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電算化憑證正確錄入的五大要點

業務摘要輸入

憑證輸入中有許多常用會計詞匯，而不少會計軟件提供了用戶級的詞匯庫，可將常用詞匯預先存儲起來，并配以自定義的代碼，輸入憑證時調用自定義詞匯，可提高輸入速度。如金蝶軟件提供兩種快速復制摘要的功能，在下一行中按“......”可復制上一條摘要，按“//”可復制*9條摘要。同時，系統還設計了摘要庫，在錄入憑證過程中，當光標定位于摘要欄時，按F7或單擊「獲取」按鈕，即可調出憑證摘要庫。選擇所需的摘要即可，在這個窗口中，您還可以新增、刪除或引入摘要。

科目代碼輸入

許多會計軟件的科目代碼表都能模糊快速定位，會計人員記不準確的科目多為明細科目，其所屬總賬科目或上級科目一般較明確，輸入此類科目時，只輸入到其上級科目的代碼，由于系統只能接受最明細的科目，此時將打開科目代碼表，并指向剛輸入的上級科目，所要查找的明細科目應就在附近，省去多余的翻頁查找操作。會計科目獲取按F7或用鼠標單擊窗口中的「獲取」按鈕，可調出會計科目代碼。

業務金額輸入

在輸入完多貸或多借的分錄后，輸入一貸或一借分錄的金額時可參照合計欄中的金額輸入，省去人工計算合計的麻煩，像用友(安易)等大多數商品軟件還提供了自動獲取金額的功能鍵。如金蝶軟件對已錄入的金額轉換方向，按“空格”鍵即可；若要輸入負金額，在錄入數字后再輸入“-”號即可；金額借貸自動平衡---“CTR+F7”；憑證保存---F8。

會計分錄編制

會計分錄盡可能細。在編制記賬憑證時，應盡可能地詳細，甚至可以每張原始憑證編制一條分錄，摘要也應詳細說明。沖減收入或費用以紅字或負數反映。在輸入收入和費用類科目的記賬憑證時，如果發生額的方向與該類科目余額方向相反，如沖減收入或費用，應將金額以紅字或負數方式輸入到與該類科目的余額相同的方向，收入類為貸方，費用類為借方。

改錯更正

發生錯賬，如果是當月的未登記賬憑證，可直接修改，如果是已登賬甚至以前月份的記賬憑證，可沖銷錯誤憑證，然后重新填制正確的記賬憑證。有不少會計核算軟件還提供反記賬、反結賬的功能，反結賬功能可將會計期間推前，然后將未結賬的記賬憑證用反記賬功能返回到未記賬狀態，再加以修改。

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