第四節(jié) 會計憑證的傳遞與保管
一、會計憑證的傳遞
會計憑證的傳遞是指從會計憑證的取得或填制時起至歸檔保管過程中，在單位內(nèi)部有關(guān)部門和人員之間的傳送程序。會計憑證的傳遞是會計制度的一個重要組成部分，應(yīng)當(dāng)在會計制度中作出明確的規(guī)定。
在制定會計憑證傳遞程序和方法時，應(yīng)當(dāng)注意考慮下列三個問題：
1.要根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的特點，企業(yè)內(nèi)部機構(gòu)的設(shè)置和人員分工的情況，以及經(jīng)營管理上的需要，恰當(dāng)?shù)匾?guī)定各種會計憑證的聯(lián)數(shù)和所流經(jīng)的必要環(huán)節(jié)，做到既要使各有關(guān)部門和人員能利用憑證了解經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)情況，并按照規(guī)定手續(xù)進(jìn)行處理和審核，又要避免憑證傳遞通過不必要的環(huán)節(jié)，影響傳遞速度。
2.要根據(jù)有關(guān)部門和人員對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)辦理必要手續(xù)（如計量、檢驗、審核、登記等）的需要，確定憑證在各個環(huán)節(jié)停留的時間，保證業(yè)務(wù)手續(xù)的完成。但又要防止不必要的耽擱，從而使會計憑證以最快的速度傳遞，以充分發(fā)揮它及時傳遞經(jīng)濟(jì)信息的作用。
3.建立憑證交接的簽收制度。為了確保會計憑證的安全和完整，在各個環(huán)節(jié)中應(yīng)指定專人辦理交接手續(xù)，做到責(zé)任明確，手續(xù)完備、嚴(yán)密、簡便易行
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二、會計憑證的保管
會計憑證的保管是指會計憑證記賬后的整理、裝訂、歸檔和存查工作。
（一）會計憑證的日常保管
主要要求是：
1.會計憑證應(yīng)定期裝訂成冊，防止散失。
從外單位取得的原始憑證遺失時，應(yīng)取得原簽發(fā)單位蓋有公章的證明，并注明原始憑證的號碼、金額、內(nèi)容等，由經(jīng)辦單位會計機構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計主管人員和單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，才能代作原始憑證。若確實無法取得證明的，如車票丟失，則應(yīng)由當(dāng)事人寫明詳細(xì)情況，由經(jīng)辦單位會計機構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計主管人員和單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，代作原始憑證。
2.會計憑證封面應(yīng)注明單位名稱、憑證種類、憑證張數(shù)、起止號數(shù)、年度、月份、會計主管人員、裝訂人員等有關(guān)事項，會計主管人員和保管人員應(yīng)在封面上簽章。會計憑證封面的格式如圖所示。
3.會計憑證應(yīng)加貼封條，防止抽換憑證。
原始憑證不得外借，其他單位如有特殊原因確實需要使用時，經(jīng)本單位會計機構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計主管人員批準(zhǔn)，可以復(fù)制。向外單位提供的原始憑證復(fù)制件，應(yīng)在專設(shè)的登記簿上登記，并由提供人員和收取人員共同簽名、蓋章。
4.原始憑證較多時可單獨裝訂，但應(yīng)在憑證封面注明所屬記賬憑證的日期、編號和種類，同時在所屬的記賬憑證上應(yīng)注明“附件另訂”及原始憑證的名稱和編號，以便查閱。
5.嚴(yán)格遵守會計憑證的保管期限要求，期滿前不得任意銷毀。
【例題·多選題】從外單位取得的原始憑證遺失時應(yīng)該作（ ）處理后，才能代作原始憑證。
A.應(yīng)取得原簽發(fā)單位蓋有公章的證明
B.注明原始憑證的號碼金額內(nèi)容等
C.由經(jīng)辦單位會計機構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)
D.由經(jīng)辦單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)
【正確答案】ABCD
（二）會計憑證的歸檔保管人員應(yīng)當(dāng)按照會計檔案管理的要求，對裝訂成冊的會計憑證按年分月順序排列，以便查閱。
作為會計檔案，會計憑證不得外借，其他單位如因特殊原因需要使用原始憑證時，經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)可以復(fù)制。向外單位提供的會計憑證復(fù)制件，應(yīng)在備查簿中登記，由提供人和收取人共同簽章。
（三）會計憑證的保管和銷毀
會計憑證的保管期限和銷毀手續(xù)，必須嚴(yán)格遵循《會計檔案管理辦法》的規(guī)定。未滿保管期限的會計憑證不得任意銷毀。
會計憑證保管期滿后，必須按照規(guī)定的審批手續(xù)，報經(jīng)批準(zhǔn)后才能銷毀。但銷毀前要填制“會計檔案銷毀目錄”，交檔案部門編入會計檔案銷毀清冊。批準(zhǔn)銷毀后要進(jìn)行監(jiān)銷，并取得銷毀過程中有關(guān)人員的簽字蓋章。
