第二節(jié) 會計賬簿的設(shè)置和登記
一、會計賬簿的基本內(nèi)容
各種賬簿所記錄的經(jīng)濟內(nèi)容不同，賬簿的格式又多種多樣，不同賬簿的格式所包括的具體內(nèi)容也不盡一致，但各種主要賬簿應(yīng)具備以下基本內(nèi)容：
1、封面。主要用于表明賬簿的名稱，如現(xiàn)金日記賬、銀行日記賬、總分類賬、應(yīng)收賬款明細(xì)賬等。
2、扉頁。主要用于載明經(jīng)管人員一覽表，其應(yīng)填列的內(nèi)容主要有：經(jīng)管人員、移交人和移交日期;借管人和接管日期。
3、賬頁。賬頁是用來記錄具體經(jīng)濟業(yè)務(wù)的載體，其格式因記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)的內(nèi)容的不同而有所不同，但每張賬頁上應(yīng)載明的主要內(nèi)容有：賬戶的名稱(即會計科目);記賬日期欄;記賬憑證種類和號數(shù)欄;摘要欄(經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容的簡要說明);借方、貸方金額及余額的方向、金額欄;總頁次和分頁次等。
二、會計賬簿的啟用
為了考證會計賬簿記錄的合法性和會計資料的真實性、完善性，明確經(jīng)濟業(yè)務(wù)，會計賬簿應(yīng)由專人負(fù)責(zé)登記。啟用會計賬簿應(yīng)遵守一下規(guī)則：
1、認(rèn)真填寫封面及賬簿啟用和經(jīng)管人員一覽表
啟用會計憑證時應(yīng)在賬簿封面上寫明單位名稱和賬簿名稱，并在賬簿扉頁附賬簿啟用和經(jīng)辦人員一覽表(簡稱啟用表)。啟用表內(nèi)容主要包括：賬簿名稱、啟用日期、賬簿頁數(shù)、記賬人員和會計機構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計主管人員姓名，并加蓋名章和單位公章。
啟用訂本式賬簿，應(yīng)當(dāng)從第一頁到最后一頁順序編定頁數(shù)，不得跳頁、缺頁。使用活頁式賬簿，應(yīng)當(dāng)按賬戶順序編號，并要定期裝訂成冊;裝訂后再按實際使用的賬頁順序編定頁碼，另加目錄，記明每個賬戶的名稱和頁次。卡片式賬簿在使用前應(yīng)當(dāng)?shù)怯浛ㄆ怯洸尽?/div>
2、嚴(yán)格交接手續(xù)
記賬人員或者會計機構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計主管人員調(diào)動工作時，必須辦理賬簿交接手續(xù)，在賬簿啟用和經(jīng)管人員一覽表中注明交接日期、交接人員和監(jiān)交人員姓名，并由雙方交接人員簽名或者蓋章，以明確有關(guān)人員的責(zé)任，增強有關(guān)人員的責(zé)任感，維護會計記錄的嚴(yán)肅性。
3、及時結(jié)轉(zhuǎn)舊賬
每年年初更換新賬時，應(yīng)將舊賬的各賬戶余額過入新賬的余額欄，并在摘要欄中注明“上年結(jié)轉(zhuǎn)”字樣。
三、會計賬簿的設(shè)置原則
會計賬簿的設(shè)置和登記,包括確定賬簿的種類、設(shè)計賬頁的格式、內(nèi)容和規(guī)定賬簿登記的方法等。各單位應(yīng)根據(jù)經(jīng)濟業(yè)務(wù)的特點和管理要求，科學(xué)、合理地設(shè)置賬簿。具體表現(xiàn)為：
1、賬簿的設(shè)置必須保證能夠全面、系統(tǒng)地核算和監(jiān)督各項經(jīng)濟活動，為經(jīng)濟管理提供必要的考核指標(biāo)。
2、賬簿的設(shè)置要從各單位經(jīng)濟活動和業(yè)務(wù)工作特點出發(fā)進行設(shè)置，以有利于會計分工和加強崗位責(zé)任制。
3、賬簿結(jié)構(gòu)要求科學(xué)嚴(yán)密，有關(guān)賬簿之間要有統(tǒng)馭關(guān)系或平行制約關(guān)系，并應(yīng)避免重復(fù)記賬或遺漏。
