的數據
D.審核公式
『正確答案』A
【判斷題】計算機制作財務報表，公式取數只能來自于賬簿。( )
『正確答案』×
#p#副標題#e#
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(五)報表的生成
1.設置報表與賬簿之間的對應關系
設置報表與賬簿之間的關系簡稱為賬套初始。賬套初始是在編制報表之前指定報表數據來源的賬套和會計年度。
執行“數據→賬套初始”命令
2.輸入關鍵字
執行“數據→關鍵字→錄入”命令
3.重新計算報表
執行“數據→表頁重算”命令
在編制報表時可以選擇整表重算或表頁重算。整表重算是將該表的所有表頁全部重新進行計算，而表頁重算僅是將該表頁的數據重新進行計算。
4.審核報表
執行“數據→編輯公式(審核公式)”命令
執行“數據→審核”命令(均在格式狀態下設置，數據狀態下使用)
5.保存報表文件
注意：*.rep 為用友軟件報表專用擴展名
(六)報表輸出
1.報表輸出的內容
輸出能被其他系統接收的數據，是指將報表數據以一定的形式，如以DBF數據庫的形式，或以TXT文本文件的形式輸出，供其他系統進行進一步的加工處理，提高自身的數據兼容性與通用性。
2.報表輸出的方式
(1)屏幕顯示
(2)打印機輸出
(3)磁盤輸出
(4)網絡傳輸
