第二節 日常賬務處理操作
在總賬系統中，當初始設置完成后，便能夠進行日常及期末業務處理。日常業務處理的任務主要包括填制憑證、審核憑證、記賬，查詢和打印輸出各種憑證、日記賬、明細賬和總分類賬等。期末業務處理主要包括期末自動轉賬、期末結賬等內容。
一、重新注冊企業門戶
●例8-14
以會計王娟的身份重新注冊企業門戶。
用戶名“102”；密碼為空；賬套“900電算化考試練習賬套”；會計年度“2011”；日期“2011-01-31”。
[答疑編號3572080301]
▼操作演示
參見“操作演示8-14.htm”。
二、填制憑證
□內容講解：
在實際工作中，用戶可直接在計算機上根據審核無誤準予報銷的原始憑證填制記賬憑證，也可以先由人工制單而后集中輸入。一般來說業務量不多或基礎較好或使用網絡版的用戶可采用前者，而在第一年使用或人機并行階段，則比較適合采用后一種處理方式。
通常，一張憑證中可填寫的行數是沒有限制的，可以是簡單分錄，也可以是復合分錄，但每一張憑證應該只記錄一筆經濟業務，不可把記錄不同經濟業務的分錄填入一張憑證。
憑證填制的內容包括憑證頭和憑證體兩部分。
（1） 憑證頭：反映憑證類別、憑證編號、附單據數和制單日期內容。
憑證類別：輸入憑證類別字。憑證類別是在初始化時設置的。如果沒有設置憑證類別，則此處為空。此后，系統將自動生成憑證編號。
憑證編號：在憑證編號方式為“系統自動編號”模式下，由系統分類按月自動編制，即每類憑證每月都從0001號開始。在憑證編號方式為“手工編號”模式下，則可以手工錄入憑證編號。
制單日期：系統自動取進入賬務處理資系統前輸入的業務日期為記賬憑證填制的日期，如果日期不對，可進行修改或參照輸入。
附單據數：本張記賬憑證應附的原始憑證的張數。
（2）憑證體：輸入本張憑證的分錄信息。包括摘要、科目、借貸方向、發生金額等內容。
摘要：輸入本筆分錄的業務說明，摘要要求簡潔明了。
科目：科目必須輸入末級科目。科目可以輸入科目編碼、中文科目名稱、英文科目名稱或助記碼，也可以參照輸入。如果輸入的科目名稱有重名現象時，系統會自動提示重名科目供選擇。
輔助信息：對于要進行輔助核算的科目，系統提示輸入相應的輔助核算信息。輔助核算信息包括客戶往來、供應商往來、個人往來、部門核算、項目核算。
如果該科目要進行數量核算，則屏幕提示用戶輸入“數量”、“單價”。系統根據數量×單價自動計算出金額。
若科目為銀行科目，那么，還應輸入“結算方式”、“票號”及“發生日期”。輸入這些數據的目的主要是便于進行銀行對賬，同時也可以方便對支票的管理。
金額：即該筆分錄的借方或貸方本幣發生額，金額不能為零，但可以是紅字，紅字金額以負數形式輸入。
●例8-15
填制如下憑證。
1月10日，管理部招待客戶，消費3000元，以轉賬支票支付，票號ZP101。
摘要：招待客戶
付款憑證：
借：管理費用-招待費 3000
貸：銀行存款-工行存款 3000
▼操作演示
參見“操作演示8-15.htm”。
◆注意事項
· 憑證一旦保存，其憑證類別、憑證編號不能修改。
· 正文中不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能為空。每行摘要將隨相應的會計科目在明細賬、日記賬中出現。
· 科目編碼必須是末級的科目編碼。既可以手工直接輸入，也可利用右邊的放大鏡按鈕選擇輸入。
· 金額不能為“零”; 紅字以“－”號表示。
· 可按“=”鍵取當前憑證借貸方金額的差額到當前光標位置。
三、修改憑證
□內容講解：
雖然在憑證錄入環節系統提供了多種確保憑證輸入正確的控制措施，但仍然避免不了發生錯誤。為此，系統提供了憑證修改功能，但僅限于對已輸入未審核狀態的憑證。
修改憑證時需要在填制憑證狀態下找到需要修改的憑證，直接修改即可。可修改的內容包括摘要、科目、輔助項、金額及方向、增刪分錄等，憑證類別不能修改。