4、賬簿的格式，要力求簡明實用，既要保證會計記錄的系統(tǒng)和完整，又要避免過于繁瑣，以便于日常使用和保存。 賬簿的設(shè)置要組織嚴(yán)密、層次分明。賬簿之間要互相銜接、互相補充、互相制約，能清晰地反映賬戶間的對應(yīng)關(guān)系，以便能提供完整、系統(tǒng)的資料。
四、日記賬的設(shè)置和登記
日記賬有普通日記賬和特種日記賬兩類。
(一)普通日記賬
普通日記賬是逐日序時登記特種日記賬以外的經(jīng)濟業(yè)務(wù)的賬簿。在不設(shè)特種日記賬的企業(yè)，則要序時地逐筆登記企業(yè)的全部經(jīng)濟業(yè)務(wù)，因此普通日記賬也稱分錄簿。
普通日記賬一般分為“借方金額”和“貸方金額”兩欄，登記每一分錄的借方賬戶和貸方賬戶及金額，這種賬簿不結(jié)余額。(二)特種日記賬
常用的特種日記賬是“現(xiàn)金日記賬”和“銀行存款日記賬”。在企業(yè)、行政、事業(yè)單位中，現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬的登記，有利于加強貨幣資金的日常核算和監(jiān)督，有利于貫徹執(zhí)行國家規(guī)定的貨幣資金管理制度。
1、現(xiàn)金日記賬
現(xiàn)金日記賬是用來核算和監(jiān)督庫存現(xiàn)金每日的收入、支出和結(jié)存狀況的賬簿。它由出納人員根據(jù)現(xiàn)金收款憑證、現(xiàn)金付款憑證和銀行存款付款憑證，按經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生時間的先后順序，逐日逐筆進行登記。
現(xiàn)金日記賬的結(jié)構(gòu)一般采用“收入”、“支出”、“結(jié)余”三欄式。現(xiàn)金日記賬中的“年、月、日”、“憑證字號”、“摘要”和“對方科目”等欄，根據(jù)有關(guān)記賬憑證登記;“收入”欄根據(jù)現(xiàn)金收款憑證和引起現(xiàn)金增加的銀行存款付款憑證登記(從銀行提取現(xiàn)金，只編制銀行存款付款憑證);“支出”欄根據(jù)現(xiàn)金付款憑證登記。每日終了應(yīng)計算全日的現(xiàn)金收入、支出合計數(shù)，并逐日結(jié)出現(xiàn)金余額，與庫存現(xiàn)金實存數(shù)核對，以檢查每日現(xiàn)金收付是否有誤。每月期末，應(yīng)結(jié)出當(dāng)期“收入”欄和“支出”欄的發(fā)生額和期末余額，并與“現(xiàn)金”總分類賬戶核對一致，做到日清月結(jié)，賬實相符。如賬實不符，應(yīng)查明原因。2、銀行存款日記賬
銀行存款日記賬用來核算和監(jiān)督銀行存款每日的收入、支出和結(jié)存情況的賬簿。它是由出納人員根據(jù)銀行存款收款憑證、銀行存款付款憑證和現(xiàn)金付款憑證按經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生時間的先后順序，逐日逐筆進行登記的序時賬簿。銀行存款日記賬應(yīng)按企業(yè)在銀行開立的賬戶和幣種分別設(shè)置，每個銀行存款賬戶設(shè)置一本銀行存款日記賬。
銀行存款日記賬的結(jié)構(gòu)一般也采用“收入”、“支出”和“結(jié)余”三欄式，由出納人員根據(jù)銀行存款的收、付款憑證，逐日逐筆按順序登記。對于將現(xiàn)金存入銀行的業(yè)務(wù)，因習(xí)慣上只填制現(xiàn)金付款憑證，不填制銀行存款收款憑證，所以此時的銀行存款收入數(shù)，應(yīng)根據(jù)相關(guān)的現(xiàn)金付款憑證登記。另外，因在辦理銀行存款收付業(yè)務(wù)時，均根據(jù)銀行結(jié)算憑證辦理，為便于和銀行對賬，銀行存款日記賬還設(shè)有“結(jié)算憑證種類和號數(shù)”欄，單獨列出每項存款收付所依據(jù)的結(jié)算憑證種類和號數(shù)。銀行存款日記賬和現(xiàn)金日記賬一樣，每日終了時要結(jié)出余額，做到日清，以便檢查監(jiān)督各項收支款項，避免出現(xiàn)透支現(xiàn)象，同時也便于同銀行對賬單進行核對。銀行存款日記賬的格式同現(xiàn)金日記賬的格式相似。
