第二節 會計核算軟件的基本要求
一、會計核算軟件的基本要求
根據《中華人民共和國會計法》和國家統一的會計制度規定，會計核算軟件設計、應用、維護應當符合以下基本要求：
1.會計核算軟件設計應當符合我國法律、法規、規章的有關規定，保證會計數據合法、真實、準確、完整，有利于提高會計核算工作的效率。
2.會計核算軟件應當按照國家統一的會計制度規定劃分會計期間，分期結算賬目和編制會計報表。
3.會計核算軟件中的文字輸入、屏幕提示和打印輸出必須采用中文，可以同時提供少數民族文字或者外國文字對照。
4.會計核算軟件必須提供人員崗位及操作權限設置的功能。
5.會計核算軟件應當符合GB/T 19581-《信息技術會計核算軟件數據接口》國家標準的要求。
6.會計核算軟件在設計性能允許的使用范圍內，不得出現由于自身原因造成死機或者非正常退出等情況。
7.會計核算軟件應當具有在機內會計數據被破壞的情況下，利用現有數據恢復到最近狀態的功能。
8.單位修改、升級正在使用的會計核算軟件，或者需要改變會計核算軟件的運行環境時，應當建立相應的審批手續。
9.會計核算軟件開發銷售單位必須為使用單位提供會計核算軟件操作人員培訓、會計核算軟件維護、版本更新等方面的服務。
此外，我們將分別就會計核算軟件中，對會計數據的輸入、處理和輸出功能，以及其他方面的相關內容提出具體的要求。
二、會計數據輸入功能的基本要求
數據輸入的正確與否，決定著會計核算軟件處理結果的準確性。在所有計算機會計數據的輸入環節中，我們經常用“垃圾進，垃圾出”來說明數據輸入對會計核算軟件的應用所具有的舉足輕重的作用。
（一）會計核算軟件的數據輸入形式
會計核算軟件的會計數據輸入可以采用鍵盤手工輸入、軟盤導入或網絡傳輸等幾種形式。此外，會計軟件某個功能模塊中所需的數據，可以根據需要從另一功能模塊中取得，也可以根據其他功能模塊中的數據生成。
（二）對初始數據輸入的基本要求
在會計賬套正式啟用之前，會計核算軟件必須進行初始化設置。會計核算軟件必須具備以下初始功能：
1.輸入會計核算所必需的期初數據及有關資料，包括總分類會計科目和明細分類會計科目名稱、編號、年初數、累計發生額及有關數量指標等。
2.輸入需要在本期進行對賬的未達賬項。
3.選擇會計核算方法，包括記賬方法、固定資產折舊方法、存貨計價方法、成本核算方法等。會計核算軟件對會計核算方法的更改過程，在計算機內應當有相應的記錄。
4.定義自動轉賬憑證，包括會計制度允許的自動沖回憑證等。
5.明確操作人員的崗位分工情況，包括操作人員姓名、操作權限、操作密碼等。
6.必須提供必要的方法對輸入的初始數據進行正確性校驗。
7.會計核算軟件中采用的總分類會計科目名稱、編碼方法，必須符合國家統一會計制度的規定。
（三）對記賬憑證輸入的基本要求
1.會計核算軟件必須提供輸入記賬憑證的功能，輸入內容包括：填制憑證日期、憑證編號、業務摘要、會計科目名稱或編號、金額、附件張數等。
2.記賬憑證的編號可以由手工輸入，也可以由會計核算軟件自動產生。會計核算軟件應當對記賬憑證編號的連續性進行控制。
（四）對記賬憑證的控制功能要求
會計核算軟件應當提供以下控制功能，確保記賬憑證的編制和處理符合國家統一會計制度的規定：
1.正在輸入的記賬憑證編號是否與輸入的機內記賬憑證編號重復，如重復，予以提示并拒絕保存。
2.以編號形式輸入會計科目的，自動顯示該編號所對應的會計科目名稱。
3.正在輸入的記賬憑證中的會計科目，當借貸雙方金額不平衡，或沒有輸入金額時，應提示并拒絕保存。
4.正在輸入的記賬憑證有借方會計科目而無貸方會計科目或者有貸方會計科目而無借方會計科目的，應提示并拒絕執行。
5.正在輸入的收款憑證的借方科目不是“現金”或“銀行存款”科目、付款憑證的貸方科目不是“現金”或“銀行存款”科目時，應提示并拒絕執行。
6.會計核算軟件應提供對已經輸入但未登記會計賬簿的機內記賬憑證（不包括會計核算軟件自動產生的機內記賬憑證）進行修改的功能，在修改過程中，應同樣給出與輸入記賬憑證時規定的各項提示。
7.對已經輸入但未登記會計賬簿的機內記賬憑證，應提供修改和審核的功能，審核通過后，不能再對機內憑證進行修改。
8.對同一張記賬憑證，應分別對審核功能和輸入修改功能的使用權限進行控制。
9.發現已經輸入并審核通過或者登賬的記賬憑證有錯誤的，應當采用紅字憑證沖銷法或者補充登記憑證法進行更正，紅字可用負號“-”表示。
10.采用直接輸入原始憑證由會計核算軟件自動生成記賬憑證的，在生成正式的機內記賬憑證前，應當進行審核確認。
三、會計數據處理功能的基本要求
會計法律法規對會計核算軟件進行數據處理的規定主要體現在記賬、結賬和報表生成等三個方面，我們將分別對這三部分功能提出具體要求。
1.會計核算軟件應當提供根據審核通過的機內記賬憑證及所附原始憑證登記賬簿的功能。
2.應當提供自動進行銀行對賬的功能，根據機內銀行存款日記賬與輸入的銀行對賬單及適當的手工輔助操作，自動生成銀行存款余額調節表。
3.會計核算軟件應當提供機內會計數據按照規定的會計期間進行結賬的功能。
4.結賬前，會計核算軟件應當自動檢查本期輸入的會計憑證是否全部登記入賬，尤其要檢查由計算機自動生成的機制轉賬憑證（如折舊計提憑證等）是否已生成和入賬，全部登記入賬后才能結賬。
5.結賬后，不能再輸入上一會計期間的會計憑證。
6.會計核算軟件應提供符合國家統一會計制度的自動編制會計報表的功能。對于根據機內會計賬簿生成的會計報表數據，會計軟件不能提供直接修改功能。
7.應當具有確保會計數據安全保密，防止對數據和軟件進行非法修改和刪除的功能。
四、會計數據輸出功能的基本要求
1.應當具有對機內會計數據進行查詢的功能。
2.應當按照國家統一的會計制度規定的內容和格式打印輸出機內會計數據。
3.在機內總分類賬和明細分類賬的直接登賬依據完全相同的情況下，總分類賬可以用總分類賬戶本期發生額的余額對照表替代。
4.在保證會計賬簿清晰的條件下，計算機打印輸出的會計賬簿中的表格線條可以適當減少。
5.對于業務量較少的賬戶，可以提供會計賬簿的滿頁打印輸出功能。
