第五章 會(huì)計(jì)賬簿
 

　　第一節(jié) 會(huì)計(jì)賬簿概述

　　會(huì)計(jì)賬簿，是指由一定格式賬頁(yè)組成的，以經(jīng)過(guò)審核的會(huì)計(jì)憑證為依據(jù)，全面系統(tǒng)連續(xù)地記錄各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿。在形式上，會(huì)計(jì)賬簿是由若干賬頁(yè)的組合;在實(shí)質(zhì)上，會(huì)計(jì)賬簿是會(huì)計(jì)信息形成的重要環(huán)節(jié)，是會(huì)計(jì)資料的主要載體之一，也是會(huì)計(jì)資料的重要組成部分。

　　會(huì)計(jì)賬簿是賬戶的表現(xiàn)形式，兩者既有區(qū)別又有聯(lián)系。賬戶是在賬簿中以規(guī)定的會(huì)計(jì)科目開(kāi)設(shè)戶頭，用以規(guī)定不同的賬簿所記錄的內(nèi)容，賬戶存在于賬簿之中，賬簿中的每一賬頁(yè)就是賬戶的存在形式和信息載體。如果沒(méi)有賬戶也就沒(méi)有所謂的賬簿;如果沒(méi)有賬簿，賬戶也成了一種抽象的東西，無(wú)法存在。但是賬簿只是一種外在形式，賬戶才是它的真實(shí)內(nèi)容。賬簿序時(shí)分類(lèi)地記載經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，是在個(gè)別賬戶中完成的，也可以說(shuō)，賬簿是由若干張賬頁(yè)組成的一個(gè)整體，而開(kāi)設(shè)于賬頁(yè)上的賬戶則是這個(gè)整體上的個(gè)別部分。因此，賬簿和賬戶的關(guān)系，是形式和內(nèi)容的關(guān)系。

　　一、會(huì)計(jì)賬簿的意義

　　各單位每發(fā)生一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，都必須取得或填制原始憑證，并根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證及有關(guān)資料填制記賬憑證。通過(guò)記賬憑證的填制和審核，可以反映和監(jiān)督單位每一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生和完成情況。但是由于會(huì)計(jì)憑證數(shù)量多，格式不一，所提供的資料比較分散，缺乏系統(tǒng)性，每張憑證一般只能反映個(gè)別經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容。為了連續(xù)、系統(tǒng)、全面地反映單位在一定時(shí)期內(nèi)的某一類(lèi)和全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)及其引起的資產(chǎn)與權(quán)益的增減變化情況，給經(jīng)濟(jì)管理提供完整而系統(tǒng)的會(huì)計(jì)核算資料，并為編制會(huì)計(jì)報(bào)表提供依據(jù)，就需要設(shè)置會(huì)計(jì)賬簿，把分散在會(huì)計(jì)憑證中的大量核算資料加以集中和歸類(lèi)整理，分門(mén)別類(lèi)地記錄在賬簿中。因此，每一單位都應(yīng)按照國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度和會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的需要設(shè)置和登記會(huì)計(jì)賬簿。通過(guò)賬簿記錄，既能對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行序時(shí)核算，又能進(jìn)行分類(lèi)核算;既可提供各項(xiàng)總括的核算資料，又可提供明細(xì)核算資料。

　　合理的設(shè)置和登記賬簿，能系統(tǒng)地記錄和提供企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的各種數(shù)據(jù)。它對(duì)加強(qiáng)企業(yè)經(jīng)濟(jì)核算，改善的提高經(jīng)營(yíng)者有著重要意義，主要表現(xiàn)在以下三個(gè)方面：

　　(1)通過(guò)設(shè)置和登記賬簿，可以系統(tǒng)地歸納和積累會(huì)計(jì)核算的資料，為改善企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理，合理使用資金提供資料。通過(guò)賬簿的序時(shí)核算和分類(lèi)核算，把企業(yè)承包經(jīng)營(yíng)情況，收入的構(gòu)成和支出的情況，財(cái)物的購(gòu)置、使用、保管情況、全面、系統(tǒng)地反映出來(lái)，用于監(jiān)督計(jì)劃、預(yù)算的執(zhí)行情況和資金的合理有效使用，促使企業(yè)改善經(jīng)營(yíng)管理.

