第二節 會計檔案保管
一、會計檔案的歸檔
根據《會計檔案管理辦法》，各單位當年形成的會計檔案，應由會計機構按照歸檔的要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。
當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由本單位財務會計部門保管一年。期滿之后，應由財務會計部門編制移交清冊，移交本單位的檔案機構統一保管;未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管，但出納人員不得兼管會計檔案。
移交本單位檔案機構保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝，一般不得拆封。個別需要拆封重新整理的，檔案機構應當會同會計機構和經辦人員共同拆封整理，以分清責任。
二、會計檔案的保管期限
會計檔案的重要程度不同，其保管期限也有所不同。
各種會計檔案的保管期限，根據其特點，分為永久、定期兩類。永久檔案即長期保管，不可以銷毀的檔案;定期檔案根據保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年五種。各類會計檔案的保管原則上應當按照表9-1和表9-2所列期限執行，表中會計保管期限為最低保管期限。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。
《會計檔案管理辦法》規定了我國企業和其他組織、預算單位等會計檔案的保管期限，該辦法規定的會計檔案的保管期限為最低保管期限，具體可以分為：
1.需要永久保存的會計檔案有：會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、年度財務報告、財政總預算、行政單位和事業單位決算、稅收年報(決算)。
2.保管期限為25年的會計檔案有：現金和銀行存款日記賬、稅收日記賬(總賬)和稅收票證分類出納賬。
3.保管期限為15年的會計檔案有：會計憑證類;總賬、明細賬、日記賬(不包括現金和銀行存款日記賬)和輔助賬簿;會計移交清冊;行政單位和事業單位的各種會計憑證;各種完稅憑證和繳、退庫憑證;財政總預算撥款憑證及其他會計憑證;農牧業稅結算憑證。
4.保管期限為10年的會計檔案有：國家金庫編送的各種報表及繳庫退庫憑證;各收入機關編送的報表;財政總預算保管行政單位和事業單位決算、稅收年報、國家金庫年報、基本建設、撥貸款年報;稅收會計報表(包括票證報表)。
5.保管期限為5年的會計檔案有：固定資產卡片于固定資產報廢清理后保管5年;銀行存款余額調節表;銀行對賬單;財政總預算會計月、季度報表;行政單位和事業單位會計月、季度報表。
6.保管期限為3年的會計檔案有：月、季度財務報告;財政總預算會計旬報。
表9-1、表9-2為《會計檔案管理辦法》規定的各類會計檔案的保管期限。
單位和其他組織會計檔案保管期限表
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序號
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檔案名稱
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保管期限
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備注
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一
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會計憑證類
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1
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原始憑證
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15年
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2
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記賬憑證
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15年
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3
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匯總憑證
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15年
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二
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會計賬簿類
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4
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總賬
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15年
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包括日記總賬
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5
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明細賬
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15年
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6
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日記賬
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15年
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現金和銀行存款日記賬保管25年
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7
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固定資產卡片
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固定資產報廢清理后保管5年
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8
|
輔助賬簿
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15年
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三
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財務會計報告類
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包括各級主管部門匯總財務報告
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9
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月度、季度財務會計報告
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3年
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包括文字分析
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10
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年度財務會計報告（決算）
