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幾乎每個企業日常都會發生一些小額的零星開支，如出租車費、郵電費、報紙雜志費等雜項支出。對這些支出每次都使用支票是不可能的，有時甚至是不切實際的，因此企業通常都設立備用金制度。該制度的內容如下：
(1)設專人保管零用現金，并負責小額的零星開支。
(2)當零用金快用完時，即由保管員把零用金憑單及原始憑證提交會計部門，經有關人員審核后，會計部門再開出支票，由零用金保管員向銀行兌現，補足、恢復原零用金限額。
(3)如果建立的零用金額限額太多或太少，會計部門再作相應的調整。
[例]某公司于2007年1月1日建立備用金制度，根據企業零星開支發生的頻繁程度，規定限額為3000元，于每月中旬補足一次。
1月中旬，備用金保管員提交零用金憑單及支出憑證如下：電話電報費960元，出租車費735元，報紙雜志費675元，購買賬薄等辦公用品624元，備用金剩余8元。
1月1日，設立備用金限額，會計部門開出支票，由保管員向銀行兌現，有關會計分錄如下：
借：其他應收款--備用金3000
貸：庫存現金3000
1月15日，補足備用金時：
借：管理費用--電話電報費960
--出租車費735
--報紙雜志費675
--辦公費用624
貸：其他應付款--現金長款2
庫存現金2992
本例備用現金溢余2元【2994+8)-3000】，直接貸記“其他應付款一現金長款“的貸方，反之，現金短缺，則借記“其他應收款一現金短款”；實際補足零用現金為2992元。注意，補足零用金時不能貸記備用金賬戶，備用金賬戶維持的定額一般是不變動的，當需增減限額時，再借記或貸記“備用金”賬戶。
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