　　(2)通過(guò)設(shè)置和登記賬簿，可以為計(jì)算財(cái)務(wù)成果編制會(huì)計(jì)報(bào)表提供依據(jù)。根據(jù)賬簿記錄的費(fèi)用、成本和收入、成果資料，可以計(jì)算一定時(shí)期的財(cái)務(wù)成果，檢查費(fèi)用、成本、利潤(rùn)計(jì)劃的完成情況。經(jīng)核對(duì)無(wú)誤的賬簿資料，及其加工的數(shù)據(jù)為編制會(huì)計(jì)報(bào)表提供總括和具體的資料，是編制會(huì)計(jì)報(bào)表的主要依據(jù)。

　　(3)通過(guò)設(shè)置和登記賬簿，利用賬簿的核算資料，為開(kāi)展財(cái)務(wù)分析和會(huì)計(jì)檢查提供依據(jù)。通過(guò)對(duì)賬簿資料的檢查、分析，可以了解企業(yè)貫徹有關(guān)方針、政策、制度的情況，要以考核各項(xiàng)計(jì)劃的完成情況。另外，對(duì)資金使用是否合理，費(fèi)用開(kāi)支是否符合標(biāo)準(zhǔn)，經(jīng)濟(jì)效益有無(wú)提高，利潤(rùn)的形成與分配是否符合規(guī)定等作出分析、評(píng)價(jià)，從而找出差距，挖掘潛力，提出改進(jìn)措施。

　　會(huì)計(jì)賬簿的分類(lèi)

　　在會(huì)計(jì)賬簿體系中，有各種不同功能和作用的賬簿，它們各自獨(dú)立、又相互補(bǔ)充。為了便于了解和使用，必須從不同的角度對(duì)會(huì)計(jì)賬簿進(jìn)行分類(lèi)。

　　(一)會(huì)計(jì)賬簿按用途分類(lèi)

　　會(huì)計(jì)賬簿按其用途不同，可分為序時(shí)賬簿、分類(lèi)賬簿和備查賬簿。

　　序時(shí)賬簿，又稱(chēng)日記賬，是按經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生和或完成時(shí)間的先后順序進(jìn)行登記的賬簿。按其記錄的內(nèi)容不同，序時(shí)日記賬又分為普通日記賬和特種日記賬。

　　普通日記賬是指用來(lái)逐筆記錄全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的序時(shí)賬簿。即把每天發(fā)生的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)逐日逐筆地登記在日記賬中，并確定會(huì)計(jì)分錄，然后據(jù)以登記分類(lèi)賬。

　　特種日記賬是用來(lái)逐筆記錄某一經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的序時(shí)賬簿。目前在我國(guó)，大多數(shù)單位一般只設(shè)現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬。

　　分類(lèi)賬賬簿，是對(duì)全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)按照會(huì)計(jì)要素的具體類(lèi)別而設(shè)置的分類(lèi)賬戶進(jìn)行分類(lèi)登記的賬簿。按照總分類(lèi)賬戶分類(lèi)登記經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的是總分類(lèi)賬簿，簡(jiǎn)稱(chēng)總賬，按照明細(xì)分類(lèi)賬戶分類(lèi)登記經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的是明細(xì)分類(lèi)賬簿，簡(jiǎn)稱(chēng)明細(xì)賬。分類(lèi)賬簿提供的核算信息是編制會(huì)計(jì)報(bào)表的主要依據(jù)。

　　在實(shí)際工作中，序時(shí)賬簿和分類(lèi)賬簿還可以結(jié)合為一本，既進(jìn)行序時(shí)登記，又進(jìn)行總分類(lèi)登記的聯(lián)合賬簿，稱(chēng)為“日記賬”。

　　備查賬簿，簡(jiǎn)稱(chēng)備查賬，是對(duì)某些能在序時(shí)賬簿和分類(lèi)賬簿等主要賬簿中部進(jìn)行登記或者登記不夠詳細(xì)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)進(jìn)行補(bǔ)充登記時(shí)使用的賬簿，又稱(chēng)為輔助賬簿。這些賬簿可以對(duì)某些經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容提供必須的參考資料，但是它記錄的信息不須編入會(huì)計(jì)報(bào)表中，所以也稱(chēng)表外記錄。備查賬簿沒(méi)有固定格式，可由各單位根據(jù)管理的需要自行設(shè)置與設(shè)計(jì)。如租入固定資產(chǎn)登記簿、應(yīng)收票據(jù)備查簿、受托加工來(lái)料登記簿。

　　(二)會(huì)計(jì)賬簿按外形特征分類(lèi)

　　會(huì)計(jì)賬簿按其外形特征不同，可以分為訂本式賬簿、活頁(yè)式賬簿和卡片式賬簿。

　　訂本式賬簿，也稱(chēng)訂本賬，是指在賬簿啟用前就把具有賬戶基本結(jié)構(gòu)并連續(xù)編號(hào)的若干張賬頁(yè)固定地裝訂成冊(cè)的賬簿。這種賬簿的優(yōu)點(diǎn)是：可以避免賬頁(yè)散失，防止賬頁(yè)被隨意抽換，比較安全;其缺點(diǎn)是;由于賬頁(yè)固定，不能根據(jù)需要增加或減少，不便于按需要調(diào)整各賬戶的賬頁(yè)，也不便于分工記賬。這種賬簿一般使用于總分類(lèi)賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬。

