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費用核算之費用證據鏈的強制性要求

1、法規規定

《國家稅務總局稽查局關于重點企業發票使用情況檢查工作相關問題的補充通知》稽查局稽便函【2011】31號：二、對企業列支項目為“會議費”、“餐費”、“辦公用品”、“傭金”和各類手續費等的發票，須列為必查發票進行重點檢查。對此類發票要逐筆進行查驗比對，重點檢查企業是否存在利用虛假發票及其他不合法憑證虛構業務項目、虛列成本費用等問題。

2、實務處理

(1)、手續費及傭金支出

是指企業支付給其他單位或非本企業雇員的支出。企業支付給本企業雇員的銷售提成等支出，不屬于手續費及傭金支出。手續費及傭金支出是給第三方中間人的，給交易雙方的就是回扣。財稅〔2009〕29號文規定，除委托個人代理外，企業以現金等非轉賬方式支付的手續費及傭金不得在稅前扣除。

(2)、會議費的合法有效憑證問題

會議費：河北省地方稅務局公告2011年第1號：十四、關于會議費的扣除問題

對納稅人年度內發生的會議費，同時具備以下條件的，在計征企業所得稅時準予扣除。

(一)會議名稱、時間、地點、目的及參加會議人員花名冊;

(二)會議材料(會議議程、討論專件、領導講話);

(三)會議召開地酒店(飯店、招待處)出具的服務業專用發票。

企業不能提供上述資料的，其發生的會議費一律不得扣除。

以召開會議的文件、通知、會議紀要、參會人員的簽到單等能夠證明會議真實性的資料以及會議費用明細單等作為輔證。

(3)、差旅費

應提供合法有效憑證，包括內容填寫完整、審批手續齊全的差旅費報銷單以及車(船、機)票、住宿發票、行李托運發票等。出差過程中發生的業務招待費，屬不屬于差旅費呢?不要說這是一個小問題，如果你是財務人員你確實不知道如何處理。如果出差途中的餐費作為差旅費，就可以全額扣除;如果出差途中的餐費作為業務招待費，只能在0。5%以內扣除。

【例】山東國稅2011年4月8日網上訪談的亮點：

網友：出差途中的餐費是作為差旅費還是業務招待費?

答復：差旅費包括與出差任務相關的交通費、住宿費、伙食補助費以及各種雜費(如機場費、保險費、訂票費、行李托運費、寄存費等)。

對于問題中所說“出差途中的餐費”，如要列入差旅費扣除，需能提供在“出差途中”就餐的證明，反之，計入業務招待費。

(4)、業務招待費

是指企業在生產、經營活動中發生的必要的、合理的交際、應酬支出。

企業應區分業務招待費與業務宣傳費、銷售費用、會議費，上述費用無法分清的，均計入業務招待費。

國稅函[2003]847號關于中國移動通信集團公司有關所得稅問題的通知，已經廢止了，但是，立法精神很好：

給予已有用戶或使用者(包括個人消費者和單位法人)的，凡是作為商業折扣給予單位使用者的，應在帳面上反映;

給予法人單位的特定人員(如業務聯系人、單位領導等)，應作為企業業務招待費按規定標準扣除;

為宣傳推廣目的隨機給予不確定客戶(包括實際用戶和潛在用戶)的，應作為業務宣傳費按規定標準扣除

(5)、辦公用品

地球人都知道，你買的是奶粉，開的是辦公用品發票。騙稅務局多了，稅務局已經不相信你的辦公用品發票買的是辦公用品。當你真買辦公用品的時候，你怎么向稅務機關證明你買的確實是辦公用品呢?下面這個文件可以利用一下。

《國家稅務總局關于轉發中紀委《關于堅決制止開具虛假發票公款報銷行為的通知》的通知》(國稅函[2003]230號)的規定，對“辦公用品”的購置，必須事前納入預算管理，預算批準后實施采購。應納入政府采購的辦公用品，必須按政府采購的有關規定實行。購置(采購)后按規定辦理入庫驗收和領用手續。財務報銷必須規范報銷憑證，附正規發票，如果采購商品較多，貨物名稱、單價、數量等不能在發票中詳細反映，還應附供應商提供的明細清單。看清楚了嗎?三個條件：清單、入庫驗收手續、領用手續。

(6)、工資扣除

工資分配方案、工資結算單、企業與職工簽訂的勞動合同、個人所得稅扣繳情況以及社保機構蓋章的社會保險名單清冊。

企業實行股權激勵的，以激勵對象實際行權日該股票的收盤價格與激勵對象實際行權支付價格的差額及數量計算，作為當年的工資薪金支出給予扣除，應以股東大會或董事會決議、股權激勵計劃以及股票交割單(轉讓協議)等作為扣除憑證。

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