第八章 賬務(wù)處理模塊基本操作
【本章考情分析】
本章主要涉及實務(wù)操作題。
本章屬于重要章節(jié)。
【說明】
安徽省實務(wù)操作部分選擇的是用友題庫。
實務(wù)操作部分參考教學(xué)軟件為用友暢捷通T3軟件。
要求通過上機(jī)練習(xí)，掌握每個例題的操作步驟。
第一節(jié) 系統(tǒng)初始化
一、系統(tǒng)管理
系統(tǒng)管理是會計信息系統(tǒng)運行的基礎(chǔ)，它為其他子系統(tǒng)提供了公共的賬套、年度賬及其它相關(guān)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，各子系統(tǒng)的操作員也需要在系統(tǒng)管理中統(tǒng)一設(shè)置并分配功能權(quán)限。具體包括以下幾個方面：賬套管理、年度賬管理、系統(tǒng)操作員及操作權(quán)限的集中管理等。
1. 啟動與注冊系統(tǒng)管理
□內(nèi)容講解：
系統(tǒng)只允許以兩種身份注冊進(jìn)入系統(tǒng)管理。一是以系統(tǒng)管理員（admin）的身份，二是以賬套主管的身份。
?。?）以系統(tǒng)管理員的身份注冊系統(tǒng)管理
系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)整個應(yīng)用系統(tǒng)的總體控制和維護(hù)工作，可以管理該系統(tǒng)中所有的賬套。以系統(tǒng)管理員身份注冊進(jìn)入，可以進(jìn)行賬套的建立、引入和輸出，設(shè)置操作員和權(quán)限，監(jiān)控系統(tǒng)運行過程，清除異常任務(wù)等。
?。?）以賬套主管的身份注冊系統(tǒng)管理
賬套主管負(fù)責(zé)所選賬套的維護(hù)工作。主要包括對所管理的賬套進(jìn)行修改、對年度賬的管理（包括創(chuàng)建、清空、引入、輸出以及各子系統(tǒng)的年末結(jié)轉(zhuǎn)），以及該賬套操作員權(quán)限的設(shè)置。
●例8-1
以系統(tǒng)管理員（admin）的身份啟動并注冊系統(tǒng)管理。
▼操作演示
參見“操作演示8-1.htm”。
2.建立企業(yè)核算賬套
□內(nèi)容講解：
建立賬套是企業(yè)應(yīng)用會計信息系統(tǒng)的首要環(huán)節(jié)，其中涉及很多與日后核算相關(guān)的內(nèi)容。為了方便操作，會計信息系統(tǒng)中大都設(shè)置了建賬向?qū)?，用來引?dǎo)用戶的建賬過程。建立企業(yè)賬套時，需要向系統(tǒng)提供以下表征企業(yè)特征的信息，歸類如下：
?。?）賬套基本信息：包括賬套號、賬套名稱、賬套啟用日期及賬套路徑。
由于在一個會計信息系統(tǒng)中，可以建立多個企業(yè)賬套，因此必須設(shè)置賬套號作為區(qū)分不同賬套數(shù)據(jù)的唯一標(biāo)識。
賬套名稱一般用來描述賬套的基本特性，可以輸入核算單位簡稱或用該賬套的用途命名。賬套號與賬套名稱是一一對應(yīng)的關(guān)系，共同來代表特定的核算賬套。
賬套路徑用來指明賬套在計算機(jī)系統(tǒng)中的存放位置，為方便用戶，應(yīng)用系統(tǒng)中一般預(yù)設(shè)一個存儲位置，稱其為默認(rèn)路徑，但允許用戶更改。
賬套啟用日期用于規(guī)定該企業(yè)用計算機(jī)進(jìn)行業(yè)務(wù)處理的起點，一般要指定年、月。啟用日期在第一次初始設(shè)置時設(shè)定，一旦啟用不可更改。在確定賬套啟用日期的同時，一般還要設(shè)置企業(yè)的會計期間，即確認(rèn)會計月份的起始日期和結(jié)賬日期。
（2）核算單位基本信息：包括企業(yè)名稱、簡稱、地址、郵政編碼、法人、通訊方式等。
