第三節 會計賬簿的格式和登記方法
一、日記賬的格式和登記方法
日記賬是按照經濟業務發生或完成的時間先后順序逐筆進行登記的賬簿。
普通日記賬是兩欄式日記賬，是序時地逐筆登記各項經濟業務的賬簿，它核算和監督全部經濟業務的發生和完成情況，其格式如表5-2所示。
表5-2 普通日記賬
|
200×年
|
憑證
|
會計科目
|
摘要
|
借方金額
|
貸方金額
|
過賬
|
||
|
月
|
日
|
字
|
號
|
|||||
|
5
|
1
|
轉
|
1
|
材料采購
|
購入材料
|
20 000
|
|
|
|
|
|
|
|
應交稅費
|
增值稅
|
3 400
|
|
|
|
|
|
|
|
應付賬款
|
××公司
|
|
23 400
|
|
常見的特種日記賬有現金日記賬、銀行存款日記賬和轉賬日記賬。
（一）現金日記賬的格式和登記方法
1.現金日記賬的格式。現金日記賬是用來核算和監督庫存現金每天的收入、支出和結存情況的賬簿，其格式有三欄式和多欄式兩種。無論采用三欄式還是多欄式現金日記賬，都必須使用訂本賬。
三欄式現金日記賬的格式如表5-3所示。
表5—3 現金日記賬（三欄式）
|
年
|
憑證
|
摘要
|
對方科目
|
收入
|
支出
|
結余
|
||
多欄式現金日記賬的格式如表5-4所示。
表5—4 現金日記賬（多欄式）
|
年
|
憑證字號
|
摘要
|
收入
|
支出
|
|
|||||||
|
月
|
日
|
應貸科目
|
合計
|
應借科目
|
合計
|
結余
|
||||||
|
銀行存款
|
主營業務收入
|
……
|
其他應收款
|
管理費用
|
……
|
|||||||
2.現金日記賬的登記方法。
登記人員：出納人員
依據：現金收付有關的記賬憑證（現金收款憑證和有關的銀行存款付款憑證、現金付款憑證）
方法：按時間順序逐日逐筆進行登記，逐日結出現金余額，與庫存現金實存數核對，以檢查每日現金收付是否有誤。
公式：“上日余額+本日收入-本日支出=本日余額”
三欄式現金日記賬的具體登記方法如下：
（1）日期欄。
（2）憑證欄。
（3）摘要欄。
（4）對方科目欄。
（5）收入、支出欄。
每日終了，應分別計算現金收入和付出的合計數，結出余額，同時將余額與出納員的庫存現金核對，即通常說的“日清”。如賬款不符應查明原因，并記錄備案。月終同樣要計算現金收、付和結存的合計數，通常稱為“月結”。
在實際工作中，如果要設多欄式現金日記賬，一般常把現金收入業務和支出業務分設“現金收入日記賬”和“現金支出日記賬”兩本賬。
“現金支出日記賬”的格式分別如表5-5、表5-6所示。
表5-5 現金收入日記賬
|
200×年
|
收款憑證
|
摘 要
|
貸方科目
|
收入合計
|
支出合計
|
余額
|
||||
|
月
|
日
|
字
|
號
|
銀行存款
|
其他應收款
|
營業外收入
|
||||
|
7
|
1
|
|
|
月初余額
|
|
|
|
|
|
1 500
|
|
|
2
|
銀付
|
1
|
從銀行提現
|
800
|
|
|
800
|
|
|
|
|
2
|
|
|
轉記
|
|
|
|
|
500
|
1 800
|
|
|
5
|
|
|
轉記
|
|
|
|
|
100
|
1 700
|
|
|
6
|
現收
|
5
|
出售廢舊物資
|
|
|
|
80
|
|
1 780
|
|
|
6
|
現收
|
6
|
差旅費余額交回
|
|
50
|
|
50
|
|
1 830
|
表5-6 現金支出日記賬
|
200×年
|
付款憑證
|
摘 要
|
結算憑證
|
借方科目
|
|||||
|
月
|
日
|
字
|
號
|
種類
|
號數
|
其他應付款
|
管理費用
|
支出合計
|
|
|
7
|
2
|
現付
|
2
|
預支差旅費
|
|
|
500
|
|
500
|
|
|
5
|
現付
|
2
|
購買辦公用品
|
|
|
|
1OO
|
600
|
#p#副標題#e#
（二）銀行存款日記賬的格式和登記方法
銀行存款日記賬應按企業在銀行開立的賬戶和幣種分別設置，每個銀行賬戶設置一本日記賬。
登記人員：出納人員
依據：銀行存款收付業務有關的記賬憑證（銀行存款收款憑證和有關的現金付款憑證、銀行存款付款憑證）
方法：按時間先后順序逐日逐筆進行登記，每日結出存款余額。
1.銀行存款日記賬的格式。
既可以采用三欄式，也可以采用多欄式。多欄式也可以分設“銀行存款收入日記賬”和“銀行存款支出日記賬”。
銀行存款日記賬的具體格式如表5-7所示。
表5—7 銀行存款日記賬（三欄式）
|
年
|
憑證
|
|
|
|
|
|
||
|
月
|
日
|
字
|
號
|
對方科目
|
摘要
|
收入
|
支出
|
余額
|
2.銀行存款日記賬的登記方法。
