第二節 原始憑證

　　一、原始憑證的種類

　　通常按其來源、格式等加以分類。

　　(一)按取得的來源不同分類

　　原始憑證按其來源不同，可以分為：外來原始憑證和自制原始憑證兩種。

　　1.自制原始憑證

　　自制原始憑證指由本單位內部經辦業務的部門和人員，在執行或完成某項經濟業務時自行填制的、僅供本單位內部使用的原始憑證，如收料單、領料單、限額領料單、產品入庫單、產品出庫單、借款單、工資發放明細表、折舊計算表等。

　　注意：凡是不能用來證明經濟業務實際上發生或完成的文件和單據，例如購貨合同、材料請購單，都不屬于原始憑證。

　　2.外來原始憑證

　　外來原始憑證指在經濟業務發生或完成時，從其他單位或個人直接取得的原始憑證。例如，購買材料時取得的增值稅專用發票、銀行轉來的各種結算憑證、普通發票、對外支付款項時所取得的收據、職工出差取得的飛機票、火車票、輪船票，都是外來原始憑證。

　　(二)按格式分類

　　原始憑證按其格式不同，可以分為：通用憑證和專用憑證兩種。

　　1.通用憑證

　　通用憑證是指由有關部門統一印制、在一定范圍內使用的具有統一格式和使用方法的原始憑證。通用憑證的使用范圍，因制作部門不同而異。可以是某一地區、某一行業，也可以是全國通用。如某省(市)印制的發貨票、收據等，在該省(市)通用;由人民銀行制作的銀行結算憑證，在全國通用等。

　　2.專用憑證

　　專用憑證是指由單位自行印制、僅在本單位內部使用的原始憑證。如領料單、差旅費報銷單、折舊計算表、工資費用分配表等。

　　二、原始憑證的基本內容

　　各種原始憑證都應具有一些共同的基本內容。

　　原始憑證所包括的基本內容通常稱為憑證要素，一般應具備以下基本內容：

　　1.原始憑證的名稱;

　　2.填制原始憑證的日期

　　3.憑證的編號;

　　4.接受原始憑證單位名稱(抬頭);

　　5.經濟業務內容(含數量、單價及金額等);

　　6.填制單位簽章;

　　7.有關人員(部門負責人、經辦人員)的簽章;

　　8.填制憑證單位名稱或者填制人姓名

　　9.憑證附件。

　　三、原始憑證的填制要求

　　(一)填制原始憑證的基本要求

　　概括起來，填制原始憑證有以下七項基本要求：

　　1.記錄要真實

　　記錄真實，就是要實事求是地填寫經濟業務，原始憑證填制日期、業務內容、數量、金額等必須與實際情況相一致，不得歪曲經濟業務真相、弄虛作假。對于實物數量、質量和金額的計算，要準確無誤，不得匡算或估計，確保憑證所記錄的內容真實可靠。

　　2.內容要完整

　　原始憑證上各項內容要逐項填制齊全，不得遺漏和簡略。需要注意的是，年、月、日要按照原始憑證的實際日期填寫;名稱要齊全，不能簡化;品名或用途要填寫明確，不能含糊不清;有關人員的簽章必須齊全。

　　另外，對于需要填寫一式數聯的原始憑證，必須用復寫紙套寫，各聯的內容必須完全相同，聯次不得缺少。

　　3.手續要完備

　　單位自制的原始憑證必須附有經辦單位領導人或其他指定的人員簽名蓋章;對外開出的原始憑證必須加蓋本單位公章;從外部取得的原始憑證，必須蓋有填制單位的公章;從個人取得的原始憑證，必須有填制人員的簽名蓋章。

　　提示：這里所說的“公章”，是指具有法律效力和特定用途，能夠證明單位身份和性質的印鑒，包括業務公章、財務專用章、發票專用章、結算專用章等。

　　4.書寫要清楚、規范

　　原始憑證要按規定填寫，文字要簡要，字跡要清楚，易于辨認，不得使用未經國務院公布的簡化漢字。大小寫金額必須相符且填寫規范。小寫金額用阿拉伯數字逐個填寫，不得寫連筆字，在金額前應填寫人民幣符號“￥”。人民幣符號“￥”與阿拉伯數字之間不得留有空白。金額數字一律填寫到角分，無角分的，寫“00”或符號“-”。有角無分的，分位寫“0”，不得用符號“—”。大寫金額用漢字壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟、萬、億、元、角、分、零、整等，一律用正楷或行書字書寫，大寫金額前未印有“人民幣”字樣的，應加寫“人民幣”三個字。“人民幣”字樣和大寫金額之間不得留有空白。大寫金額到元或角為止的，后面要寫“整”或“正”字，有“分”的，“分”后面不寫“整”或“正”字。如小寫金額￥1006.00，大寫金額應寫成“壹仟零陸元整”。

　　5.編號要連續

　　各種原始憑證要連續編號，以便查考。如果憑證已預先印定編號，如發票、收據、支票，都有連續編號，應按編號連續使用，在寫壞作廢時，應加蓋“作廢”戳記，與存根一起妥善保管，不得撕毀。

　　6.不得涂改、刮擦、挖補

　　原始憑證有錯誤的，應當由出具單位重開或更正，更正處應當加蓋出具單位印章。原始憑證金額有錯誤的，應當由出具單位重開，不得在原始憑證上更正。

　　7.填制要及時

　　各種原始憑證一定要及時填寫，并按規定的程序及時送交會計機構、會計人員進行審核。

　　(二)自制原始憑證的填制要求

　　按其填制手續及內容不同，原始憑證可以分為：一次憑證、累計憑證和匯總憑證。

　　1.一次憑證的填制

　　一次憑證是指一次填制完成，只記錄一筆經濟業務的原始憑證，所有的外來原始憑證和大部分自制原始憑證都屬于一次憑證。如購貨發票、銷貨發票、收據、領料單、借款單、收料單、銀行結算憑證等都是一次憑證。一次憑證是一次有效的憑證。

　　2.累計憑證的填制

　　累計憑證是指在一定時期內多次記錄發生的同類型經濟業務的原始憑證。其特點是，在一張憑證內可以連續登記相同性質的經濟業務，隨時結出累計數及結余數，并按照費用限額進行費用控制，期末按實際發生額記賬。累計憑證是多次有效的原始憑證，這類憑證的填制手續是多次進行才能完成的。它一般為自制原始憑證，最具有代表性的累計憑證是限額領料單。

　　3.匯總憑證的填制

　　匯總憑證也稱原始憑證匯總表，是指對一定時期內反映經濟業務內容相同的若干張原始憑證，按照一定標準綜合填制的原始憑證。常見的匯總憑證如發出材料匯總表、收料匯總表、銷售日報表、工資結算匯總表、差旅費報銷單等。