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如何對電算化帳務系統相關數據進行檢測

一、電算化帳務系統數據檢測的內容和方法

系統數據包括總帳數據、明細帳數據、記帳憑證數據、科目編碼數據、輔助編碼數據以及其他輔助數據。系統數據的檢測涵蓋系統所有數據。本文僅就系統核心數據-明細帳數據的檢測談談筆者的看法。其他數據的檢測可以參照明細帳數據的檢測辦法處理。系統明細帳數據的檢測包括數據完整性檢測和數據正確性檢測。

（一）數據完整性檢測包括檢測一個期間的記帳憑證是否完整、一個記帳憑證號的數據記錄是否完整、一條數據記錄的項目是否完整。

1、一個期間的記帳憑證是否完整是指系統明細帳庫中一個期間的所有記帳憑證號是否都存在，有無缺失。記帳憑證號缺失是不符合財務制度規定的，還可能意味著數據丟失（當然，記帳憑證號重復也不符合財務制度規定，但由于其并不影響數據結果，也不影響數據完整性，可以考慮不予檢測）。檢測記帳憑證號是否連續的方法是：首先從系統明細帳庫中選定一段時期的數據，從中確定準備檢測的起始記帳憑證號和終止記帳憑證號；然后設定一個變量，將準備檢測的起始記帳憑證號作為該變量的初值，終止記帳憑證號作為該變量的終值。漸次增加該變量值，步長為1；接下來檢測該段時期數據中是否存在記帳憑證號等于該變量值的記錄，如果該變量為某值時該段時期數據中沒有與之相等的記帳憑證號，說明存在記帳憑證號缺號，此時的變量值即是缺失的記帳憑證號。

2、一個記帳憑證號的數據記錄是否完整是指該記帳憑證號的所有記錄是否都存在。通常可以采用驗證該記帳憑證號借貸方發生額是否相等的辦法來確認。但是對于記帳憑證存在分號的情況，如果在錄人記帳憑證數據時漏掉了某個分號，采用驗證該記帳憑證號借貸方發生額是否相等的辦法就不能確認其數據的完整性。只能通過系統流程設計中的預防環節解決，如核對手工科目匯總表與系統科目匯總表。對于記錄重復的情況（整個記帳憑證號內容或某分號內容重復），可以通過檢測該記帳憑證號記錄中是否存在科目編碼。輔助編碼、借貸方發生額均相同的記錄予以查出。

3、一條數據記錄的項目應包括日期、記帳憑證號、摘要、科目編碼、借貸標志、借貸方發生額、數量等基本要素和輔助編碼、票據種類、票據號碼、制單人、審核人、記帳人及其他標志等輔助要素。各記錄項目的完整性檢測只要檢測各項目是否為空就可以了。由于影響數據結果正確性的因素主要是數據記錄的基本要素，因此，也可以只檢測基本要素。

（二）數據正確性檢測包括檢測明細帳數據中是否存在非法科目編碼、是否存在不合理科目編碼、科目編碼和輔助編碼是否匹配。

l、非法科目編碼是指在系統明細帳庫科目編碼字段出現的一級代碼既不是財政部門統一規定的，也不是單位根據需要自己設定的，或者明細編碼不是單位所設定的。這種編碼由于超出了系統科目編碼庫的內容，不能為系統所識別，因此，在系統進行數據處理時，可能對這些數據不予理會，也可能進行錯誤處理。造成系統所輸出的數據成為“垃圾”。檢測科目編碼是否非法代碼比較簡單，只需要檢測系統明細帳庫中所有科目編碼是否都存在于系統科目編碼庫中即可。

2、不合理科目編碼是指財政部門所統一規定的科目中，有的科目本單位并不需用，因此其編碼不應出現在系統明細帳庫中，如果出現，即為不合理科目編碼，也可以說是科目編碼的不合理使用。某些開發商在出售財務軟件前，往往已根據財政部門統一規定的科目及編碼，以及根據開發商的調查和經驗，對系統科目編碼庫做了預置。其目的是方便用戶使用，減輕初始化系統的工作量。對于用戶單位不需用的科目編碼，由于其已存在于科目編碼庫中，是合法編碼，如果用戶誤用，系統不能檢測出來。如果用戶非法操作系統明細帳庫，也可能把正確的科目編碼誤作用戶并不需要的科目編碼。無論是哪種情況，系統輸出的結果都不正確。檢測方法是把用戶不需用的科目編碼與系統帳庫中的科目編碼進行比較，如果有值相同的情況，說明存在不合理科目編碼。當然*4的辦法是用戶在使用系統前，把系統科目編碼庫中不需用的科目編碼刪除掉，這樣就不存在不合理科目編碼問題。

3、輔助編碼是對單位內部部門、人員、項目（如科研項目。產品項目、商品項目等）進行識別的代碼。科目編碼和輔助編碼之間有匹配關系，如制造費用和產生制造費用的部門（車間）有匹配關系，和管理部門（如財務處）就沒有匹配關系。這種匹配關系因科目而異，同一科目在不同的單位因其核算組織的區別也不相同。總體而言，科目編碼與輔助編碼不匹配有四種情況：（l）某科目編碼應無輔助編碼，而系統明細帳庫中，該科目編碼有輔助編碼；（2）某科目編碼應有輔助編碼，而系統明細帳庫中，該科目編碼沒有輔助編碼；（3）輔助編碼的性質與科目編碼不匹配，如某科目編碼的匹配輔助編碼應該是人員輔助編碼，系統明細帳庫中卻是項目輔助編碼；（4）輔助編碼的類別與科目編碼不匹配，如科目編碼是科研成本，匹配的輔助編碼應該是科研項目輔助編碼，系統明細帳庫中卻是生產項目輔助編碼。對系統明細帳庫中的每條記錄進行檢測，確定其是否存在上列四種情況之一，即可斷定該記錄的科目編碼與輔助編碼是否匹配。

二、利用電算化技術實現自動檢測

要確保系統數據完整、正確，必須對系統所有數據進行全面檢測。為了節約檢測時間，也可以選定一部分檢測內容進行檢測。選定的內容應是重要的，而且是本單位經常出現錯誤的。系統數據檢測是一項繁重的任務，筆者已針對本單位使用的帳務系統編制了系統數據檢測程序，效果顯著。在Pentiuml33計算機上，以Windows95作系統平臺，采用 Visual Foxpro3.0軟件編制檢測程序，約2萬條記錄的明細帳庫檢測，耗時不到10分鐘，檢錯率100％。在檢測程序編制上，應綜合考慮完整性檢測和正確性檢測，可以同時進行。綜合考慮可以減少程序長度，更重要的是可以縮短檢測所需時間。為了方便檢測結果的輸出和存檔的需要，應建立檢測結果存儲數據庫，其字段至少應包括記帳憑證日期、記帳憑證號、錯誤類型。在不影響方便打印輸出檢測結果的情況下，*4盡可能多地包括數據庫字段，幫助檢測結果使用者知道錯在什么地方。綜合上述內容，具備數據庫基本知識和一定軟件編制能力的財會人員可以容易地完成檢測程序的編制。

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