第三節(jié) 會計數(shù)據(jù)輸入功能的基本要求

　　本節(jié)要點：

　　會計核算軟件應(yīng)當(dāng)具備的初始化功能

　　會計核算軟件的數(shù)據(jù)輸入形式

　　對輸入記賬憑證功能的有關(guān)要求

　　對審核記賬功能的有關(guān)要求

　　對需要輸入原始憑證的要求

　　對處理外國貨幣核算業(yè)務(wù)的要求
 

　　主要內(nèi)容

　　數(shù)據(jù)輸入的正確與否，決定著會計核算軟件處理結(jié)果的準(zhǔn)確性。在所有計算機會計數(shù)據(jù)的輸入環(huán)節(jié)中，我們經(jīng)常用“垃圾進(jìn)，垃圾出”來說明數(shù)據(jù)輸入對會計核算軟件的應(yīng)用所具有的舉足輕重的作用。

　　一、會計核算軟件應(yīng)當(dāng)具備的初始化功能

　　5.明確操作人員的崗位分工情況，包括操作人員姓名、操作權(quán)限、操作密碼等。

　　7.會計核算軟件中采用的總分類會計科目名稱、編碼方法，必須符合國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定。

　　二、會計核算軟件的數(shù)據(jù)輸入形式

　　會計核算軟件的會計數(shù)據(jù)輸入可以采用鍵盤手工輸入、軟盤導(dǎo)入或網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)葞追N形式。

　　三、對輸入記賬憑證功能的有關(guān)要求

　　1.會計核算軟件應(yīng)當(dāng)提供輸入記賬憑證的功能、輸入的項目包括：填制憑證日期、憑證編號、經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容摘要、會計科目或編號、金額等。輸入的記賬憑證的格式和種類應(yīng)當(dāng)符合國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定。

　　2.記賬憑證的編號可以由手工輸入，也可以由會計核算軟件自動產(chǎn)生。會計核算軟件應(yīng)當(dāng)對記賬憑證編號的連續(xù)性進(jìn)行控制。

　　3.在輸入記賬憑證的過程中，會計核算軟件必須提供以下提示功能：

　　(1)正在輸入的記賬憑證編號是否與輸入的機內(nèi)記賬憑證編號重復(fù)。

　　(2)以編號形式輸入會計科目的，應(yīng)當(dāng)提示該編號所對應(yīng)的會計科目名稱。

　　(3)正在輸入的記賬憑證中的會計科目，當(dāng)借貸雙方金額不平衡或沒有輸入金額時，應(yīng)提示并拒絕執(zhí)行。

　　(4)正在輸入的記賬憑證有借方會計科目而無貸方會計科目或者有貸方會計科目而無借方會計科目的，應(yīng)提示并拒絕執(zhí)行。

　　(5)正在輸入的收款憑證的借方科目不是“現(xiàn)金”或“銀行存款”科目、付款憑證的貸方科目不是“現(xiàn)金”或“銀行存款”科目時，應(yīng)提示并拒絕執(zhí)行。

　　四、對審核記賬憑證功能的有關(guān)要求

　　2.對已經(jīng)輸入但未登記會計賬簿的機內(nèi)記賬憑證，應(yīng)提供修改和審核的功能，審核通過后，不能再對機內(nèi)憑證進(jìn)行修改。

　　4.發(fā)現(xiàn)已經(jīng)輸入并審核通過或者登賬的記賬憑證有錯誤的，應(yīng)當(dāng)采用紅字憑證沖銷法或者補充登記憑證法進(jìn)行更正，紅定可用負(fù)號“—”表示。

　　五、對需要輸入原始憑證的功能要求

　　會計核算軟件提供的原始憑證輸入項目應(yīng)當(dāng)齊全，主要項目有：填制憑證日期、填制憑證單位或填制人姓名、接受憑證單位名稱、經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、單價和金額等

　　輸入的記賬憑證通過審核或登賬后，與其對應(yīng)的原始憑證不能直接進(jìn)行修改

　　六、對處理外國貨幣核算業(yè)務(wù)的要求

　　記賬憑證中會計核算軟件應(yīng)當(dāng)立即自動折合為記賬本位幣金額。