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填制記帳憑證的注意事項

填制記帳憑證時，應(yīng)注意如下幾個方面：

（1）摘要欄要簡單明了地填寫經(jīng)濟業(yè)務(wù)的內(nèi)容，文字說明要簡練概括。要突出說明經(jīng)濟事項的內(nèi)容，對方單位的名稱、貨物的名稱、數(shù)量以及經(jīng)辦人員等，比如“從甲公司購入A商品100件”等，根據(jù)經(jīng)濟內(nèi)容的特點，填好摘要欄對于查閱憑證，登記帳簿都是十分必要的，也是做好記帳工作的一個重要方面。

（2）會計科目的使用必須正確，應(yīng)借、應(yīng)貸帳戶的對應(yīng)關(guān)系必須清晰。編制復(fù)合分錄時，不能多借、多貸，只能一借多貸或一貸多借，防止帳戶對應(yīng)關(guān)系不清。對于出納員來說，只涉及收款憑證和付款憑證，不涉及轉(zhuǎn)帳憑證。對于收款憑證，其借方科目自然為“現(xiàn)金”或“銀行存款”，其貸方科目則應(yīng)根據(jù)經(jīng)濟業(yè)務(wù)的內(nèi)容和本行業(yè)會計制度的規(guī)定具體確定。對于付款憑證，其貸方科目自然為“現(xiàn)金”或“銀行存款”，其借方科目應(yīng)根據(jù)經(jīng)濟業(yè)務(wù)的內(nèi)容和行業(yè)會計制度的規(guī)定而具體確定。

（3）金額的登記方向、大小寫數(shù)字必須正確、符合數(shù)字書寫的規(guī)定，角分位不留空白，多余的金額欄應(yīng)劃斜線注銷。

（4）各種記帳憑證必須連續(xù)編號，以便查核。采用通用憑證的，可按經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的先后順序編號，每月從第1號編起。如果一項經(jīng)濟業(yè)務(wù)需要填制多張記帳憑證的，可采用分?jǐn)?shù)編號法。例如，一筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)需要填三張轉(zhuǎn)帳憑證的，憑證的順序號是12，則可編制轉(zhuǎn)字第12 1/3 號，第12 2/3 號，第12 3/3號。采用多種記帳憑證的可分類編號。例如收字第1號，付字第1號，轉(zhuǎn)字第1號等。每月末最后一張記帳憑證的編號旁邊要加注“全”字以免憑證散失。無論哪一類編號，都必須做到按月、分類順序，即每月從第1號編起，順序編制到月末，不允許漏號、重號和錯號。為保證記帳憑證編號不重不漏，可以使用“憑證銷號單”，預(yù)先編好憑證號碼，每編一張憑證就在銷號單上劃去一個號，月終將銷號單與有關(guān)憑證一并裝訂。憑證銷號單一般為100號，其基本格式如表2.1O。如一個月使用的銷號單在兩張以上的，也應(yīng)編定順序號。

（5）每張記帳憑證都必須注明所附原始憑證的張數(shù)，以便日后查閱原始憑證。記帳憑證必須以能證明其所記錄的經(jīng)濟業(yè)務(wù)的原始憑證作為附件。凡是能證明經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容的各種原始憑證，不論張數(shù)多少，都應(yīng)按規(guī)定貼在該記帳憑證后面。

原始憑證的張數(shù)一般以其自然張數(shù)為準(zhǔn)計算，即凡是與記帳憑證中的經(jīng)濟業(yè)務(wù)記錄有關(guān)的每一張憑證都算一張，如果原始憑證是附在原始憑證匯總表后面的，還應(yīng)該把原始憑證匯總表的張數(shù)一并計算在內(nèi)。有些零散的原始憑證，如火車票、飛機票、船票、市內(nèi)車票等，用“原始憑證粘貼單”粘貼在一起，也可以直接將其粘貼在報銷單上或者一張紙上作為一張原始憑證計算。

如果一張原始憑證涉及幾張記帳憑證，可把原始憑證附在一張主要的記帳憑證后面，在其他記帳憑證上注明附有原始憑證的記帳憑證的編號，如“單據(jù)xx張，附在第x號記帳憑證上”。如果一張原始憑證所列支出需要幾個單位共同負(fù)擔(dān)的，應(yīng)將其他單位負(fù)擔(dān)的部分，開給對方原始憑證分割單，進(jìn)行結(jié)算。

（6）記帳憑證的日期。一般應(yīng)為編制記帳憑證的當(dāng)天的日期。對于出納業(yè)務(wù)而言，收款憑證和付款憑證，按規(guī)定應(yīng)在經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的當(dāng)天及時編制，這樣才能做到日清，從而憑證日期也就是編制憑證當(dāng)天的日期。

（7）一張記帳憑證填寫完畢后，要加計合計數(shù)，檢查借貸雙方的金額及總帳科目和二級科目或明細(xì)科目的金額是否平衡。記帳憑證的一方不論是一個會計科目或若干個會計科目，或一個會計科目下有若干個明細(xì)科目，都應(yīng)將一方的金額加計合計數(shù)后填寫在相應(yīng)的“合計”欄內(nèi)。合計金額前應(yīng)加注市值符號，如￥”。

（8）記帳憑證填制完后應(yīng)由填制人員簽名蓋章。制單人員在填制完記帳憑證后在憑證下“制單”欄簽章，稽核人員稽核后在憑證下“稽核”欄簽章，會計主管人員對憑證進(jìn)行復(fù)核后在憑證下“會計主管人員”欄簽章，出納員在辦理款項收付后，在憑證下“出納”欄簽章等，以便明確各自的責(zé)任。

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