　　活頁(yè)式賬簿，也稱(chēng)活頁(yè)賬，是指年度內(nèi)賬頁(yè)不固定裝訂成冊(cè)，而是將其放置在活頁(yè)賬夾中的賬簿。當(dāng)賬簿登記完畢之后(通常是一個(gè)會(huì)計(jì)年度結(jié)束之后)，才能將賬頁(yè)予以裝訂，加具封面，并給各賬頁(yè)連續(xù)編號(hào)。這種賬簿的優(yōu)點(diǎn)是:隨時(shí)取放，便于賬頁(yè)的增加和重新排列，便于分工記賬和記賬工作電算化;缺點(diǎn)是：賬頁(yè)容易散失和被隨意抽換。活頁(yè)賬在年度終了時(shí)，應(yīng)及時(shí)裝訂成冊(cè)，妥善保管。各種明細(xì)分類(lèi)賬一般采用活頁(yè)賬式。

　　卡片式賬簿，又稱(chēng)卡片賬，是指由許多具有一定格式的卡片組成，存放在一定卡片箱內(nèi)的賬簿。卡片賬的卡片一般裝在卡片箱內(nèi)，不用裝訂成冊(cè)，隨時(shí)可存放，也可跨年度長(zhǎng)期使用。這種賬簿的優(yōu)點(diǎn)是：便于隨時(shí)查閱，也便于按不同要求歸類(lèi)整理，不易損壞;其缺點(diǎn)是;賬頁(yè)容易散失和隨意抽換。因此，在使用時(shí)應(yīng)對(duì)賬頁(yè)連續(xù)編號(hào)，并加蓋有關(guān)人員圖章，卡片箱應(yīng)由專(zhuān)人保管，更換新賬后也應(yīng)封扎保管，以保證其安全。在我國(guó)，單位一般只對(duì)固定資產(chǎn)和低值易耗品等資產(chǎn)明細(xì)賬采用卡片賬形式。

　　(三)會(huì)計(jì)賬簿按賬頁(yè)的格式分類(lèi)

　　會(huì)計(jì)賬簿按其賬頁(yè)的格式不同，可以分為兩欄式賬簿、三欄式賬簿、多欄式賬簿、數(shù)量金額式賬簿和橫線登記式賬簿。

　　兩欄式賬簿，是指只有借方和貸方兩個(gè)基本金額欄目的賬簿。普通日記賬一般采用兩欄式。

　　三欄式賬簿，是指其賬頁(yè)的格式主要部分為解放、貸方和余額三欄或者收入、支出和余額三欄的賬簿。三欄式賬簿又可分為設(shè)對(duì)方科目和不設(shè)對(duì)方科目?jī)煞N。區(qū)別是在摘要欄和借方科目欄之間是否有一欄“對(duì)方科目”欄。有“對(duì)方科目欄”的，稱(chēng)為設(shè)對(duì)方科目的三欄式賬簿;不設(shè)“對(duì)方科目”欄的，稱(chēng)為不設(shè)對(duì)方科目的三欄式賬簿。它主要適用于各種日記賬、總分類(lèi)賬以及資本、債權(quán)債務(wù)明細(xì)賬等。

　　多欄式賬簿，是指根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容和管理的需要，在賬頁(yè)的“借方”和“貸方”欄內(nèi)再分別按照明細(xì)科目或某明細(xì)科目的各明細(xì)項(xiàng)目設(shè)置若干專(zhuān)欄的賬簿。這種賬簿可以按“借方”和“貸方”分別設(shè)專(zhuān)欄，也可以只設(shè)“借方”專(zhuān)欄，“貸方”的內(nèi)容在相應(yīng)的借方專(zhuān)欄內(nèi)用紅字登記，表示沖減。收入、費(fèi)用明細(xì)賬一般均采用這種格式的賬簿。

　　數(shù)量金額式，是指在賬頁(yè)中分社“借方”、“貸方”和“余額”或者“收入”、“發(fā)出”和“結(jié)存”三大欄，并在每一大欄內(nèi)分設(shè)數(shù)量、單價(jià)和金額等三小欄的賬簿，數(shù)量金額式賬簿能夠反映出財(cái)產(chǎn)物資的實(shí)物數(shù)量和價(jià)值量。原材料和庫(kù)存商品、產(chǎn)成品等明細(xì)賬一般采用數(shù)量金額式賬簿。

　　橫線登記式賬簿，是指賬頁(yè)分為借方和貸方兩個(gè)基本欄目，每一個(gè)欄目再根據(jù)需要分設(shè)若干欄次，在賬頁(yè)兩方的同一行記錄某一經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)自始自終所有事項(xiàng)的賬簿。它主要適用于需要逐筆結(jié)算的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的明細(xì)賬，如物資采購(gòu)、應(yīng)收賬款等明細(xì)賬。