?。?）賬套核算信息：包括記賬本位幣、行業(yè)性質(zhì)、企業(yè)類型、賬套主管、編碼規(guī)則、數(shù)據(jù)精度等。
行業(yè)性質(zhì)表明企業(yè)所執(zhí)行的會計制度。行業(yè)性質(zhì)的選擇將決定企業(yè)用到的一級會計科目。企業(yè)從方便使用出發(fā)，系統(tǒng)一般內(nèi)置不同行業(yè)的一級科目和部分常用二級科目供用戶選擇使用，在此基礎(chǔ)上，用戶可以根據(jù)本單位的實際需要增設(shè)或修改必要的明細(xì)核算科目。
編碼方案，又叫編碼規(guī)則，是對企業(yè)關(guān)鍵核算對象進(jìn)行分類級次及各級編碼長度的指定，以便于用戶進(jìn)行分級核算、統(tǒng)計和管理。編碼方案設(shè)置包括級次和級長的設(shè)定。級次是指編碼共分幾級，級長是指每級編碼的位數(shù)。
科目編碼級次：4222
4級，1級：4位（財政部）2~4級：2位（企業(yè)自定）
應(yīng)交稅費-應(yīng)交增值稅-進(jìn)項稅額
2221 01 01 22210101
應(yīng)交稅費-應(yīng)交增值稅-銷項稅額
2221 01 02 22210102
應(yīng)交稅費-應(yīng)交營業(yè)稅
2221 02 222102
●例8-2
建立賬套。
?。?）賬套信息
賬套號：800；賬套名稱：陽光有限責(zé)任公司；采用默認(rèn)賬套路徑；啟用會計期：2011年1月；會計期間設(shè)置：1月1日至12月31日。
?。?）單位信息
單位名稱：陽光有限責(zé)任公司；單位簡稱：陽光公司。
（3） 核算類型
該企業(yè)的記賬本位幣為人民幣（RMB）；企業(yè)類型為工業(yè)；行業(yè)性質(zhì)為2007年新會計準(zhǔn)則；賬套主管為demo；按行業(yè)性質(zhì)預(yù)置科目。
（4）基礎(chǔ)信息
該企業(yè)有外幣核算，進(jìn)行經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)處理時，不需要對存貨、客戶、供應(yīng)商進(jìn)行分類。
?。?）分類編碼方案
科目編碼級次：4222
其他：默認(rèn)
?。?） 數(shù)據(jù)精度
該企業(yè)對存貨數(shù)量、單價小數(shù)位定為2。
?。?）系統(tǒng)啟用
“總賬”模塊的啟用日期為“2011年1月1日”。
▼操作演示
參見“操作演示8-2.htm”。
3.增加操作員
□內(nèi)容講解：
操作員是指有權(quán)登錄系統(tǒng)并對系統(tǒng)進(jìn)行操作的人員。每次注冊或登錄系統(tǒng)，都要進(jìn)行操作員身份的合法性檢查。操作員及權(quán)限管理提供了按照預(yù)先設(shè)定的崗位分工進(jìn)行授權(quán)、分權(quán)功能，只有進(jìn)行嚴(yán)格的操作分工和權(quán)限控制，才可能一方面避免與業(yè)務(wù)無關(guān)人員對系統(tǒng)的操作，另一方面對系統(tǒng)所含的各個子產(chǎn)品的操作進(jìn)行協(xié)調(diào)，以保證系統(tǒng)的安全與保密。
●例8-3
增加如下操作員。
| 編 號 |
姓 名 |
口 令 |
所 屬 部 門 |
|
201 |
陳力 |
1 |
財務(wù)部 |
|
202 |
馬方 |
2 |
財務(wù)部 |
▼操作演示
參見“操作演示8-3.htm”。
◆注意事項
· 只有系統(tǒng)管理員才有權(quán)限設(shè)置操作員。
·操作員編號在系統(tǒng)中必須唯一，即使是不同的賬套，操作員編號也不能重復(fù)。
· 所設(shè)置的操作員用戶一旦被引用，便不能被修改和刪除。
4.分配權(quán)限
