第二節 會計檔案的歸檔、保管及銷毀
一、會計檔案的歸檔
(一)會計檔案的裝訂
1.會計憑證的裝訂。
會計憑證一般每月裝訂一次。會計憑證裝訂后，應在每本憑證封面上填寫好憑證種類、起仡號碼、憑證張數，會計主管人員和憑證裝訂人員在在封面上簽章;同時，應在憑證封面上編好卷號，按卷號順序入柜，并應在顯露出標明憑證種類編號，以便調閱。
2.會計賬簿的裝訂。
各種會計賬簿在年終辦理了年度結賬后，除跨年度連續使用的賬簿外，其他賬簿都應按時整理立卷，其他賬簿都應按時整理立卷，其裝訂要求在會計賬簿一章中已經述及，不在贅述。3.財務會計報告的裝訂。財務會計報告編制完成并及時報出后，留存的財務會計報告應按月裝訂成冊，謹防丟失。財務會計報告的裝訂要求如下：
(1)核對整理。
裝訂前要按編報目錄核對財務會計報告是否齊全，整理報表頁數，上邊和左邊對齊壓平，并防止折角。
(2)按順序進行裝訂。
財務會計報告的裝訂順序為封面——編制說明——各種會計報表(按會計報表的編號順序排列)——會計報表附注——封底。
(3)編號。
各種財務會計報告應根據其保管期限編制卷號。
4.其他會計核算資料的裝訂。
屬于會計檔案構成內容的其他會計核算資料，也應按照一定的規則、順序予以裝訂成冊。
(二)會計檔案的整理立卷
各單位每年形成的會計檔案，都應由會計機構按照歸檔的要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。會計檔案的整理要求有以下幾點：
1.分類標準要統一。
一般將財務會計資料分成一類會計賬簿、二類會計憑證、三類會計報表、四類文字資料及其他會計核算資料。
2.檔案形成要統一。
包括案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列都要統一。
3.管理要求要統一。
要建立會計資料檔案簿、會計資料檔案目錄。會計憑證要裝訂成冊，報表和文字資料應分類立卷，其他零星資料要按年度排序并編裝訂成冊。
(三)會計檔案的歸檔
根據《會計檔案管理辦法》規定，單位當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由半單位會計機構保管1年。期滿之后，應由會計機構編制移交清冊，移交本單位的檔案機構統一保管;未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管。但出納人員不得兼管會計檔案。單位會計機構向單位檔案部門移交會計檔案的程序是：(1)編制移交清冊，填寫交接清單;(2)在賬簿使用日期欄填寫移交日期;(3)交接人員按移交清冊和交接清單所列項目核查無誤后簽章。
移交本單位檔案機構保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝，一般不得拆封，個別需要拆封重新整理的，檔案機構應當會同會計機構和經辦人員共同拆封整理，以分清責任。
二、會計檔案的保管
(一)、會計檔案的保管要求
會計檔案是重要的歷史資料，必須妥善保管。電算化會計檔案的保管還要注意采取防盜、防磁措施。
(二)會計檔案的保管期限
會計檔案的保管期限可分為永久和定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、和25年5類。會計檔案保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。各類會計檔案的具體保管期限按照《會計檔案管理辦法》的規定執行。現列示企業和其他組織會計檔案保管期限表
三、會計檔案的查閱和復制
會計檔案只為本單位使用，各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經本單位負責人批準，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續。外部查閱或復制會計檔案時，應持有單位正式介紹信，經單位負責人批準后，方可辦理查閱或復制手續;本單位內部人員查閱或復制會計檔案時，也應經單位負責人批準后，才能辦理有關手續。查閱人應認真填寫檔案查閱、復制登記簿，查閱人姓名、單位、查閱內容、數量和借閱及歸還日期等情況都必須填寫清楚。查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。各單位應當建立健全會計檔案查閱、復制登記制度、嚴格查閱、復制和收回手續，保證會計檔案的安全完整。
四、會計檔案的銷毀
(一)會計檔案的銷毀程序和辦法
單位會計檔案保管期滿需要銷毀的，可以按照以下程序和辦法進行：
1.本單位檔案機構會同會計機構共同鑒定，嚴格審查，提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、銷毀時間等內容。
2.單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
3.單位銷毀會計檔案時，單位檔案機構和會計機構應共同派員監銷;國家機關銷毀會計檔案時，應當由同級財政部門和審計部門派員參加監銷;財政部門銷毀會計檔案時，應當由同級審計部門派員參加監銷。
4.監銷人在會計檔案銷毀前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案;會計檔案銷毀后，監銷人和經辦人員應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，同時將監銷情況寫出書面報告一式兩份，一份報告本單位負責人，另一份歸入檔案備查。
(二)保管期滿不得銷毀的會計檔案
對于保管期滿但未結清的債券債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應單獨抽出立卷，由檔案部分保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案也不得銷毀。
會計檔案的銷毀是一項嚴肅的工作，各單位必須嚴格按照《會計法》和《會計檔案管理辦法的管理》的規定進行。故意銷毀依法應當保存的會計憑證、會計賬簿、財務會計報告的行為，以及授意、指使、強令會計機構、會計人員及其他人員故意銷毀依法應當保存的會計憑證、會計賬簿、財務會計報告的行為，都是違法行為，如果構成犯罪的，要依法追究刑事責任;尚不構成犯罪的，也要承擔行政責任，違法單位和責任人員會受到相應的行政出發和行政處分。