現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬都必須使用訂本賬。
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五、分類賬的設(shè)置和登記
分類賬有總分類賬和明細(xì)分類賬兩類。
(一)總分類賬
總分類賬也稱總賬，是按總分類賬戶進行分類登記，全面、總括地反映和記錄經(jīng)濟活動情況，并為編制會計報表提供資料的賬簿。由于總分類賬能全面地、總括地反映和記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)引起的資金運動和財務(wù)收支情況，并為編制會計報表提供數(shù)據(jù)。因此，任何單位都必須設(shè)置總分類賬。
總分類賬一般采用訂本式賬，按照會計科目的編碼順序分別開設(shè)賬戶，并為每個賬戶預(yù)留若干賬頁。由于總分類賬只進行貨幣度量的核算，因此最常用的格式是三欄式，在賬頁中設(shè)置借方、貸方和余額三個基本金額欄。總分類賬中的對應(yīng)科目欄，可以設(shè)置也可以不設(shè)置。“借或貸”欄是指賬戶的余額在借方還是在貸方。
總分類賬的登記，可以根據(jù)記賬憑證逐筆登記，也可以通過一定的方式分次或按月一次匯總成匯總記賬憑證或科目匯總表，然后據(jù)以登記，還可以根據(jù)多欄式現(xiàn)金、銀行存款日記賬在月末時匯總登記。總分類賬登記的依據(jù)和方法，取決于企業(yè)采用的賬務(wù)處理程序。
(二)明細(xì)分類賬
明細(xì)分類賬是根據(jù)明細(xì)賬戶開設(shè)賬頁，分類、連續(xù)地登記經(jīng)濟業(yè)務(wù)以提供明細(xì)核算資料的賬簿。根據(jù)實際需要，各種明細(xì)賬分別按二級科目或明細(xì)科目開設(shè)賬戶，并為每個賬戶預(yù)留若干賬頁，用來分類、連續(xù)記錄有關(guān)資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、收入、費用、利潤等詳細(xì)資料。設(shè)置和運用明細(xì)分類賬，有利于加強資金的管理和使用，并可為編制會計報表提供必要的資料，因此，各單位在設(shè)置總分類賬的基礎(chǔ)上，還要根據(jù)經(jīng)營管理的需要，按照總賬科目設(shè)置若干必要的明細(xì)賬，以形成既能提供經(jīng)濟活動總括情況，又能提供具體詳細(xì)情況的賬簿體系。
明細(xì)賬的格式，應(yīng)根據(jù)它所反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的特點，以及財產(chǎn)物資管理的不同要求來設(shè)計，一般有三欄式明細(xì)賬、數(shù)量金額式明細(xì)賬、多欄式明細(xì)賬和橫線登記式明細(xì)分類賬四種。
1、三欄式明細(xì)分類賬
三欄式明細(xì)分類賬賬頁的格式同總分類賬的格式基本相同，它只設(shè)借方、貸方和金額三個金額欄，不設(shè)數(shù)量欄。所不同的是，總分類賬簿為訂本賬，而三欄式明細(xì)分類賬簿多為活頁賬。這種賬頁適用于采用金額核算的應(yīng)收賬款、應(yīng)付款款等賬戶的明細(xì)核算。
2、數(shù)量金額式明細(xì)賬
數(shù)量金額式明細(xì)賬賬頁格式在收入、發(fā)出、結(jié)存三欄內(nèi)，再分別設(shè)置“數(shù)量”、“單價”和“金額”等欄目，以分別登記實物的數(shù)量和金額。其格式如表5-4。