□內(nèi)容講解：
系統(tǒng)管理員和賬套主管，兩者都有權(quán)設(shè)置操作員的權(quán)限。所不同的是，系統(tǒng)管理員可以指定或取消某一操作員為一個賬套的主管，也可以對系統(tǒng)內(nèi)所有賬套的操作員進(jìn)行授權(quán)；而賬套主管的權(quán)限局限于他所管轄的賬套，在該賬套內(nèi)，賬套主管默認(rèn)擁有全部操作權(quán)限，可以針對本賬套的操作員進(jìn)行權(quán)限設(shè)置。
●例8-4
（1）陳力____賬套主管
具有系統(tǒng)所有模塊的全部權(quán)限。
?。?）馬方____會計
具有“總賬”、“財務(wù)報表”的全部權(quán)限。
▼操作演示
參見“操作演示8-4.htm”。
◆注意事項
一個賬套可以設(shè)定多個賬套主管。
賬套主管自動擁有該賬套的所有權(quán)限。
二、基礎(chǔ)設(shè)置
基礎(chǔ)檔案是指系統(tǒng)運行必須的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。基礎(chǔ)檔案的設(shè)置包括部門檔案、職員檔案、客戶檔案、供應(yīng)商檔案、外幣及匯率、會計科目、憑證類別、期初余額等。
1.啟動并注冊企業(yè)門戶
●例8-5
以賬套主管的身份注冊信息門戶。
用戶名“101”；密碼為空；賬套“900電算化考試練習(xí)賬套”；會計年度“2011”；日期“2011-01-01”。
▼操作演示
參見“操作演示8-5.htm”。
2.設(shè)置部門檔案
□內(nèi)容講解：
部門是指與企業(yè)財務(wù)核算或業(yè)務(wù)管理相關(guān)的職能單位。設(shè)置部門檔案的目的在于按部門進(jìn)行數(shù)據(jù)匯總和分析。部門檔案需按照已定義好的部門編碼級次原則輸入部門相關(guān)信息。部門檔案中包含部門編碼、名稱、負(fù)責(zé)人、部門屬性等信息。
●例8-6
| 部門編碼 |
部門名稱 |
部門屬性 |
|
6 |
人事部 |
人事管理 |
▼操作演示
參見“操作演示8-6.htm”。
3.設(shè)置職員檔案
□內(nèi)容講解：
職員檔案主要用于記錄本單位職員個人的信息資料，設(shè)置職員檔案可以方便地進(jìn)行個人往來核算和管理等操作。職員檔案包括職員編號、名稱、所屬部門及職員屬性等。
●例8-7
| 職員編碼 |
職員名稱 |
所屬部門 |
|
102 |
辛紅 |
管理部 |
▼操作演示
參見“操作演示8-7.htm”。
4.設(shè)置客戶檔案
□內(nèi)容講解：
企業(yè)如果需要進(jìn)行往來管理，就必須建立客戶檔案。建立客戶檔案直接關(guān)系到企業(yè)對客戶數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、匯總和查詢等分類處理?？蛻魴n案中包含了客戶的基本信息、聯(lián)系信息信用信息和其他信息。如果用戶設(shè)置了客戶分類，客戶檔案必須在末級客戶分類中設(shè)置，如果未進(jìn)行客戶分類，客戶檔案則應(yīng)在客戶分類的“無分類”項下設(shè)置客戶檔案。
客戶檔案信息分為基本、聯(lián)系、信用、其他4個頁簽。
●例8-8
| 客戶編碼 |
客戶名稱 |
客戶簡稱 |
地址 |
|
003 |
紅星有限責(zé)任公司 |
紅星公司 |
北京市西城區(qū)幸福路1號 |
▼操作演示
參見“操作演示8-8.htm”。
5.設(shè)置供應(yīng)商檔案
□內(nèi)容講解：
