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轉交及空收款項的條據使用與處理

（一）一般交易及往來結算的收款條據

按照會計業務的慣例，出納人員（包括收款員，下同）的責任是憑票收款，“票”給付款人的幾聯（或一聯）中就有一聯屬收條性質，出納人員原則上不自開自收。但在實踐中，往來結算的收條或收據多由出納人員自開，有些出納人員由于缺乏工作經驗對于可能在近期結清或欠付報銷款項的條據往往以白紙單寫，不留存根，會計俗語叫“撒手飛”，這樣時間稍久，出納人員忘記后即成為現金長款，有時與現金短款抵銷則更難覺察。待持據人來索款或核對時，出納人員則陷入被動甚至被懷疑為貪污。因此，出納人員開具涉及往來或收入的條據，均應至少兩聯，其中一聯留存。

（二）代收款項的轉交

在企事業單位，總難免發生由其他人員為出納人員代收款的事項。代收款項應當如何轉交給出納人員，也是會計業務中容易出現糾紛的事項?，F實中，代收人員一般總是出納人員的同事、熟人，代收款轉交時，多數情況下將現金與發票，收款聯一起交給出納人員即告了事。

（三）空收款項的條據處理

在實際工作中，經常會發生由單位提供蓋章的空白發票，或者由外出人員、催款人員客戶、外出人員、清欠人員從會計人員開具尚未收款的發票自開。但這種處理方法容易產生二種糾紛，一是發票提交購買方時，購買方往往當時不能交款，而供貨方只要求購買方在發票收款聯或存根聯上簽字，就將蓋章后的發票聯及提貨聯交購貨方。事后如果購貨方賴賬，供貨方憑收款聯或者存根聯的簽字無法認定購貨方欠款，導致在經濟糾紛中處于不利地位。二是外出人員、催款人員將貨款、特別是現金收回轉交出納員時，因為發票聯、提貨聯均已交給購貨方，只剩一聯收款聯與現金一并轉交，也容易造成類似上述代收款項轉交時出現的情況。

因此，建議采取以下措施防范這類風險：

①客戶、外出人員或催款人員自出納員處開具發票時，交款不足部分或沒有交款的，取票人必須就欠款部分向出納員出具欠條，注明欠款金額、原因。

②外出人員、結賬及催款人員向客戶開具發票時，也必須按上述要求辦理，均不得以客戶在發票有關聯簽字代替欠條。

③客戶、外出人員、結賬及催款人員向出納員交款時，凡不在交款時開具發票的，出納員必須向交款人出具收款收據。

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