第二節(jié) 會計檔案的保管
一、會計檔案的歸檔
各單位對每年形成的會計檔案，應(yīng)當(dāng)由會計機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。
（一）會計檔案的整理要求
1.分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一
2.檔案形成統(tǒng)一
3.管理要求統(tǒng)一
（二）會計檔案的裝訂
會計檔案的裝訂主要包括會計憑證、會計賬簿、會計報表及其他會計資料的裝訂。
1.會計憑證裝訂
會計憑證裝訂時要求：整理、憑證外面要加封面。
2.會計賬簿的裝訂。基本要求是：
①賬簿裝訂前，首先按賬簿啟用表的使用頁數(shù)核對各個賬戶是否相符，賬頁數(shù)是否齊全，序號排列是否連續(xù)；然后按會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、該賬簿按頁數(shù)順序排列的賬頁、會計賬簿裝訂封底的順序裝訂。
②活頁賬簿裝訂應(yīng)保留已使用過的賬頁，將賬頁數(shù)填寫齊全，去除空白頁和撤掉賬夾，裝訂成冊；多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數(shù)量金額式活頁賬等不得混裝，應(yīng)按同類業(yè)務(wù)、同類賬頁裝訂在一起。
（三）會計檔案的保管
當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會計機(jī)構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會計機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。
1.會計檔案的移交手續(xù)。
2.會計檔案的保管要求。
移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會計檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝，個別需要拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會同會計機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。
#p#副標(biāo)題#e#
#p#副標(biāo)題#e#
二、會計檔案的保管期限
各種會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。
定期檔案根據(jù)保管期限分為：3年、5年、10年、15年、25年5類會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。
各類會計檔案的保管原則上應(yīng)當(dāng)按照《會計檔案管理辦法》所規(guī)定的期限執(zhí)行。會計檔案具體保管期限見表9-1、表9-2.（主要了解企業(yè)的）
1.永久：會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊以及年度財務(wù)報告；
2.25年的：現(xiàn)金和銀行存款日記賬；
3.5年的：固定資產(chǎn)卡片賬于固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單；
4.3年的：月度、季度財務(wù)報告；
5.15年的：其他。含所有會計憑證，總賬，明細(xì)賬，日記賬和輔助賬簿（不包括現(xiàn)金和銀行存款日記賬），會計檔案移交清冊。
【例題·單選題】根據(jù)《會計檔案管理辦法》，現(xiàn)金日記賬的保管期限為（ ）。
A.5年
B.10年
C.15年
D.25年
【正確答案】D
【答案解析】現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬的保管期限都是25年。
【例題·單選題】保管期限為25年的會計檔案是（ ）。
A.各類會計憑證和會計賬簿
B.銀行存款余額調(diào)節(jié)表和銀行對賬單
C.現(xiàn)金、銀行存款及稅收日記賬
D.月度和季度財務(wù)會計報告
【正確答案】C
【答案解析】現(xiàn)金和銀行存款日記賬、稅收日記賬的保管期限為25年。
#p#副標(biāo)題#e#
#p#副標(biāo)題#e#
三、會計檔案的查閱和復(fù)制
各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會計檔案的人員，嚴(yán)禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。
會計檔案的借閱和復(fù)制要求具體包括：
1.會計檔案為本單位提供利用，原則上不得借出，有特殊需要須經(jīng)上級主管單位或單位領(lǐng)導(dǎo)、會計主管人員批準(zhǔn)。
2.外部借閱會計檔案時，應(yīng)持有單位正式介紹信，經(jīng)會計主管人員或單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)；單位內(nèi)部人員借閱會計檔案時，應(yīng)經(jīng)會計主管人員或單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)認(rèn)真填寫檔案借閱登記簿，將借閱人姓名、單位、日期、數(shù)量、內(nèi)容、歸期等情況登記清楚。
3.借閱會計檔案人員不得在案卷上亂畫、標(biāo)記，拆散原卷冊，也不得涂改抽換、攜帶外出或復(fù)制原件（如有特殊情況，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方能攜帶外出或復(fù)制原件）。
4.借出的會計檔案，會計檔案管理人員要按期如數(shù)收回，并辦理注銷借閱手續(xù)。
【例題·單選題】其他單位因特殊原因需要查閱或復(fù)制原始憑證時，必須經(jīng)本單位的（ ）批準(zhǔn)。
A.會計人員
B.總會計師
C.財務(wù)總監(jiān)
D.單位負(fù)責(zé)人
【正確答案】D
【答案解析】其他單位因特殊原因需要查閱或復(fù)制原始憑證時，必須經(jīng)本單位的單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
#p#副標(biāo)題#e#
#p#副標(biāo)題#e#
四、會計檔案的銷毀
會計檔案保管期滿需要銷毀的，由本單位檔案機(jī)構(gòu)提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊。單位負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
保管期滿的會計檔案，一般可以按照以下程序銷毀：
1.由本單位檔案機(jī)構(gòu)提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊。
2.單位負(fù)責(zé)人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
3.銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和會計機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國家機(jī)關(guān)銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由同級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷。財政部門銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由同級審計部門派員參加監(jiān)銷。
4.監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負(fù)責(zé)人。
下列會計檔案不得銷毀：
1.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證。
2.正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。
依據(jù)我國《會計檔案管理辦法》的規(guī)定，我國境內(nèi)所有單位的會計檔案不得攜帶出境。
【例題·單選題】會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由本企業(yè)（ ）提出銷毀意見。
A.會計部門
B.檔案部門
C.會計人員
D.單位負(fù)責(zé)人
【正確答案】B
【答案解析】會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由本企業(yè)檔案部門提出銷毀意見。
【例題·多選題】按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定，下列說法中正確的有（ ）。
A.會計檔案的保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類
B.正在建設(shè)期間的建設(shè)單位，其會計檔案不論是否已滿保管期限，一律不得銷毀
C.固定資產(chǎn)卡片于固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年
D.會計檔案為本單位提供查閱利用，不得借出，如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或復(fù)制
【正確答案】BCD
【答案解析】本題的考點(diǎn)為會計檔案的保管、查閱和銷毀。會計檔案的保管期限根據(jù)其特點(diǎn)分為永久和定期兩種。會計檔案的定期保管期限分為：3年、5年、10年、15年、25年5種。
【例題·單選題】關(guān)于會計檔案的銷毀，下列說法正確的是（ ）。
A.單位所有的會計檔案均不得銷毀
B.會計檔案在保管期滿后，可以直接銷毀
C.對于保管期滿但尚未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)的原始憑證不得銷毀
D.國家財政部門銷毀會計檔案可以不派人監(jiān)銷
【正確答案】C