企業(yè)如果需要進(jìn)行往來管理，那么必須將企業(yè)中供應(yīng)商的詳細(xì)信息錄入供應(yīng)商檔案中。建立供應(yīng)商檔案直接關(guān)系到對供應(yīng)商數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、匯總和查詢等分類處理。如果用戶設(shè)置了供應(yīng)商分類，供應(yīng)商檔案必須在末級供應(yīng)商分類中設(shè)置，如果未進(jìn)行供應(yīng)商分類，供應(yīng)商檔案則應(yīng)在供應(yīng)商分類的“無分類”項下設(shè)置供應(yīng)商檔案。
供應(yīng)商檔案信息分為基本、聯(lián)系、信用、其他4個頁簽。
●例8-9
| 供應(yīng)商編碼 |
供應(yīng)商名稱 |
供應(yīng)商簡稱 |
地址 |
|
003 |
大華股份有限公司 |
大華公司 |
上海市浦東區(qū)成平路2號 |
▼操作演示
參見“操作演示8-9.htm”。
6.設(shè)置外幣及匯率
□內(nèi)容講解：
如果企業(yè)業(yè)務(wù)結(jié)算涉及外幣，那么在“填制憑證”中所用的外幣及匯率應(yīng)先在此進(jìn)行定義，以便制單時調(diào)用，減少錄入?yún)R率的次數(shù)和差錯。
●例8-10
幣符：EUR；幣名：歐元；1月份記賬匯率為9.6。
▼操作演示
參見“操作演示8-10.htm”。
7.設(shè)置會計科目
□內(nèi)容講解：
會計科目設(shè)置的功能是將單位會計核算中使用的科目逐一地按要求描述給系統(tǒng)，并將科目設(shè)置的結(jié)果保存在科目文件中，實現(xiàn)對會計科目的管理。財會人員可以根據(jù)會計核算和管理的需要，設(shè)置適合自身業(yè)務(wù)特點的會計科目體系。
會計科目設(shè)置的內(nèi)容如下。
科目編碼。科目編碼應(yīng)是科目全編碼，即從一級科目至本級科目的各級科目編碼組合。其中，各級科目編碼必須唯一,且必須按其級次的先后次序建立，即先有上級科目，然后才能建立下級明細(xì)科目。科目編碼中的一級科目編碼必須符合現(xiàn)行的會計制度。通常，通用商品化會計核算系統(tǒng)在建立賬套時，會自動裝入規(guī)范的一級會計科目。
科目名稱?？颇棵Q是指本級科目名稱，通常分為科目中文名稱和科目英文名稱。在中文版中，必須錄入中文名稱；若是英文版，則必須錄入英文名稱。科目中文名稱和英文名稱不能同時為空。
科目類型：科目類型是指會計制度中規(guī)定的科目類型，分為：資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、成本、損益。
賬頁格式。定義該科目在賬簿打印時的默認(rèn)打印格式。通常系統(tǒng)會提供金額式、外幣金額式、數(shù)量金額式、數(shù)量外幣式四種賬頁格式供選擇。
助記碼。用于幫助記憶科目，提高錄入和查詢速度。通?？颇恐洿a不必唯一，可以重復(fù)。
科目性質(zhì)（余額方向）。增加記借方的科目，科目性質(zhì)為借方；增加記貸方的科目，科目性質(zhì)為貸方。一般情況下，只能在一級科目設(shè)置科目性質(zhì)，下級科目的科目性質(zhì)與其一級科目的相同。已有數(shù)據(jù)的科目不能再修改科目性質(zhì)。
輔助核算。也叫輔助賬類。用于說明本科目是否有其它核算要求，系統(tǒng)除完成一般的總賬、明細(xì)賬核算外，還提供部門核算、個人往來核算、客戶往來核算、供應(yīng)商往來核算、項目核算五種專項核算功能供選用。
銀行賬、日記賬核算。一般情況下，現(xiàn)金科目要設(shè)為日記賬；銀行存款科目要設(shè)為銀行賬和日記賬。
外幣核算。用于設(shè)定該科目是否有外幣核算，以及核算的外幣名稱。一個科目只能核算一種外幣，只有有外幣核算要求的科目才允許也必須設(shè)定外幣幣名，
數(shù)量核算。用于設(shè)定該科目是否有數(shù)量核算，以及數(shù)量計量單位。計量單位可以是任何漢字或字符，如：公斤、件 、噸等。