數(shù)量金額式明細(xì)賬適用于既要進行金額明細(xì)核算，又要進行數(shù)量明細(xì)核算的財產(chǎn)物資項目。如“原材料”、“庫存商品”等賬戶的明細(xì)核算。它能提供各種財產(chǎn)物資收入、發(fā)出、結(jié)存等的數(shù)量和金額資料，便于開展業(yè)務(wù)和加強管理的需要。
3、多欄式明細(xì)分類賬
多欄式明細(xì)分類賬是根據(jù)經(jīng)濟業(yè)務(wù)的特點和經(jīng)營管理的需要，在一張賬頁的借方欄或貸方欄設(shè)置若干專欄，集中反映有關(guān)明細(xì)項目的核算資料。它主要適用于只記金額、不記數(shù)量，而且在管理上需要了解其構(gòu)成內(nèi)容的費用、成本、收入、利潤賬戶，如“生產(chǎn)成本”、“制造費用”、“管理費用”、“主營業(yè)務(wù)收入”等賬戶的明細(xì)分類賬。“本年利潤”、“利潤分配”和“應(yīng)交稅金——應(yīng)交增值稅”等科目所屬明細(xì)科目則需采用借、貸方均為多欄式的明細(xì)賬;
多欄式明細(xì)賬的格式視管理需要而呈多種多樣。它在一張賬頁上，按明細(xì)科目分設(shè)若干專欄，集中反映有關(guān)明細(xì)項目的核算資料。如“制造費用明細(xì)賬”，它在借方欄下，可分設(shè)若干專欄，如：工資和福利費、折舊費、修理費、辦公費。
企業(yè)發(fā)生的制造費用，借記本科目;分配計入有關(guān)成本核算對象時，貸記本科目。除季節(jié)性生產(chǎn)企業(yè)外，本科目月末應(yīng)無余額。這類賬頁，多用于關(guān)于費用、成本、收入、成果類科目的明細(xì)核算。
多欄式明細(xì)分類賬是由會計人員根據(jù)審核無誤的記賬憑證或原始憑證，按照經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的時間先后順序逐日逐筆進行登記的，對于成本費用類賬戶，只在借方設(shè)專欄，平時在借方登記費用，成本發(fā)生額，貸方登記月末將借方發(fā)生額一次轉(zhuǎn)出的數(shù)額。平時如發(fā)生貸方發(fā)生額，應(yīng)用“紅字”在借方有關(guān)欄內(nèi)登記，表示應(yīng)從借方發(fā)生額中沖減。同樣，對于收入、成果類賬戶，只在貸方設(shè)專欄，平時在貸方登記收入的發(fā)生額，借方登記月末將貸方發(fā)生額一次轉(zhuǎn)讓“本年利潤”的數(shù)額，若平時發(fā)生退貨，應(yīng)用“紅字”在貸方有關(guān)欄內(nèi)登記。
4、平行式明細(xì)分類賬
平行式明細(xì)分類賬也稱橫線登記式明細(xì)分類賬。它的賬頁結(jié)構(gòu)特點是，將前后密切相關(guān)的經(jīng)濟業(yè)務(wù)在同一橫行內(nèi)進行詳細(xì)登記，以檢查每筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)完成及變動情況。該種賬頁一般用于“物資采購”、“一次性備用金業(yè)務(wù)”等明細(xì)分類賬。
平行式明細(xì)分類賬的借方一般在購料付款或借出備用金時按會計憑證的編號順序逐日逐筆登記，其貸方則不要求按會計憑證編號逐日逐筆登記，而是在材料驗收入庫或者備用金使用后報銷和收回時，在與借方記錄的同一行內(nèi)進行登記。同一行內(nèi)借方、貸方均有記錄時，表示該項經(jīng)濟業(yè)務(wù)已處理完畢，若一行內(nèi)只有借方記錄而無貸方記錄的，表示該項經(jīng)濟業(yè)務(wù)尚未結(jié)束。
各種明細(xì)賬的登記方法，應(yīng)根據(jù)本單位業(yè)務(wù)量的大小和經(jīng)營管理上的需要，以及所記錄的經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容而定，可以根據(jù)原始憑證、匯總原始憑證或記賬憑證逐筆登記，也可以根據(jù)這些憑證逐日或定期匯總登記。