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永久
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包括文字分析
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四
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其它類
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11
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會計移交清冊
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15年
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12
|
會計檔案保管清冊
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永久
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13
|
會計檔案銷毀清冊
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永久
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14
|
銀行存款余額調節表
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5年
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15
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銀行對賬單
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5年
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表9-2 財政總預算、行政單位、事業單位和稅收會計檔案保管期限表
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檔案名稱
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保管期限
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備注
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財政
總預算
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行政單位
事業單位
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稅收會計
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一
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會計憑證類
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1
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國家金庫編送的各種報表及繳庫退庫憑證
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10年
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10年
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2
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各收入機關編送的報表
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10年
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|
3
|
行政單位和事業單位的各種會計憑證
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15年
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包括：原始憑證、記賬憑證和傳票匯總表
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4
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各種完稅憑證和繳、退庫憑證
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15年
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繳款書存根聯在銷號后保管2年
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5
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財政總預算撥款憑證及其他會計憑證
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15年
|
|
|
包括：撥款憑證和其他會計憑證
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6
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農牧業稅結算憑證
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15年
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二
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會計賬簿類
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7
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日記賬
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15年
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15年
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8
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總賬
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15年
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15年
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15年
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9
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稅收日記賬（總賬）和稅收票證分類出納賬
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25年
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10
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明細分類、分戶賬或登記簿
