第二節(jié) 原始憑證
一、原始憑證的概念和種類
前面講過(guò)，會(huì)計(jì)憑證按其填制程序和用途的不同可以分為：原始憑證和記賬憑證兩類。
(一)原始憑證的概念
原始憑證又稱單據(jù)，是在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時(shí)取得或填制的，用以記錄或證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生或完成情況的文字憑據(jù)。原始憑證是記錄會(huì)計(jì)核算的原始資料。
注意：凡不能證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成情況的各種單證，不能作為原始憑證并據(jù)以記賬，如購(gòu)銷合同、購(gòu)銷申請(qǐng)單等。原始憑證與記賬憑證相比具有很強(qiáng)的法律效力。
(二)原始憑證的種類
1、按原始憑證取得的來(lái)源不同分類
原始憑證按其取得來(lái)源不同，可以分為：自制原始憑證和外來(lái)原始憑證兩種。
(1)自制原始憑證
自制原始憑證指由本單位內(nèi)部經(jīng)辦業(yè)務(wù)的部門和人員，在執(zhí)行或完成某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時(shí)自行填制的、僅供本單位內(nèi)部使用的原始憑證，如收料單、領(lǐng)料單、差旅費(fèi)報(bào)銷單、成本計(jì)算單、限額領(lǐng)料單、產(chǎn)品入庫(kù)單、產(chǎn)品出庫(kù)單、借款單、工資發(fā)放明細(xì)表、折舊計(jì)算表等。
(2)外來(lái)原始憑證
外來(lái)原始憑證指在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時(shí)，從其他單位或個(gè)人直接取得的原始憑證。例如，購(gòu)買材料時(shí)供貨單位開(kāi)具的發(fā)票、對(duì)外支付款項(xiàng)時(shí)所取得的收據(jù)、銀行轉(zhuǎn)來(lái)的各種結(jié)算憑證、職工出差取得的飛機(jī)票、火車票、輪船票，都是外來(lái)原始憑證。
2、按原始憑證的格式不同分類
原始憑證按其格式不同，可以分為：通用原始憑證和專用原始憑證兩種。
(1)通用原始憑證
通用原始憑證是指由有關(guān)部門統(tǒng)一印制、在一定范圍內(nèi)使用的具有統(tǒng)一格式和使用方法的原始憑證。通用原始憑證的使用范圍，因制作部門不同而異。可以是某一地區(qū)、某一行業(yè)，也可以是全國(guó)通用。如某省(市)印制的發(fā)貨票、收據(jù)等，在該省(市)通用;由人民銀行制作的銀行結(jié)算憑證，在全國(guó)通用等。
(2)專用原始憑證
專用原始憑證是指由單位自行印制、僅在本單位內(nèi)部使用的原始憑證。如領(lǐng)料單、差旅費(fèi)報(bào)銷單、折舊計(jì)算表、工資費(fèi)用分配表等。
二、原始憑證的基本內(nèi)容
原始憑證所包括的基本內(nèi)容通常稱為憑證要素，其基本內(nèi)容主要包括：
(1)原始憑證的名稱;
(2)填制原始憑證的日期和憑證的編號(hào);
(3)填制和接受原始憑證單位名稱;
(4)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的基本內(nèi)容(含品種、數(shù)量、計(jì)量單位、單價(jià)及金額等);
(5)填制原始憑證的單位簽章;
(6)有關(guān)人員簽章;
(7)憑證附件。
注意：沒(méi)有借貸方向、會(huì)計(jì)科目的內(nèi)容。
原始憑證的一般格式如表4-1至4-9所示。
三、原始憑證的填制要求
(一)填制原始憑證的基本要求
概括起來(lái)，填制原始憑證有以下七項(xiàng)基本要求：
1.記錄要真實(shí)