未經審核的錯誤憑證可直接修改；已審核的憑證應先取消審核后，再修改。
●例8-16
修改記賬憑證。
將上張憑證中“管理費用-招待費”科目的輔助核算部門改為“采購部”，借貸方金額修改為4000。
▼操作演示
參見“操作演示8-16.htm”。
四、查詢憑證
□內容講解：
總賬系統的填制憑證功能不僅是各賬簿數據的輸入口，同時也提供了強大的信息查詢功能。具體體現在：
（1）豐富靈活的查詢條件
既可設置憑證類別、制單日期等一般查詢條件，也可設置摘要、科目、等輔助查詢條件。各查詢條件也可組合設置。
（2）聯查明細賬、輔助明細及原始單據
當光標位于憑證某分錄科目時，選擇“聯查明細賬”命令，系統將顯示該科目的明細賬。如該科目有輔助核算，選擇“查看輔助明細”命令，系統將顯示該科目的輔助明細賬。若當前憑證是由外幣系統制單生成，選擇“聯查原始單據”命令，系統將顯示生成這張憑證的原始單據。
●例8-17
查詢記賬憑證。
查詢2011年1月“收0001號”記賬憑證并顯示。
▼操作演示
參見“操作演示8-17.htm”。
五、審核憑證
□內容講解：
為確保登記到賬簿的每一筆經濟業務的準確性和可靠性，制單員填制的每一張憑證都必須經過審核員的審核。審查認為錯誤或有異議的憑證，應交與填制人員修改后，再審核。
●例8-18
審核已填制的記賬憑證。
▼操作演示
參見“操作演示8-18.htm”。
◆注意事項
·所有填制的憑證必須經過審核。
·審核人必須具有審核權。
·審核人和制單人不能是同一個人。
·憑證一經審核，不能被修改、刪除，只有取消審核簽字后才可修改或刪除，已標記作廢的憑證不能被審核，需先取消作廢標記后才能審核。
·憑證可以單張審核也可以成批審核。
六、記賬
□內容講解：
計算機賬務處理中的記賬過程首先是一個數據傳遞的過程，把經過審核簽章的、要求記賬的記賬憑證從錄入憑證數據庫文件中，傳遞到記賬憑證數據庫文件中，這一工作由計算機自動完成。經過記賬的憑證是不能修改的，也就是記賬憑證數據庫文件中的數據是不能修改的，由此形成了會計核算系統穩定的數據。
系統記賬過程：
（1）選擇記賬憑證
即確定本次需要記賬的憑證范圍，包括期間、類別、記賬范圍。確定記賬范圍時可以單擊“全選”按鈕選擇所有未記賬憑證，可以輸入連續編號范圍如“1-9”表示對該類別第1~9號憑證進行記賬，也可以輸入不連續的編號如“3，7”表示僅對第3張和第7張憑證記賬。
（2）記賬報告
系統自動記賬前，需要相應的檢查，檢查完成后，系統顯示記賬報告，呈現檢驗的結果，如期初余額不平或哪些憑證未審核或出納未簽字等。
（3）記賬
記賬之前，系統將自動進行硬盤備份，保存記賬前的數據，一旦記賬過程異常中斷，可以利用這個備份將系統恢復到記賬前狀態。
●例8-19
將已審核憑證全部記賬。
▼操作演示
參見“操作演示8-19.htm”。
◆注意事項
·第一次記賬時，若期初余額試算不平衡，不能記賬。
·上月未記賬，本月不能記賬。
·未審核憑證不能記賬，記賬范圍應小于等于已審核范圍。
·每月可多次記賬。
七、查詢賬簿
□內容講解：
查詢賬簿包括基本賬簿查詢和輔助賬簿查詢。
1、基本賬簿查詢
基本賬簿查詢包括總賬、余額表、明細賬、日記賬等賬簿的查詢。
打開“總賬→賬簿查詢”菜單，可查詢總賬、余額表、明細賬等賬簿。
打開“現金→現金管理→日記賬”菜單，可查詢現金日記賬和銀行存款日記賬。
2、輔助賬簿查詢
輔助核算賬簿包括個人往來、部門核算、客戶往來和供應商往來的總賬、明細賬查詢輸出。
打開“總賬→輔助查詢”菜單，可查詢個人往來、部門核算輔助賬。
打開“往來→輔助”菜單，可查詢客戶往來、供應商往來輔助賬。
●例8-20
查詢“1403原材料”總賬，然后聯查明細賬。
▼操作演示
參見“操作演示8-20.htm”。