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15年
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15年
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15年
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11
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現金出納賬、銀行存款賬
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25年
|
25年
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12
|
行政單位和事業單位固定資產明細賬（卡片）
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行政單位和事業單位固定資產報廢清理后保管5年
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三
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財務報告類
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|
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13
|
財政總決算
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永久
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14
|
行政單位和事業單位決算
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10年
|
永久
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|
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15
|
稅收年報（決算）
|
10年
|
|
永久
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16
|
國家金庫年報（決算）
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10年
|
|
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17
|
基本建設撥、貸款年報（決算）
|
10年
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18
|
財政總預算會計旬報
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3年
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所屬單位報送的保管2年
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19
|
財政總預算會計月、季度報表
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5年
|
|
|
所屬單位報送的保管2年
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20
|
行政單位和事業單位會計月、季度報表
|
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5年
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所屬單位報送的保管2年
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21
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稅收會計報表（包括票證報表）
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10年
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電報保管1年，所屬稅務單位報送的保管3年
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四
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其他類
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22
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會計移交清冊
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15年
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15年
|
15年
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23
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會計檔案保管清冊
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永久
|
永久
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永久
|
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24
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會計檔案銷毀清冊
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永久
|
永久
|
永久
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注：稅務機關的稅務經費會計檔案保管期限，按行政單位會計檔案保管期限規定辦理。
三、會計檔案的查閱和復制和交接
(一)會計檔案的查閱和復制
各單位應建立健全會計檔案的查閱、復制登記制度。各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經本單位負責人批準，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續。查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封或抽換。借出的會計檔案，會計檔案管理人員要按期如數收回，并辦理注銷借閱手續。
(二)會計檔案的交接
1.單位因撤銷、解散、破產或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續之前形成的會計檔案，應當由終止單位的業務主管部門或財產所有者代管或移交有關檔案館代管。
2.單位分立后原單位存續的，其會計檔案應當由分立后的存續方統一保管，其他方可查閱、復制與其業務相關的會計檔案。
3.單位分立后原單位解散的，其會計檔案應當經各方協商后，由其中一方代管或移交檔案館代管，各方可查閱、復制與其業務相關的會計檔案。
4.單位分立中未結清的會計事項，所涉及的原始憑證應當單獨抽出由業務相關方保存，并按規定辦理交接手續。
5.單位因業務移交其他單位所涉及的會計檔案，應當由原單位保管，承接業務單位可查閱、復制與其業務相關的會計檔案，對其中未結清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業務承接單位保存，并按規定辦理交接手續。
6.單位合并后原各單位解散或一方存續其他方解散的，原各單位的會計檔案應當由合并后的單位統一保管;單位合并后原各單位仍存續的，其會計檔案仍應由原各單位保管。
7.建設單位在項目建設期間形成的會計檔案，應當在辦理竣工決算后移交給建設項目的接受單位，并按規定辦理交接手續。