記錄真實(shí)，就是要實(shí)事求是地填寫經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，原始憑證填制日期、業(yè)務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、金額等必須與實(shí)際情況相一致，不得歪曲經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)真相、弄虛作假。對(duì)于實(shí)物數(shù)量、質(zhì)量和金額的計(jì)算，要準(zhǔn)確無(wú)誤，不得匡算或估計(jì)，確保憑證所記錄的內(nèi)容真實(shí)可靠。
2.內(nèi)容要完整
原始憑證上各項(xiàng)內(nèi)容要逐項(xiàng)填制齊全，不得遺漏和簡(jiǎn)略。需要注意的是，年、月、日要按照原始憑證的實(shí)際日期填寫;名稱要齊全，不能簡(jiǎn)化;品名或用途要填寫明確，不能含糊不清;有關(guān)人員的簽章必須齊全。
另外，對(duì)于需要填寫一式數(shù)聯(lián)的原始憑證，必須用復(fù)寫紙?zhí)讓懀髀?lián)的內(nèi)容必須完全相同，聯(lián)次不得缺少。
3.手續(xù)要完備
單位自制的原始憑證必須附有經(jīng)辦單位領(lǐng)導(dǎo)人或其他指定的人員簽名蓋章;對(duì)外開(kāi)出的原始憑證必須加蓋本單位公章;從外部取得的原始憑證，必須蓋有填制單位的公章;從個(gè)人取得的原始憑證，必須有填制人員的簽名蓋章。
提示：這里所說(shuō)的“公章”，是指具有法律效力和特定用途，能夠證明單位身份和性質(zhì)的印鑒，包括業(yè)務(wù)公章、財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章、結(jié)算專用章等。
4.書(shū)寫要清楚、規(guī)范
原始憑證要按規(guī)定填寫，文字要簡(jiǎn)要，字跡要清楚，易于辨認(rèn)，不得使用未經(jīng)國(guó)務(wù)院公布的簡(jiǎn)化漢字。大小寫金額必須相符且填寫規(guī)范。小寫金額用阿拉伯?dāng)?shù)字逐個(gè)填寫，不得寫連筆字，在金額前應(yīng)填寫人民幣符號(hào)“￥”。人民幣符號(hào)“￥”與阿拉伯?dāng)?shù)字之間不得留有空白。金額數(shù)字一律填寫到角分，無(wú)角分的，寫“00”或符號(hào)“-”。有角無(wú)分的，分位寫“0”，不得用符號(hào)“—”。大寫金額用漢字壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟、萬(wàn)、億、元、角、分、零、整等，一律用正楷或行書(shū)字書(shū)寫，大寫金額前未印有“人民幣”字樣的，應(yīng)加寫“人民幣”三個(gè)字。“人民幣”字樣和大寫金額之間不得留有空白。大寫金額到元或角為止的，后面要寫“整”或“正”字，有“分”的，“分”后面不寫“整”或“正”字。如小寫金額￥1006.00，大寫金額應(yīng)寫成“壹仟零陸元整”。
5.編號(hào)要連續(xù)
各種原始憑證要連續(xù)編號(hào)，以便查考。如果憑證已預(yù)先印定編號(hào)，如發(fā)票、收據(jù)、支票，都有連續(xù)編號(hào)，應(yīng)按編號(hào)連續(xù)使用，在寫壞作廢時(shí)，應(yīng)加蓋“作廢”戳記，與存根一起妥善保管，不得撕毀。
6.不得涂改、刮擦、挖補(bǔ)
原始憑證有錯(cuò)誤的，應(yīng)當(dāng)由出具單位重開(kāi)或更正，更正處應(yīng)當(dāng)加蓋出具單位印章。原始憑證金額有錯(cuò)誤的，應(yīng)當(dāng)由出具單位重開(kāi)，不得在原始憑證上更正。
7.填制要及時(shí)
各種原始憑證一定要及時(shí)填寫，并按規(guī)定的程序及時(shí)送交會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)人員進(jìn)行審核。
(二)自制原始憑證的填制要求
按其填制手續(xù)及內(nèi)容不同，原始憑證可以分為：一次憑證、累計(jì)憑證和匯總憑證。
1.一次憑證的填制
