第四節(jié) 會計憑證的傳遞和保管
一、會計憑證的傳遞
會計憑證的傳遞是指從會計憑證的取得或填制時起至歸檔保管過程中，在單位內部有關部門和人員之間的傳送程序。正確地組織會計憑證的傳遞，對于及時地反映和監(jiān)督經濟業(yè)務的發(fā)生和完成情況，合理地組織經濟活動，加強經濟管理責任制，具有重要意義。因為正確地組織憑證的傳遞，能及時地、真實地反映和監(jiān)督經濟業(yè)務的發(fā)生和完成情況，把有關部門和人員組織起來，分工協(xié)作，使正確的經濟活動得以順利地實現(xiàn)，考核經辦業(yè)務的有關部門和人員是否按照規(guī)定的憑證傳遞手續(xù)辦事，從而加強經營管理上的責任制，提高經營管理水平，提高經濟活動的效率。企業(yè)應根據(jù)經濟業(yè)務的特點、內部管理的要求、組織結構設置和人員分工情況，確定會計憑證的傳遞程序。會計憑證的傳遞要能夠滿足內部控制制度的要求，使傳遞程序合理有效，同時盡量節(jié)約傳遞時間，減少傳遞的工作量。
科學的傳遞程序應該使會計憑證沿著最迅速、最合理的流向運行。因此在指定會計憑證傳遞程序時，應當注意考慮下列三個問題。
1.制定科學合理的傳遞程序。
要根據(jù)經濟業(yè)務的特點、企業(yè)內部機構的設置和人員分工的情況，以及經營管理上的需要，恰當?shù)匾?guī)定各種會計憑證所流經的必要環(huán)節(jié)，做到既能使各有關部門和人員能利用憑證了解經濟業(yè)務情況，并按照規(guī)定手續(xù)進行處理和審核，又要避免憑證傳遞通過不必要的環(huán)節(jié)，影響傳遞速度。
2.確定合理的停留處理時間。
要根據(jù)有關部門和人員對經濟業(yè)務辦理必要手續(xù)的需要，確定憑證在各個環(huán)節(jié)停留的時間，保證業(yè)務手續(xù)的完成，但又要防止不必要的耽擱，從而使會計憑證以最快的速度傳遞，以充分發(fā)揮及時傳遞經濟信息的作用。
3.建立憑證交接的簽收制度。
為了確保會計憑證的安全和完整，在各個環(huán)節(jié)中都應指定專人辦理交接手續(xù)，做到責任明確，手續(xù)完整、嚴密、簡便易行。
二、會計憑證的保管
會計憑證的保管是指會計憑證記賬后的整理、裝訂、歸檔和存查工作。會計憑證的保管主要有下列要求：
1.會計憑證應定期裝訂成冊，防止散失。
從外單位取得的原始憑證遺失時，應取得原簽發(fā)單位蓋有公章的證明，并注明原始憑證的號碼、金額、內容等，由經辦單位會計機構負責人、會計主管人員和單位負責人批準后，才能代作原始憑證。若確實無法取得證明的，如車票丟失，則應由當事人寫明詳細情況，由經辦單位會計機構負責人、會計主管人員和單位負責人批準后，代作原始憑證。
2.會計憑證封面應注明單位名稱、憑證種類、憑證張數(shù)、起止號數(shù)、年度、月份、會計主管人員、裝訂人員等有關事項，會計主管人員和保管人員應在封面上簽章。
3.會計憑證應加貼封條，防止抽換憑證。
原始憑證不得外借，其他單位如有特殊原因確實需要使用時，經本單位會計機構負責人、會計主管人員批準，可以復制。向外單位提供的原始憑證復制件，應在專設的登記簿上登記，并由提供人員和收取人員共同簽名、蓋章。
4.原始憑證較多時可單獨裝訂，但應在憑證封面注明所屬記賬憑證的日期、編號和種類，同時在所屬的記賬憑證上應注明“附件另訂”及原始憑證的名稱和編號，以便查閱。
5.嚴格遵守會計憑證的保管期限要求，期滿前不得任意銷毀。