8.單位之間交接會計檔案的，交接雙方應當辦理會計檔案交接手續。移交會計檔案的單位應當編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限等內容。
9.交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，并由交接雙方的單位負責人負責監交。交接完畢后，交接雙方經辦人和監交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。
10.我國境內所有單位的會計檔案不得攜帶出境。駐外機構和境內單位在境外設立的企業(簡稱境外單位)的會計檔案，應當按照《會計檔案管理辦法》和有關規定進行管理。
四、會計檔案的銷毀
會計檔案保管期滿需要銷毀的，可以按照以下程序銷毀：
(1)由本單位檔案機構提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明：銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。
(2)單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
(3)銷毀會計檔案時，應當由單位檔案機構和會計機構共同派員監銷。國家機關銷毀會計檔案時，應當由同級財政部門、審計部門派員參加監銷。財政部門銷毀會計檔案時，應當由同級審計部門派員參加監銷。
(4)監銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告本單位負責人。
對于保管期滿但未結清的債權債務原始憑證以及涉及到其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。
提示：會計檔案的銷毀是一項嚴肅的工作，各單位必須嚴格按照《會計法》和《會計檔案管理辦法》的規定進行。故意銷毀依法應當保存的會計憑證、會計賬簿、財務會計報告的行為，以及授意、指使、強令會計機構、會計人員及其他人員故意銷毀依法應當保存的會計憑證、會計賬簿、財務會計報告的行為，都是違法行為。
【例題1·單選題】會計檔案的保管期限，應從( )。
A.移交檔案管理部門之日算起
B.會計年度終了后的第一天算起
C.年度會計報表簽發日算起
D.下一會計年度首月末之日算起
【答案】B
【例題2·單選題】根據《會計檔案管理辦法》，各種明細賬、日記賬的保管期限為( )。
A.5年
B.10年
C.15年
D.25年
【答案】C
【例題3·單選題】根據《會計檔案管理辦法》規定，保管期限為25年的賬簿是( )。
A.現金日記賬
B.現金總賬
C.應收賬款總賬
D.固定資產總賬
【答案】A
【例題4·單選題】企業年度財務報告的保管期限為( )。
A.10年
B.永久
C.15年
D.25年
【答案】B
【例題5·單選題】會計檔案是指記錄和反映經濟業務事項的重要( )。
A. 歷史資料和證據
B. 憑證
C. 材料
D. 依據和資料
【答案】A
【例題6·單選題】以下會計資料中不屬于會計檔案的是( )。
A. 總賬
B.明細賬
C. 銀行存款日記賬
D. 購銷合同
【答案】D
【例題7·單選題】下列會計檔案中需要保管25年的是( )。
A.備查賬
B.明細賬
C.銀行存款日記賬
D.科目匯總表
【答案】C
【例題8·單選題】會計憑證一般 ( ) 裝訂一次。
A.每周
B.半月
C.每月
D.每季
【答案】C
【例題9·單選題】單位當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由本單位會計機構保管( )年。期滿之后，應由會計機構編制移交清冊，移交本單位的檔案機構統一保管。
A. 10年
B. 20年
C. 1年
D. 15年
【答案】C
【例題10·單選題】財政部門銷毀會計檔案時，應當由( )派員參加監銷。
A. 上級審計部門
B. 下級審計部門
C. 同級審計部門
D. 公安部門
【答案】C
【例題11·單選題】其他單位如果因特殊原因需要使用會計檔案時，經本單位負責人批準( )。
A. 可以查閱或復印
B. 只可以查閱不能復制
C. 不可查閱和復制
D. 可以借閱
【答案】A
【例題12·單選題】企業總賬的保管期限為 ( )。
A. 10年
B. 20年
C. 1年
D. 15年
【答案】D
【例題13·單選題】行政事業單位的各種會計憑證的保管期限為( )。
A. 15年
B. 永久
C. 5年
D. 25年
【答案】A
【例題14·多選題】會計檔案的內容是指會計檔案的范圍，具體包括( )。
A. 會計憑證
B. 會計賬簿
C. 財務會計報告
D. 其他會計核算資料
【答案】ABCD
【例題15·多選題】保管期限為3年的會計檔案有( )。
A. 月度財務報告
B. 季度財務報告
C. 月、季財務報告文字分析
D. 固定資產卡片
【答案】ABC
【例題16·多選題】企業的下列會計檔案中，保管期限為15年的有( )。
A. 存貨總賬
B. 長期投資總賬
C. 銀行對賬單
D. 固定資產卡片
【答案】AB
【例題17·多選題】會計檔案的保管期限是指會計檔案應予保管的時間，可分為永久和定期兩類。定期保管期限分為 25年和( )。
A. 3年
B. 5年
C. 10年
D. 15年
【答案】ABCD
【例題18·多選題】企業和其他組織的會計檔案永久保管的是( )。
A. 會計檔案銷毀清冊
B. 會計移交清冊
C. 會計檔案保管清冊
D. 年度財務會計報告
【答案】ACD
【例題19·多選題】企業和其他組織的會計檔案保管期限為5年的是( )。
A. 銀行對賬單
B. 會計移交清冊
C. 記賬憑證
D. 銀行存款余額調節表
【答案】AD
【例題20·多選題】企業和其他組織的會計檔案保管期限為15年的是( )。
A. 會計檔案銷毀清冊
B. 會計移交清冊
C. 記賬憑證
D. 匯總憑證
【答案】BCD
【例題21·多選題】單獨抽出立卷的會計檔案應當在( )中列明。
A. 會計檔案銷毀清冊
B. 賬簿扉頁
C. 會計檔案保管清冊
D. 會計移交清冊
【答案】AC
【例題22·多選題】單位銷毀會計檔案時，應由單位( )共同派員監銷。
A. 審計部門
B. 司法部門
C. 檔案機構
D. 會計機構
【答案】CD
【例題23·多選題】會計檔案銷毀清冊中應列明所銷毀會計檔案的( )等內容。
A. 起止年度和檔案編號
B. 應保管期限
C. 已保管期限
D. 銷毀時間
【答案】ABCD
【例題24·判斷題】會計檔案是指會計核算的依據。( )
【答案】錯
【例題25·判斷題】會計檔案的保管期限，從會計年度終了的最后一天算起。( )
【答案】錯
【例題26·判斷題】為方便會計檔案保管，可以根據需要對其拆封重新整理。( )
【答案】錯
【例題27·判斷題】會計檔案只為本單位使用，各單位保存的會計檔案可以借出。( )
【答案】錯
【例題28·判斷題】故意銷毀依法應當保存的會計憑證、會計賬簿、財務會計報告的行為，以及授意、指使、強令會計機構、會計人員及其他人員故意銷毀依法應當保存的會計憑證、會計賬簿、財務會計報告的行為，不是違法行為。( )
【答案】錯
【例題29·判斷題】財政部門銷毀會計檔案時，應當由上級財政部門派員監銷。( )
【答案】錯
【例題30·判斷題】保管期滿但尚未結清的債權債務原始憑證，不得銷毀，應單獨抽出立卷。( )
【答案】對
【例題31·判斷題】當年形成的會計檔案，在會計年度終了的最后一天，應將會計檔案全部移交檔案部門，保證會計檔案齊全完整。( )
【答案】錯
【例題32·判斷題】會計檔案保管期滿需要銷毀的，由本單位檔案機構提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊。( )
【答案】對
【例題33·判斷題】正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案也不得銷毀。( )
【答案】對
【例題34·不定項選擇題】1.保管期限為3年的會計檔案有( )。
A.輔助賬簿
B. 固定資產卡片
C. 企業月度財務會計報告
D. 企業季度財務會計報告
【答案】CD
2.企業年度財務會計報告的保管期限為( )。
A. 15年
B. 25年
C. 10年
D. 永久
【答案】D
3.會計檔案的內容是指會計檔案的范圍，具體包括( )。
A. 購銷合同
B. 會計憑證
C. 會計賬簿
D. 財務會計報告
【答案】BCD
4.下列會計檔案中需要保管25年的是( )。
A. 銀行存款日記賬
B. 三欄式明細賬
C. 銀行存款對賬單
D. 科目匯總表
【答案】A