一次憑證是指一次填制完成，只記錄一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的原始憑證，所有的外來(lái)原始憑證和大部分自制原始憑證都屬于一次憑證。如購(gòu)貨發(fā)票、銷貨發(fā)票、收據(jù)、領(lǐng)料單、借款單、收料單、銀行結(jié)算憑證等都是一次憑證。一次憑證是一次有效的憑證。
2.累計(jì)憑證的填制
累計(jì)憑證是指在一定時(shí)期內(nèi)多次記錄發(fā)生的同類型經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的原始憑證。其特點(diǎn)是，在一張憑證內(nèi)可以連續(xù)登記相同性質(zhì)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，隨時(shí)結(jié)出累計(jì)數(shù)及結(jié)余數(shù)，并按照費(fèi)用限額進(jìn)行費(fèi)用控制，期末按實(shí)際發(fā)生額記賬。累計(jì)憑證是多次有效的原始憑證，這類憑證的填制手續(xù)是多次進(jìn)行才能完成的。它一般為自制原始憑證，最具有代表性的累計(jì)憑證是限額領(lǐng)料單。
3.匯總憑證的填制
匯總憑證也稱原始憑證匯總表，是指對(duì)一定時(shí)期內(nèi)反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容相同的若干張?jiān)紤{證，按照一定標(biāo)準(zhǔn)綜合填制的原始憑證。常見(jiàn)的匯總憑證如發(fā)出材料匯總表、收料匯總表、銷售日?qǐng)?bào)表、工資結(jié)算匯總表、差旅費(fèi)報(bào)銷單等。
(三)外來(lái)原始憑證的填制要求
外來(lái)原始憑證是企業(yè)同外單位發(fā)生經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時(shí)，由外單位的經(jīng)辦人員填制的。一般由稅務(wù)局等部門統(tǒng)一印制，或經(jīng)稅務(wù)部門批準(zhǔn)由單位印刷，在填制時(shí)加蓋出具憑證單位公章方有效，對(duì)于一式多聯(lián)的原始憑證必須用復(fù)寫紙?zhí)讓憽?/div>
【例題11·判斷題】原始憑證是會(huì)計(jì)核算的原始資料和重要依據(jù)，是登記明細(xì)賬原始依據(jù)。( )
【答案】√
【例題12·單選題】下列屬于外來(lái)原始憑證的是( )。
A.入庫(kù)單 B.銀行收款通知單
C.出庫(kù)單 D.收款憑證匯總表
【答案】B
【例題13·單選題】將同類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)匯總編制的原始憑證是( )。
A.一次憑證 B.累計(jì)憑證
C.科目匯總表 D.匯總原始憑證
【答案】D
【例題14·單選題】下列項(xiàng)目中，屬于自制原始憑證的有( )。
A.領(lǐng)料單 B.購(gòu)料發(fā)票
C.增值稅專用發(fā)票 D.銀行對(duì)賬單
【答案】A
【例題15·單選題】收料單是( )。
A.外來(lái)原始憑證 B.自制原始憑證
C.記賬憑證 D.轉(zhuǎn)賬憑證
【答案】B
【例題16·單選題】自制原始憑證按其填制方法，可以分為( )。
A.原始憑證和記賬憑證 B.收款憑證和付款憑證
C.單項(xiàng)憑證和多項(xiàng)憑證 D.一次憑證和累計(jì)憑證
【答案】D
【例題17·單選題】下列不能作為原始憑證的是( )。
A.發(fā)貨票 B.合同書(shū)
C.支票存根 D.領(lǐng)料單
【答案】B
【例題18·多選題】下列屬于自制原始憑證的有( )。
A.收料單 B.領(lǐng)料單
C.工資結(jié)算單 D.付款憑證
【答案】ABC
【例題19·多選題】以下會(huì)計(jì)憑證中，屬于一次原始憑證的有( )。
A.收料單 B.銷貨發(fā)票
C.增值稅專用發(fā)票 D.限額領(lǐng)料單
【答案】ABC
【例題20·多選題】限額領(lǐng)料單屬于 ( )。