●例8-11
|
科目代碼 |
科 目 名 稱 |
輔 助 核 算 |
|
100203 |
中行存款 |
銀行賬、日記賬、外幣美元核算 |
▼操作演示
參見“操作演示8-11.htm”。
8.設(shè)置憑證類別
□內(nèi)容講解：
許多企業(yè)為了便于管理或登賬方便，一般對記賬憑證進(jìn)行分類編制，但各企業(yè)的分類方法不盡相同，可以按照本單位的需要對憑證進(jìn)行分類。
通常，系統(tǒng)提供五種常用分類方式供選擇：
記賬憑證
收款、付款、轉(zhuǎn)賬憑證
現(xiàn)金、銀行、轉(zhuǎn)賬憑證
現(xiàn)金收款、現(xiàn)金付款、銀行收款、銀行付款、轉(zhuǎn)賬憑證
自定義憑證類別
某些類別的憑證在制單時對科目有一定限制，通常系統(tǒng)有五種限制類型供選擇：
借方必有：制單時，此類憑證借方至少有一個限制科目有發(fā)生額；
貸方必有：制單時，此類憑證貸方至少有一個限制科目有發(fā)生額；
憑證必有：制單時，此類憑證無論借方還是貸方至少有一個限制科目有發(fā)生額；
憑證必?zé)o：制單時，此類憑證無論借方還是貸方不可有一個限制科目有發(fā)生額；
無限制：制單時，此類憑證可使用所有合法的科目。
●例8-12
設(shè)置憑證類別。
| 憑 證 類 別 |
限 制 類 型 |
限 制 科 目 |
|
收款憑證 |
借方必有 |
1001,1002 |
|
付款憑證 |
貸方必有 |
1001,1002 |
|
轉(zhuǎn)賬憑證 |
憑證必?zé)o |
1001,1002 |
▼操作演示
參見“操作演示8-12.htm”。
9.輸入期初余額
□內(nèi)容講解：
在初次使用賬務(wù)處理子系統(tǒng)時，應(yīng)將經(jīng)過整理的手工賬目的期初余額錄入計算機(jī)。若企業(yè)是在年初建賬，或不反映啟用日期以前的發(fā)生額，則期初余額就是年初數(shù)；若企業(yè)是年中建賬，而又希望查詢結(jié)果全面反映全年的業(yè)務(wù)情況，則應(yīng)先將各賬戶此時的余額和年初到此時的借貸方累計發(fā)生額計算清楚，作為啟用系統(tǒng)的期初數(shù)據(jù)錄入到賬務(wù)處理子系統(tǒng)中，系統(tǒng)將自動計算年初余額。若科目有輔助核算，還應(yīng)整理各輔助項目的期初余額，以便在期初余額中錄入。
期初余額的錄入分兩部分：無輔助核算科目期初余額錄入、有輔助核算科目期初余額錄入。
?。?）無輔助核算科目期初余額錄入
余額和累計發(fā)生額的錄入要從最末級科目開始，上級科目的余額和累計發(fā)生數(shù)據(jù)由系統(tǒng)自動計算。如果某科目為數(shù)量、外幣核算，應(yīng)錄入期初數(shù)量、外幣余額，而且必須先錄入本幣余額，再錄入數(shù)量外幣余額。若期初余額有外幣、數(shù)量余額，則必須有本幣余額。紅字余額用負(fù)號輸入。
?。?）有輔助核算科目期初余額錄入
在錄入期初余額時，對于設(shè)置為輔助核算的科目，系統(tǒng)會自動為其開設(shè)輔助賬頁。相應(yīng)地，在輸入期初余額時，這類科目總賬的期初余額是由輔助賬的期初明細(xì)匯總而來，即不能直接輸入總賬期初數(shù)。
期初余額錄入完畢后，應(yīng)該試算平衡。期初余額試算不平衡，將不能記賬，但可以填制憑證；已經(jīng)記過賬，則不能再錄入、修改期初余額，也不能執(zhí)行“結(jié)轉(zhuǎn)上年余額”的功能。
●例8-13
1221 其他應(yīng)收款 借4000
| 日 期 |
部 門 |
個 人 |
摘 要 |
方 向 |
期 初 余 額 |
|
2010-12-31 |
銷售中心 |
劉會 |
出差借款 |
借 |
4000 |
2241 其他應(yīng)付款 貸4000
▼操作演示
參見“操作演示8-13.htm”。
