第三節 記賬規則與錯賬更正
一、記賬規則
1、根據審核無誤的會計憑證登記賬簿
記賬的依據是會計憑證，記賬人員在登記賬簿之前，應當首先審核會計憑證的合法性、完整性、和真實性，這是確保會計信息的重要措施。
2、記賬時要做到準確完整
記賬人員記賬時，應當將會計憑證的日期、編號、經濟業務內容摘要、金額和其他有關資料記入賬內。每一會計事項，要按平行登記方法，一方面記入有關總賬，另一方面記入總賬所屬的明細賬，做到數字準確、摘要清楚、登記及時、字跡清晰工整。記賬后，要在記賬憑證上簽章并注明所記賬簿的頁數，或劃“√”表示已經登記入賬，避免重記、漏記。
3、書寫不能占滿格
為了便于更正記賬和方便查賬，登記賬簿時，書寫的文字和數字上面要留有適當的空格，不要寫滿格，一般應占格距的1/2，最多不能超過2/3。
4、順序連續登記
會計賬簿應當按照頁次順序連續登記，不得跳行、隔頁。如果發生跳行、隔頁的，應當將空行、空頁用紅色墨水對角劃線注銷，并注明“作廢”字樣，或者注明“此行空白”、“此頁空白”字樣，并由經辦人員蓋章，以明確經濟責任。
5、正確使用藍黑墨水和紅墨水
登記賬簿要用藍黑墨水或碳素墨水書寫，不得使用圓珠筆或者鉛筆書寫。這是因為，各種賬簿歸檔保管年限，國家規定一般都在10年以上，有些關系到重要經濟資料的賬簿，則要長期保管，因此要求賬簿記錄保持清晰、耐久，以便長期查核使用，防止涂改。紅色墨水只能在以下情況下使用：沖銷錯賬;在未設借貸等欄的多欄式賬頁中，登記減少數;在三欄式賬戶的余額欄前，如未印明余額方向的，在余額欄內登記負數余額;根據國家統一會計制度的規定可以使用紅字登記的其他會計記錄。在會計上，書寫墨水的顏色用錯了，會傳遞錯誤的信息，紅色表示對正常記錄的沖減。因此，紅色墨水不能隨意使用。
6、結出余額
凡需要結出余額的賬戶，應按時結出余額，現金日記賬和銀行日記賬必須逐日結出余額;債權債務明細賬和各項財產物資明細賬，每次記賬后，都要隨時結出余額;總賬賬戶平時每月需要結出月末余額。結出余額后，應當在“借或貸”欄內寫明“借”或者“貸”字樣以說明余額的方向。沒有余額的賬戶，應當在“借或貸”欄內寫“平”字，并在余額欄內用“0”表示，一般來說，“0”應放在“元”位。
7、過次承前
各賬戶在一張賬頁記滿時，要在該賬頁的最末一行加計發生額合計數和結出余額，并在該行“摘要”欄注明“過次頁”字樣;然后，再把這個發生額合計數和余額填列在下一頁的第一行內，并在“摘要”欄內注明“承前頁”，以保證賬簿記錄的連續性。
8、賬簿記錄錯誤應按規定的辦法更正
賬簿記錄發生錯誤時，不得括、擦、挖、補，隨意涂改或用褪色藥水更改字跡，應根據錯誤的情況，按規定的方法進行更正。
二、錯賬更正
登記會計賬簿是一項很細致的工作。在記賬工作中，可能由于種種原因會使賬簿記錄發生錯誤，有的是填制憑證和記賬時發生的單純筆誤;有的是寫錯了會計科目、金額等;有的是合計時計算錯誤;有的是過賬錯誤，登記賬簿中發生的差錯，一經查出就應立即更正。對于賬簿記錄錯誤，不準涂改、挖補、刮擦或者用藥水消除字跡，不準重新抄寫，而必須根據錯誤的具體情況和性質，采用規范的方法予以更正。錯賬更正方法通常有劃線更正法、紅字更正法和補充登記法等幾種。
(一)劃線更正法