A.原始憑證 B.匯總憑證
C.一次憑證 D.累計(jì)憑證
【答案】AD
【例題21·多選題】下列憑證中屬于原始憑證的有( )。
A.工資結(jié)算單 B.產(chǎn)品成本計(jì)算單
C.購(gòu)貨發(fā)票 D.發(fā)出材料匯總表
【答案】ABCD
【例題22·多選題】下列證明文件中，屬于原始憑證的有 ( )。
A.銀行收款通知單 B.限額領(lǐng)料單
C.入庫(kù)單 D.購(gòu)貨發(fā)票
【答案】ABCD
【例題23·多選題】發(fā)料憑證匯總表屬于( )。
A.原始憑證 B.匯總憑證
C.一次憑證 D.自制憑證
【答案】ABD
【例題24·多選題】銀行承兌匯票是( )。
A.通用原始憑證 B.累計(jì)憑證
C.專用原始憑證 D.一次憑證
【答案】AD
【例題25·多選題】企業(yè)購(gòu)買一批材料并已驗(yàn)收入庫(kù)，該項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)有可能存在如下原始憑證( )。
A.發(fā)貨票 B.支票存根
C.入庫(kù)單 D.經(jīng)濟(jì)合同
【答案】ABC
【例題26·多選題】對(duì)于( )，各單位不得自行設(shè)計(jì)和印制。
A.銀行匯票 B.支票
C.發(fā)貨票 D.入庫(kù)單
【答案】ABC
四、原始憑證的審核
原始憑證的審核，主要包括以下六個(gè)方面：
(一)原始憑證合法性的審核
合法性審核包括內(nèi)容的合法性和形式的合法性兩個(gè)方面。
(二)原始憑證真實(shí)性的審核
對(duì)外來(lái)原始憑證，真實(shí)性的審核主要包括：
(1)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)雙方當(dāng)事單位和當(dāng)事人必須是真實(shí)的;
(2)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、填制原始憑證的日期必須是真實(shí)的;
(3)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容必須是真實(shí)的;
(4)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的“量”必須是真實(shí)的;(這里的“量”，包括實(shí)物量、勞動(dòng)量、價(jià)值量三種度量單位。
(三)原始憑證合理性的審核
合理性審核主要是審核原始憑證所記載經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否符合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的需要，是否符合有關(guān)的計(jì)劃和預(yù)算等。
(四)原始憑證正確性的審核
主要審核原始憑證的填制方法和數(shù)字的計(jì)算是否正確。。
(五)原始憑證完整性的審核
完整性審核，主要審查原始憑證的內(nèi)容(構(gòu)成要素)是否完整、手續(xù)是否完備，具體包括七個(gè)方面。
(1)原始憑證的內(nèi)容(構(gòu)成要素)必須齊備，如憑證的名稱、填制憑證的日期、填制和接受憑證的單位或個(gè)人、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容和有關(guān)人員的簽章等都應(yīng)齊備。
(2)從外單位取得的原始憑證，必須有填制單位的公章;從個(gè)人取得的原始憑證，必須是有填制人員的簽名或蓋章;自制原始憑證必須有經(jīng)辦單位負(fù)責(zé)人或其指定人員的簽名或蓋章;對(duì)外開(kāi)出的原始憑證，必須加蓋本單位公章。
(3)凡填有大寫和小寫金額的原始憑證，大寫與小寫金額必須相符。購(gòu)買實(shí)務(wù)的原始憑證，必須有數(shù)量、單價(jià)和金額。金額的計(jì)算應(yīng)當(dāng)正確，并且有驗(yàn)收證明。支付款項(xiàng)的原始憑證，必須有收款單位和收款人的證明。
