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查帳小技巧

調(diào)查法就是查賬人員可以通過觀察、查詢、函證等方式，對會計資料的真實性進行檢查的方法。這種方法有利于經(jīng)營者及時查明問題，判明真相或發(fā)現(xiàn)新的查賬線索，尤其對于侵占公司財物等舞弊欺詐事件的專案審查，具有重要的作用。而調(diào)查法在實際操作中，又包括多種“子方法”，下面我們一一加以介紹，以方便經(jīng)營管理者掌握。

1．觀察法

觀察法是指經(jīng)營者可以在現(xiàn)場對企業(yè)的經(jīng)營活動及其管理、內(nèi)部控制制度的執(zhí)行、倉庫保管等情況實地察看，以發(fā)現(xiàn)其中存在的問題和薄弱環(huán)節(jié)的方法。

這種方法的重點在于：查賬人員可以在現(xiàn)場察看，而且不要引起員工的注意，這樣容易看到真實的情況。經(jīng)營者在觀察過程中，可以向部分員工提問，但不要過多地發(fā)問。必要的提問有利于把問題調(diào)查清楚；過多的發(fā)問，可能引起對方的反感，給觀察、調(diào)查帶來困難。

2．查詢法

查詢法是指經(jīng)營者通過詢問的方式，取得必要的資料或證實某個問題的方法。在檢查工作中，查賬人員對發(fā)現(xiàn)的異常現(xiàn)象、可疑問題，都可以向有關(guān)知情人或經(jīng)手人進行查詢，了解事實真相。查詢可以通過口頭查詢，也可以通過書面查詢。口頭查詢就是直接找有關(guān)人員談話，從談話中了解情況，解決問題。在進行口頭查詢中，應(yīng)注意以下幾點：

(1)應(yīng)事先擬好談話的計劃(書面提綱或腹稿)。查賬人員事先要對找什么人談話，談什么問題，怎樣進行交談等等，做到心中有數(shù)。

(2)注意談話的方式，態(tài)度一定要和藹可親，不要用審問式的口氣，更不要發(fā)脾氣，這樣才能收到較好的效果。

(3)需要向多人了解情況的，應(yīng)分別單獨詢問，盡量避免采取座談會方式或同時向幾個人查詢。因為這樣會使大家心中都有顧慮，不容易查找到真相。

(4)在進行口頭詢問時，要作好記錄。口頭詢問結(jié)束后，要把記錄送給被詢問人簽字，或請被詢問人寫出資料，作為查核證據(jù)。如果查賬人員認(rèn)為沒有必要，也可以不作記錄，但要做到心中有數(shù)。

(5)如果有必要，查賬人員可以進行電話錄音，或者談話錄音。尤其在發(fā)生企業(yè)內(nèi)部人員和外公司勾結(jié)的欺詐事件中，可以對外單位人員的談話進行錄音。

(6)嚴(yán)禁管理者逼供，或者做出傷害員工身心健康的行為，更不能要挾、威逼、恐嚇。

(7)對員工或者外單位人員的談話記錄必須保密，以免今后傷了和氣。

書面查詢就是將需要查詢的問題，用書面提問的形式，請被詢問人答復(fù)的查詢方式。凡是對重要事項的調(diào)查，*4用書面提問的方式。例如，對企業(yè)內(nèi)部控制制度完善性和執(zhí)行情況的調(diào)查。但要注意，這種書面提問的方式可靠性不強，因為書面提問往往受問題性質(zhì)和被詢問人自身情況的限制，有可能不按問題回答，不過，書面查詢可以為進一步審查提供線索。

3．函證法

函證法是書面查詢的一種方法，有時，查賬人員為了弄清某個問題，可以通過發(fā)函向其他公司或有關(guān)人員進行查對，并向?qū)Ψ饺〉米C明資料，這種方法屬于函證法。實際工作中，查賬人員對往來賬款、外來憑證和購銷業(yè)務(wù)不能確認(rèn)或有疑問時，都可以采用函證法。

這里必須明確一點：詢證函一般都用掛號信件寄出，并將需要查詢、核實的內(nèi)容列一張清單，通知對方核實后予以答復(fù)。

詢證函分兩種：

否定式詢證函：就是要求收信人對核實的問題認(rèn)為“不對”時，在規(guī)定期限內(nèi)給予答復(fù)。如超過規(guī)定期限沒有答復(fù)，則認(rèn)為是正確的。

肯定式詢證函：就是要求收信人對核實的問題不管是對還是錯，都應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)給予答復(fù)。如無回函，則需繼續(xù)發(fā)函催詢，直至有了結(jié)果為止。

管理者在使用否定式詢證函時，有時得不到回函。在規(guī)定期限內(nèi)沒有收到回函，可能誤解為已經(jīng)取得令人滿意的證據(jù)，造成審查失誤。因此，對于賬戶余額很大、長期結(jié)欠、存有疑問的賬項，宜采用肯定式詢證函。相反，除主要債權(quán)債務(wù)人外，對于余額較小、往來正常的款項，為簡化手續(xù)，可用否定式詢證函。

4．鑒定法

鑒定法是指對書面資料、實物和有關(guān)經(jīng)濟活動等問題的分析、鑒別。由于這種鑒別超過一般查賬人員的能力，所以要邀請有關(guān)部門或?qū)ｉT的人員運用專業(yè)技術(shù)進行鑒別。

例如，企業(yè)有時為了鑒別購進貨物的質(zhì)量、性能，需要對貨物出具鑒定書，而有時要對書面資料真?zhèn)芜M行鑒定，還有時對經(jīng)濟活動的合理性和有效性進行鑒定等。這些鑒定需要借助一定的外力，光靠查賬人員的力量是無法完成的。

例如，查賬人員對偽造憑證不易確認(rèn)而當(dāng)事人又不承認(rèn)違法行為時，可通過有關(guān)部門鑒定其筆跡，以確定其違法行為。又如對質(zhì)次價高的商品材料，當(dāng)其質(zhì)量情況和等級程度難以確定時，可請商檢部門，通過檢查化驗，確定商品質(zhì)量，以確定商品、材料的實際價值。

鑒定法是查賬人員查賬的輔助方法，是在采用觀察法不能取證時必須使用的方法。

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