記賬憑證填制正確，在記賬或結賬過程中發現賬簿記錄中文字或數字有錯誤，應采用劃線更正法。具體做法是：先在錯誤的文字或數字上劃一條紅線，表示注銷，劃線時必須使原有字跡仍可辨認;然后將正確的文字或數字用藍字寫在劃線處的上方，并由記賬人員在更正處蓋章，以明確責任。對于文字的錯誤，可以只劃去錯誤的部分，并更正錯誤的部分，對于錯誤的數字，應當全部劃紅線更正，不能只更正其中的個別錯誤數字。例如，把“3，457”元誤記為“8，457”元時，應將錯誤數字“8，457”全部用紅線注銷后，再寫上正確的數字“3，457”，而不是只刪改一個“8”字。如記賬憑證中的文字或數字發生錯誤，在尚未過賬前，也可用劃線更正法更正。
(二)紅字更正法
在記賬以后，如果發現記賬憑證中應借、應貸科目或金額發生錯誤時，可以用紅字更正法進行更正。具體做法是：先用紅字金額，填寫一張與錯誤記賬憑證內容完全相同的記賬憑證，且在摘要欄注明“更正某月某日第×號憑證”，并據以用紅字金額登記入賬，以沖銷賬簿中原有的錯誤記錄，然后再用藍字重新填制一張正確的記賬憑證，登記入賬。這樣，原來的錯誤記錄便得以更正。
紅字更正法一般適用于以下兩種情況錯賬的更正：
1、記賬后，如果發現記賬憑證中的應借、應貸會計科目有錯誤，那么可以用紅字更正法予以更正。
例1、A車間領用甲材料2，000元用于一般消耗。
(1)填制記賬憑證時，誤將借方科目寫成“生產成本”，并已登記入賬。原錯誤記賬憑證為：
借：生產成本 2，000
貸：原材料 2，000
(2)發現錯誤后，用紅字填制一張與原錯誤記賬憑證內容完全相同的記賬憑證。
借：生產成本 2，000
貸：原材料 2，000
(3)用藍字填制一張正確的記賬憑證。
借：制造費用 2，000
貸：原材料 2，000
2、記賬后，如果發現記賬憑證和賬簿記錄中應借、應貸的賬戶沒有錯誤，只是所記金額大于應記金額。對于這種賬簿記錄的錯誤，更正的方法是：將多記的金額用紅字填制一張與原錯誤記賬憑證會計科目相同的記賬憑證，并在摘要欄注明“更正某月某日第×號憑證”，并據以登記入賬，以沖銷多記的金額，使錯賬得以更正。
例2、仍以例1為例，假設在編制記賬憑證時應借、應貸賬戶沒有錯誤，只是金額由2，000元寫成了20，000元，并且已登記入賬。
該筆業務只需用紅字更正法編制一張記賬憑證將多記的金額18，000元用紅字沖銷即可。編制的記賬憑證為：
借：制造費用 18，000
貸：原材料 18，000
(三)補充登記法
在記賬之后，如果發現記賬憑證中應借、應貸的賬戶沒有錯誤，但所記金額小于應記金額，造成賬簿中所記金額也小于應記金額，這種錯賬應采用補充登記法進行更正。更正的方法是：將少記金額用藍筆填制一張與原錯誤記賬憑證會計科目相同的記賬憑證，并在摘要欄內注明“補記某月某日第×號憑證”并予以登記入賬，補足原少記金額，使錯賬得以更正。
例3、仍以例1為例，假設在編制記賬憑證時應借、應貸賬戶沒有錯誤，只是金額由2，000元寫成了200元，并且已登記入賬。
該筆業務只需用補充登記法編制一張記賬憑證將少記的金額1，800元補足便可。其記賬憑證為：
借：制造費用 1，800
貸：原材料 1，800
錯賬更正的三種方法紅字更正法和補充登記法都是用來更正因記賬憑證錯誤而產生的記賬錯誤，如果非因記賬憑證的差錯而產生的記賬錯誤，只能用劃線更正法更正。
以上三種方法對當年內發現填寫記賬憑證或者登記賬錯誤而采用的更正方法，如果發現以前年度記賬憑證中有錯誤(指會計科目和金額)并導致賬簿登記出現差錯，應當用藍字或黑字填制一張更正的記賬憑證。因錯誤的賬簿記錄已經在以前會計年度終了進行結賬或決算，不可能將已經決算的數字進行紅字沖銷，只能用藍字或黑字憑證對除文字外的一切錯誤進行更正，并在更正憑證上特別注明“更正××年度錯賬”的字樣。