(4)一式幾聯(lián)的原始憑證，應(yīng)當(dāng)注明各聯(lián)用途，只能以其中的一聯(lián)作為報(bào)銷憑證。
(5)發(fā)生銷貨退回時(shí)，除填制退貨發(fā)票外，退款時(shí)，必須取得對(duì)方的收款收據(jù)或匯款銀行的結(jié)算憑證，不得以退貨發(fā)票代替收據(jù)。
(6)職工因公出差的借款收據(jù)，必須附在記賬憑證上。收回借款時(shí)，應(yīng)另開(kāi)收據(jù)或退還借據(jù)副本，不得退還原借款收據(jù)。
(7)經(jīng)過(guò)上級(jí)批準(zhǔn)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，應(yīng)將批準(zhǔn)文件作為原始憑證附件。如果批準(zhǔn)文件需要單獨(dú)歸檔，應(yīng)在原始憑證上注明批準(zhǔn)機(jī)關(guān)名稱、日期和文件字號(hào)。
(六)原始憑證及時(shí)性的審核
特別注意：
對(duì)于經(jīng)審核的原始憑證，應(yīng)根據(jù)不同情況分別處理：
(1)對(duì)于完全符合要求的原始憑證，應(yīng)及時(shí)據(jù)以編制記賬憑證入賬;
(2)對(duì)于真實(shí)、合法、合理但內(nèi)容不完整、填寫有錯(cuò)誤的原始憑證，應(yīng)當(dāng)退還給有關(guān)經(jīng)辦人員，由其負(fù)責(zé)將有關(guān)憑證補(bǔ)充完整、更正或重開(kāi)后，再辦理正式會(huì)計(jì)手續(xù);
(3)對(duì)于不真實(shí)、不合法的原始憑證，會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)人員有權(quán)不予接受，并向單位負(fù)責(zé)人報(bào)告。
注意：原始憑證記載內(nèi)容有錯(cuò)誤的，應(yīng)當(dāng)由開(kāi)具單位重開(kāi)或更正，并在更正處加蓋出具單位印章。原始憑證金額出現(xiàn)錯(cuò)誤的，不得更正，只能由原始憑證出具單位重開(kāi)。
【例題27·判斷題】原始憑證在特定情況下，經(jīng)批準(zhǔn)可以涂改、挖補(bǔ)。( )
【答案】×
【例題28·判斷題】對(duì)原始憑證的審核就是審核憑證的合法性與合理性。( )
【答案】×
【例題29·判斷題】在審核原始憑證時(shí)，發(fā)現(xiàn)有偽造、涂改或不合法的原始憑證，應(yīng)退回經(jīng)辦人員更改后再受理。( )
【答案】×
【例題30·判斷題】原始憑證的填制不得使用圓珠筆填寫。( )
【答案】√
【例題31·判斷題】自制原始憑證都是一次憑證。( )
【答案】×
【例題32·判斷題】原始憑證是具有法律效力的證明文件。( )
【答案】√
【例題33·判斷題】一張累計(jì)憑證可連續(xù)記錄所發(fā)生的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。( )
【答案】√
【例題34·單選題】會(huì)計(jì)人員對(duì)于不真實(shí)、不合法的原始憑證，應(yīng)當(dāng)( )。
A.給予受理，但應(yīng)向單位領(lǐng)導(dǎo)口頭報(bào)告
B.給予受理，但應(yīng)向單位領(lǐng)導(dǎo)書(shū)面報(bào)告
C.不予以受理
D.視具體情況而定
【答案】C
【例題35·單選題】原始憑證金額有錯(cuò)誤，應(yīng)當(dāng)采用( )。
A.紅字更正法 B.劃線更正法
C.藍(lán)字更正法 D.由出具單位重開(kāi)
【答案】D
【例題36·多選題】原始憑證應(yīng)具備的基本內(nèi)容有( ) 。
A.填制日期 B.經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)涉及的會(huì)計(jì)科目
C.經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容 D.所附原始憑證的張數(shù)
【答案】AC
