第五節 會計電算化檔案管理的基本要求
一、會計電算化檔案管理概述
會計電算化檔案是指以磁性介質存儲在計算機中的會計數據和計算機打印的書面形式的會計信息，包括記賬憑證、會計賬簿、會計報表（包括報表格式和計算公式）等，以及會計軟件系統開發運行中編制的各種文檔程序和其他會計資料。
二、記賬憑證的生成與管理
打印生成的記賬憑證視同手工填制的記賬憑證立卷歸檔管理。
記賬憑證的生成有兩種方式：
1.將原始憑證直接錄入計算機，由計算機打印輸出。
2.手工事先作好記賬憑證，向計算機錄入記賬憑證，然后進行處理。
三、會計賬簿和報表的生成與管理
會計賬簿和報表生成后定期打印，視同手工賬和報表立卷歸檔。此外還有一些特殊規定：
1.現金日記賬和銀行存款日記賬要每天登記并打印輸出，做到日清月結。如果每天業務少，可以按旬打印輸出。
2.一般賬簿按年打印，業務量大的，如電子賬記錄滿一個整頁，可先打印輸出整個賬冊。
3.在保證賬簿清晰的條件下，打印機打印輸出的賬簿中表格線可適當減少。
4.在所有記賬憑證數據和明細分類賬數據都在存儲在計算機內的情況下，總分類賬可以用“總分類賬本期發生額及余額對照表”替代。
5.采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等存儲介質存儲會計賬簿、報表，并將其作為會計單位保存的單位，如果不在定期打印輸出會計賬簿，必須征得同級財政部門的同意。
6.各單位每年形成的會計檔案，都應由財務會計部門按照歸檔的要求，負責整理立卷或裝訂成冊。當年的會計檔案在會計年度終了后，可暫由本單位財會部門保管1年。
7.檔案原件原則上不得外借。
8.各單位對會計檔案必須進行科學管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便。
四、會計電算化檔案的基本要求
1．采用電子計算機進行會計核算的單位，應當保存打印出的紙質會計檔案。具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等存儲介質保存會計檔案條件的，由國務院業務主管部門統一規定，并報財政部、國家檔案局備案。
2．會計電算化檔案包括機內會計數據、軟盤等備份的會計數據，以及打印輸出的會計憑證、賬簿、報表等數據。
3．系統開發資料和會計軟件系統也應視同會計檔案保管。
4．會計電算化檔案管理要嚴格按照財政部有關規定，并由專人負責。
5．對會計電算化檔案管理要做到防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會計檔案應準備雙份，存放在兩個不同的地點。
6．對采用存儲介質保存的會計檔案，要定期進行檢查，定期進行復制，防止由于存儲介質損壞而使會計檔案丟失。對會計軟件的全套文檔資料以及會計軟件程序，保管截止日期是該軟件停止使用或有重大更改之后5年。
