第四節 會計憑證的傳遞和保管
 

　　一、會計憑證的傳遞

　　會計憑證的傳遞是指從會計憑證的取得或填制時起至歸檔保管過程中，在單位內部各有關部門和人員之間的傳送程序。

　　會計憑證傳遞，要求能夠滿足內部控制制度的要求，使傳遞程序合理、有效，同時盡量節約傳遞時間，減少傳遞的工作量。單位應根據具體情況制定每一種憑證的傳遞程序和方法。

　　在制定會計憑證傳遞程序和時間時，通常考慮以下幾點：

　　第一，要根據經濟業務的特點、企業內部的機構設置和人員分工情況以及管理上的要求等，具體規定各種憑證的聯數和傳遞程序。

　　第二，要根據有關部門和人員辦理業務的必要手續時間，確定憑證的傳遞時間。

　　第三，要通過調查研究和協商來制定建立會計憑證傳遞程序和傳遞時間。

　　二、會計憑證的保管

　　會計憑證的保管是指會計憑證記賬后的整理、裝訂、歸檔和存查工作。

　　會計憑證的保管主要有下列要求：

　　第一，會計憑證應定期裝訂成冊，防止散失。

　　特別注意：

　　從外單位取得的原始憑證遺失時，應取得原簽發單位蓋有公章的證明，并注明原始憑證的號碼、金額、內容等，由經辦單位會計機構負責人、會計主管人員和單位負責人批準后，才能代作原始憑證。若確實無法取得證明，如車票丟失，則應由當事人寫明詳細情況，由經辦單位會計機構負責人、會計主管人員和單位負責人批準后，代作原始憑證。

　　第二，會計憑證封面應注明：單位名稱、憑證種類、憑證張數、起止號數、年度、月份、會計主管人員、裝訂人員等有關事項，會計主管人員和保管人員應在封面上簽章。

　　第三，會計憑證應加貼封條，防止抽換憑證。原始憑證不得外借，其他單位如有特殊原因確實需要使用時，經本單位會計機構負責人、會計主管人員批準，可以復制。向外單位提供的原始憑證復制件，應在專設的登記簿上登記，并由提供人員和收取人員共同簽名、蓋章。

　　第四，原始憑證較多時，可單獨裝訂，但應在憑證封面注明所屬記賬憑證的日期、編號和種類，同時在所屬的記賬憑證上應注明“附件另訂”及原始憑證的名稱和編號，以便查閱。對各種重要的原始憑證，如押金收據、提貨單等，以及各種隨時需要查閱和退回的單據，應另編目錄，單獨保管，并在有關的記賬憑證和原始憑證上注明日期和編號。

　　特別注意：

　　每年裝訂成冊的會計憑證，在年度終了時可暫由單位會計機構保管一年，期滿后應當移交本單位檔案機構統一保管；未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。

　　第五，要嚴格遵守會計憑證的保管期限要求，期滿前不得任意銷毀。

　　【例題47·判斷題】從外單位取得的原始憑證如果丟失，可由當事人寫出詳細情況，代作原始憑證。（ ）

　　【答案】×

　　【例題48·單選題】為便于查閱，原始憑證和記賬憑證應當( )。

　　A．分別裝訂

　　B．原始憑證較多時可單獨裝訂

　　C．原始憑證按業務性質裝訂，記賬憑證按業務日期裝訂

　　D．不予裝訂

　　【答案】B

　　【例題49·多選題】會計憑證的傳遞應結合企業（ ）的特點。

　　A. 經濟業務

　　B. 內部組織機構

　　C. 人員分工

　　D. 管理需要

　　【答案】BCD

　　【例題50·多選題】每年裝訂完成的會計憑證，正確的保管方法是（　）。

　　A.在年度終了后，可暫由會計機構保管一年

　　B.會計機構保管一年期滿后，移交本單位檔案機構統一保管

　　C.未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管

　　D.出納人員不得兼管會計檔案

　　【答案】ABCD