第二節(jié) 會(huì)計(jì)檔案的保管
各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔的要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊。
一、會(huì)計(jì)檔案的歸檔
1．會(huì)計(jì)憑證的歸檔
2．會(huì)計(jì)賬簿的歸檔
3．會(huì)計(jì)報(bào)表的歸檔
當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由本單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門保管一年。期滿之后，應(yīng)由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門編制移交清冊，移交本單位的檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管，但出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。
移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝，一般不得拆封。個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。
二、會(huì)計(jì)檔案的保管期限
根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，會(huì)計(jì)檔案的保管期限，分為永久、定期兩類。凡在立檔單位會(huì)計(jì)核算中形成，對(duì)查考和研究經(jīng)濟(jì)活動(dòng)具有重要利用價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)永久保存。
定期檔案根據(jù)保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年五類。會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。各類會(huì)計(jì)檔案的保管期限見教材表10．1所示。
提示：表中會(huì)計(jì)保管期限為最低保管期限。
企業(yè)和其他組織會(huì)計(jì)檔案保管期限表
| 序號(hào) |
檔案名稱 |
保管期限 |
備注 |
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一 |
會(huì)計(jì)憑證類 |
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1 |
原始憑證 |
15年 |
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2 |
記賬憑證 |
15年 |
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3 |
匯總憑證 |
15年 |
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二 |
會(huì)計(jì)賬簿類 |
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4 |
總賬 |
15年 |
包括日記總賬 |
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5 |
明細(xì)賬 |
15年 |
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6 |
日記賬 |
15年 |
現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管25年 |
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7 |
固定資產(chǎn)卡片 |
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固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年 |
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8 |
輔助賬簿 |
15年 |
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三 |
財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告類 |
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包括各級(jí)主管部門匯總財(cái)務(wù)報(bào)告 |
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9 |
月度、季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告 |
3年 |
包括文字分析 |
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10 |
年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告（決算） |
永久 |
包括文字分析 |
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四 |
其它類 |
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11 |
會(huì)計(jì)移交清冊 |
15年 |
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12 |
會(huì)計(jì)檔案保管清冊 |
永久 |
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13 |
會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊 |
永久 |
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14 |
銀行存款余額調(diào)節(jié)表 |
5年 |
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15 |
銀行對(duì)賬單 |
5年 |
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三、會(huì)計(jì)檔案的查閱和復(fù)制
各單位保存的會(huì)計(jì)檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。
外部人員借閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持有單位正式介紹信，經(jīng)會(huì)計(jì)主管人員或單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)；單位內(nèi)部人員借閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，經(jīng)會(huì)計(jì)主管人員或單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)認(rèn)真填寫借閱登記簿。借閱人嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、拆封或抽換。
四、會(huì)計(jì)檔案的銷毀
對(duì)于會(huì)計(jì)檔案保管期滿需要銷毀的，由本單位檔案機(jī)構(gòu)提出銷毀意見，與財(cái)會(huì)部門共同鑒定、審查，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊，單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。機(jī)關(guān)、團(tuán)體和事業(yè)單位，報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀；國有企業(yè)經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審查，報(bào)上級(jí)主管單位批準(zhǔn)后銷毀。
對(duì)于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證以及涉及到其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，由檔案部門保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊和會(huì)計(jì)檔案保管清冊中列明。
正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案不得銷毀。
銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由單位檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國家機(jī)關(guān)銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)財(cái)政部門、審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。財(cái)政部門銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。
監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。
【例題1·單選題】會(huì)計(jì)檔案的保管期限，應(yīng)從（ ）。
A．移交檔案管理部門之日算起
B．會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起
C．年度會(huì)計(jì)報(bào)表簽發(fā)日算起
D．下一會(huì)計(jì)年度首月末之日算起
【答案】B
【例題2·單選題】根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，各種明細(xì)賬、日記賬的保管期限為（ ）。
A．5年 B．10年 C．15年 D．25年
【答案】C
【例題3·單選題】根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，保管期限為25年的賬簿是（ ）。
A．現(xiàn)金日記賬 B．現(xiàn)金總賬 C．應(yīng)收賬款總賬 D．固定資產(chǎn)總賬
【答案】A
【例題4·單選題】企業(yè)年度財(cái)務(wù)報(bào)告的保管期限為（ ）。
A．10年 B．永久 C．15年 D．25年
【答案】B
【例題5·單選題】會(huì)計(jì)檔案是指記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的重要（ ）。
A．歷史資料和證據(jù) B．憑證 C．材料 D．依據(jù)和資料
【答案】A
【例題6·單選題】以下會(huì)計(jì)資料中不屬于會(huì)計(jì)檔案的是（ ）。
A．總賬 B．明細(xì)賬 C．銀行存款日記賬 D．購銷合同
【答案】D
【例題7·單選題】下列會(huì)計(jì)檔案中需要保管25年的是（ ）。
A．備查賬 B．明細(xì)賬 C．銀行存款日記賬 D．科目匯總表
【答案】C
【例題8·單選題】會(huì)計(jì)憑證一般 （ ） 裝訂一次。
A．每周 B．半月 C．每月 D．每季
【答案】C
【例題9·單選題】單位當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由本單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管（ ）年。期滿之后，應(yīng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊，移交本單位的檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。
A．10年 B．20年 C．1年 D．15年
【答案】C
【例題10·單選題】財(cái)政部門銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由（ ）派員參加監(jiān)銷。
A．上級(jí)審計(jì)部門 B．下級(jí)審計(jì)部門 C．同級(jí)審計(jì)部門 D．公安部門
【答案】C
【例題11·單選題】其他單位如果因特殊原因需要使用會(huì)計(jì)檔案時(shí)，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)（ ）。
A．可以查閱或復(fù)印 B．只可以查閱不能復(fù)制
C．不可查閱和復(fù)制 D．可以借閱
【答案】A
【例題12·單選題】企業(yè)總賬的保管期限為 （ ）。
A．10年 B．20年 C．1年 D．15年
【答案】D
【例題13·單選題】行政事業(yè)單位的各種會(huì)計(jì)憑證的保管期限為（ ）。
A．15年 B．永久 C．5年 D．25年
【答案】A
【例題14·多選題】會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容是指會(huì)計(jì)檔案的范圍，具體包括（ ）。
A．會(huì)計(jì)憑證 B．會(huì)計(jì)賬簿
C．財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告 D．其他會(huì)計(jì)核算資料
【答案】ABCD
【例題15·多選題】保管期限為3年的會(huì)計(jì)檔案有（ ）。
A．月度財(cái)務(wù)報(bào)告
B．季度財(cái)務(wù)報(bào)告
C．月、季財(cái)務(wù)報(bào)告文字分析
D．固定資產(chǎn)卡片
【答案】ABC
【例題16·多選題】企業(yè)的下列會(huì)計(jì)檔案中，保管期限為15年的有（ ）。
A．存貨總賬 B．長期投資總賬
C．銀行對(duì)賬單 D．固定資產(chǎn)卡片
【答案】AB
【例題17·多選題】會(huì)計(jì)檔案的保管期限是指會(huì)計(jì)檔案應(yīng)予保管的時(shí)間，可分為永久和定期兩類。定期保管期限分為 25年和（ ）。
A．3年 B．5年 C．10年 D．15年
【答案】ABCD
【例題18·多選題】企業(yè)和其他組織的會(huì)計(jì)檔案永久保管的是（ ）。
A．會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊 B．會(huì)計(jì)移交清冊
C．會(huì)計(jì)檔案保管清冊 D．年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告
【答案】ACD
【例題19·多選題】企業(yè)和其他組織的會(huì)計(jì)檔案保管期限為5年的是（ ）。
A．銀行對(duì)賬單 B．會(huì)計(jì)移交清冊
C．記賬憑證 D．銀行存款余額調(diào)節(jié)表
【答案】AD
【例題20·多選題】企業(yè)和其他組織的會(huì)計(jì)檔案保管期限為15年的是（ ）。
A．會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊 B．會(huì)計(jì)移交清冊
C．記賬憑證 D．匯總憑證
【答案】BCD
【例題21·多選題】單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)在（ ）中列明。
A．會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊 B．賬簿扉頁
C．會(huì)計(jì)檔案保管清冊 D．會(huì)計(jì)移交清冊
【答案】AC
【例題22·多選題】單位銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由單位（ ）共同派員監(jiān)銷。
A．審計(jì)部門 B．司法部門 C．檔案機(jī)構(gòu) D．會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)
【答案】CD
【例題23·多選題】會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊中應(yīng)列明所銷毀會(huì)計(jì)檔案的（ ）等內(nèi)容。
A．起止年度和檔案編號(hào) B．應(yīng)保管期限 C．已保管期限 D．銷毀時(shí)間
【答案】ABCD
【例題24·判斷題】會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)核算的依據(jù)。（ ）
【答案】×
【例題25·判斷題】會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了的最后一天算起。（ ）
【答案】×
【例題26·判斷題】為方便會(huì)計(jì)檔案保管，可以根據(jù)需要對(duì)其拆封重新整理。（ ）
【答案】×
【例題27· 判斷題】會(huì)計(jì)檔案只為本單位使用，各單位保存的會(huì)計(jì)檔案可以借出。（ ）
【答案】×
【例題28·判斷題】財(cái)政部門銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由上級(jí)財(cái)政部門派員監(jiān)銷。（ ）
【答案】×
【例題29·判斷題】保管期滿但尚未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證，不得銷毀，應(yīng)單獨(dú)抽出立卷。（ ）
【答案】√
【例題30·判斷題】當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了的最后一天，應(yīng)將會(huì)計(jì)檔案全部移交檔案部門，保證會(huì)計(jì)檔案齊全完整。（ ）
【答案】×
【例題31·判斷題】會(huì)計(jì)檔案保管期滿需要銷毀的，由本單位檔案機(jī)構(gòu)提出銷毀意見，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊。（ ）
【答案】√
【例題32·判斷題】正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案也不得銷毀。（ ）
【答案】√
