第五節 會計賬簿的更換和保管
 

　　一、會計賬簿的更換

　　會計賬簿是記錄和反映經濟業務的重要歷史資料和證據。為了使每個會計年度的賬簿資料明晰和便于保管，一般來說，總賬、日記賬和多數明細賬要每年更換一次，這些賬簿在每年年終按規定辦理完畢結賬手續后，就應更換、啟用新的賬簿，并將余額結轉記入新賬簿中。但有些財產物資明細賬和債權、債務明細賬，由于材料等財產物資的品種、規格繁多，債權、債務單位也較多，如果更換新賬，重抄一遍的工作量相當大，應此，可以跨年度使用，不必每年更換一次。卡片式賬簿，如固定資產卡片，以及各種備查賬簿，也都可以連續使用。

　　二、會計賬簿的保管

　　會計賬簿同會計憑證和會計報表一樣，都屬于會計檔案，是重要的經濟檔案，各單位必須按規定妥善保管，確保其安全與完整，并充分加以利用。

　　(一)會計賬簿的裝訂整理

　　在年度終了更換新賬簿后，應將使用過的各種賬簿(跨年度使用的賬簿除外)按時裝訂整理立卷。

　　1、裝訂前，首先要按賬簿啟用和經管人員一覽表的使用頁數核對各個賬戶是否相符，賬頁數是否齊全，序號排列是否連續;然后按會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、該賬簿按頁數順序排列的賬頁、裝訂封底的順序裝訂。

　　2、對活頁賬簿，要保留已使用過的賬頁，將賬頁數填寫齊全，除去空白頁并撤掉賬夾，用質地好的牛皮紙做封面和封底，裝訂成冊。多欄式、三欄式、數量金額式等活頁賬不得混裝，應按同類業務、同類賬頁裝訂在一起。裝訂好后，應在封面上填明賬目的種類，編號卷號，并由會計主管人員和裝訂人員簽章。

　　3、裝訂后會計賬簿的封口要嚴密，封口處要加蓋有關印章。封面要齊全、平整，并注明所屬年度和賬簿名稱和編號。不得有折角、缺角、錯頁、掉頁、加空白紙的現象。會計賬簿要按保管期限分別編制卷號。

　　(二)按期移交檔案部門進行保管

　　年度結賬后，更換下來的賬簿，可暫由本單位財務會計部門保管一年，期滿后原則上應由財務會計部門移交本單位檔案部門保管。移交時需要編制移交清冊，填寫交接清單，交接人員按移交清冊和交接清單項目核查無誤后簽章，并在賬簿使用日期欄內填寫移交日期。

　　已歸檔的會計賬簿作為會計檔案為本單位提供利用，原件不得借出，如有特殊需要，須經上級主管單位或本單位領導、會計主管人員批準，在不拆散原卷冊的前提下，可以提供查閱或者復制，并要辦理登記手續。

　　會計賬簿是重要的會計檔案之一，必須嚴格按《會計檔案管理辦法》規定的保管年限妥善保管，不得丟失和任意銷毀。通常總賬(包括日記總賬)和明細賬保管期限為15年;日記賬保管期限為15年，但現金和銀行存款日記賬保管期限為25年;固定資產卡片賬在固定資產報廢清理后保管5年;輔助賬簿保管期限為15年。實際工作中，各單位可以根據實際利用的經驗、規律和特點，適當延長有關會計檔案的保管期限，但必須有較為充分的理由。