銀行存款日記賬的登記方法也與現金日記賬的登記方法基本相同。
每日終了，應分別計算銀行存款的收入和支出的合計數，結算出余額，做到日清；月終應計算出銀行存款全月收入、支出的合計數，做到月結。
#p#副標題#e#
#p#副標題#e#
二、總分類賬的格式和登記方法
（一）總分類賬的格式
總分類賬簡稱總賬，它是按照總分類賬戶分類登記以提供總括會計信息的賬簿。
總分類賬最常用的格式為三欄式。
表5—8 總分類賬（三欄式）
賬戶名稱：
|
年
|
憑證字號
|
摘 要
|
借方金額
|
貸方金額
|
借或貸
|
余額
|
|
|
月
|
日
|
||||||
（二）總分類賬的登記分法
依據：總分類賬可以根據記賬憑證逐筆登記，也可以根據經過匯總的科目匯總表或匯總記賬憑證等登記。
三、明細分類賬的格式和登記方法
（一）明細分類賬的格式
其格式有三欄式、多欄式、數量金額式和橫線登記式（或稱平行式）等多種。
1.三欄式明細分類賬。
三欄式明細賬適用于只進行金額核算的賬戶，如應收賬款、應付賬款、應交稅費等賬戶。三欄式明細分類賬的格式如表5-9所示。
表5—9 應付賬款明細分類賬
會計科目：應付賬款
明細科目：A公司
|
200X年
|
憑證
|
摘要
|
借方
|
貸方
|
借或貸
|
余額
|
||
|
月
|
日
|
字
|
號
|
|||||
|
1
|
1
|
|
|
期初余額
|
|
|
貸
|
10 000
|
|
|
10
|
銀付
|
5
|
償還前期貨款
|
10 000
|
|
平
|
θ
|
|
|
15
|
轉
|
9
|
購買材料
|
|
8 000
|
貸
|
8 000
|
2.多欄式明細分類賬。
多欄式明細分類賬適用于成本費用類科目的明細核算。
多欄式明細賬的格式如表5-10、表5-11所示。
表5-10 管理費用明細分類賬
|
年
|
憑
|
|
借方
|
||||||||
|
月
|
日
|
憑證字號
|
摘要
|
工資及福利費
|
辦公 費
|
差旅 費
|
折舊 費
|
修理費
|
工會經費
|
……
|
合計
|
表5-11 管理費用明細分類賬
|
年
|
憑證字號
|
摘要
|
借方
|
貸方
|
余額
|
||||||||
|
月
|
日
|
工資及福利費
|
辦公費
|
差旅費
|
折舊費
|
修理費
|
工會經費
|
……
|
合計
|
||||
3.數量金額式明細分類賬。
該明細賬適用于既要進行金額核算又要進行數量核算的賬戶，其格式如表5-12所示。
4.橫線登記式明細分類賬。
橫線登記式明細分類賬是采用橫線登記，即將每一相關的業務登記在一行，從而可依據每一行各個欄目的登記是否齊全來判斷該項業務的進展情況。
#p#副標題#e#
#p#副標題#e#
（二）明細分類賬的登記方法
依據：一是根據原始憑證登記明細賬；二是根據匯總原始憑證登記明細分類賬；三是根據記賬憑證登記明細分類賬。
方法：逐日逐筆或定期匯總登記。
固定資產、債權、債務等明細賬應逐日逐筆登記；庫存商品、原材料、產成品收發明細賬以及收入、費用明細賬可以逐筆登記，也可定期匯總登記。
（三）總分類賬戶和明細分類賬戶的平行登記
總分類賬戶本期借方（貸方）發生額=所屬明細分類賬戶的本期借方（貸方）發生額之和
總分類賬戶本期借方（貸方）余額=所屬明細分類賬戶的本期借方（貸方）余額之和
【例5-1】九華公司20×9年12月份“原材料”和“應付賬款”賬戶及所屬明細分類賬戶的期初余額如下：
1.“原材料”總賬余額30 000元
其中：甲材料數量5 000千克，單價4元，計20 000元，
乙材料數量2 000千克，單價5元，計10 000元。
2.“應付賬款”總賬余額50 000元
其中：興隆公司 30 000元，
昌和公司 20 000元。
九華公司12月份發生下列經濟業務：
1.以銀行存款20 000元歸還前欠興隆公司貨款10 000元，歸還昌和公司貨款10 000元。
2.興隆公司購買甲材料2 000千克，單價4元，計8 000元，材料已驗收入庫，貨款尚未支付。
3.從昌和公司購買甲材料4 000千克，單價4元，計16 000元，同時購買乙材料6 000千克，單價5元，計30 000元，貨款尚未支付。
4.生產產品領用一批材料，其領用數量如下：
甲材料8 000千克，單價4元，計32 000元。
乙材料5 000千克，單價5元，計25 000元。
5.以存款30 000元分別支付給興隆公司、昌和公司貨款各15 000元。
平行登記的步驟如下：
第一步，將上述經濟業務編制會計分錄；
第二步，進行平行登記：
1.“原材料”總分類賬戶與明細分類賬戶的平行登記
2.“應付賬款”總分類賬戶與明細分類賬戶的平行登記
第三步：根據平行登記的結果，編制“原材料”和“應付賬款”本期發生額及余額對照表。
