第三節(jié)賬務(wù)處理
一、實(shí)驗(yàn)內(nèi)容
(1)憑證錄入。
(2)憑證審核。
(3)憑證管理。
(4)憑證過(guò)賬。
(5)期末調(diào)匯。
(6)損益結(jié)轉(zhuǎn)。
(7)期末結(jié)賬。
(8)賬簿和常規(guī)報(bào)表。
二、實(shí)驗(yàn)過(guò)程
(一)更換操作員的方法
在日常處理中，因?yàn)楦鞑僮魅藛T的權(quán)限不一樣，就需要按照不同的角色進(jìn)行登錄，在軟件中調(diào)用“更換操作員”功能完成。選擇主功能選項(xiàng)下的“文件”|“更換操作員”命令。
選擇相應(yīng)的操作員，輸入密碼就可更換。
操作提示：將賬套文件從一臺(tái)機(jī)器上復(fù)制到另外一臺(tái)機(jī)器上操作，如果在更換操作員時(shí)只顯示了manager用戶，可以直接輸入相關(guān)的用戶名就能用該用戶登錄。
(二)賬務(wù)處理的具體流程
憑證是賬務(wù)處理的入口，是關(guān)鍵環(huán)節(jié)，其他處理都是自動(dòng)化控制的。賬務(wù)的日常處理流程
【例3—6】(單選題)會(huì)計(jì)電算化日常處理的內(nèi)容不包括（ ）。
A．憑證處理
B．憑證查詢
C．記賬
D．對(duì)賬
【答案】D對(duì)賬是期末處理業(yè)務(wù)。
(三)憑證操作
1．憑證錄入
選擇主功能選項(xiàng)下的“憑證錄入”，根據(jù)實(shí)驗(yàn)資料錄入憑證，數(shù)據(jù)輸入后確認(rèn)無(wú)誤單擊“保存”按鈕(注意業(yè)務(wù)日期與憑證日期一致)完成
操作提示：如果不清楚會(huì)計(jì)科目代碼、輔助核算項(xiàng)目等，可以將光標(biāo)移到會(huì)計(jì)科目下，按F7鍵可以打開相應(yīng)的代碼表，直接選取。
如果在科目表中需要的科目不存在，可以直接增加。也可以在“系統(tǒng)維護(hù)”模塊的“會(huì)計(jì)科目”中增加。
在操作過(guò)程中，首先要確定“憑證字”，即所輸入憑證的類型是什么。其次是“日期”，這個(gè)日期就是業(yè)務(wù)發(fā)生的日期。
“順序號(hào)”僅僅是系統(tǒng)自動(dòng)編的一個(gè)臨時(shí)號(hào)，保持其編號(hào)即可，一旦憑證保存后，就是一張正式憑證，該編號(hào)就失去意義了。
“憑證號(hào)”是系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)錄入先后設(shè)定的，但如果中間出現(xiàn)過(guò)因刪除憑證等形成的空號(hào)，也可以直接輸入某個(gè)憑證號(hào)去填號(hào)(具體與賬套選項(xiàng)設(shè)置有關(guān))。
【例3—7】(多選題)憑證錄入的內(nèi)容包括（ ）。
A．憑證類別
B．憑證編號(hào)
C．制單日期
D．附件張數(shù)
【答案】ABCD憑證錄入的內(nèi)容包括憑證類別、憑證編號(hào)、制單日期、附件張數(shù)、摘要、會(huì)計(jì)科目、發(fā)生金額、制單人等。
(1)應(yīng)收賬款憑證錄入
操作提示：業(yè)務(wù)號(hào)是用于往來(lái)賬勾兌的，可以自編，本實(shí)驗(yàn)中也可以不輸入。結(jié)算方式等本案例中根據(jù)業(yè)務(wù)情況可以自由輸入。
(2)外幣憑證的錄入
(3)有輔助核算科目的錄入。
如果會(huì)計(jì)科目下設(shè)核算項(xiàng)目，在核算項(xiàng)目框中可以按F7鍵或單擊“獲取”按鈕選擇核
算項(xiàng)目，也可以直接輸入核算項(xiàng)目代碼。如果會(huì)計(jì)科目進(jìn)行往來(lái)業(yè)務(wù)核算，則要求錄入往來(lái)業(yè)務(wù)編號(hào)。如果會(huì)計(jì)科目進(jìn)行數(shù)量金額輔助核算，則要求錄入單價(jià)和數(shù)量。如果會(huì)計(jì)科目是結(jié)算類科目，則要求選擇結(jié)算方式、輸入結(jié)算號(hào)及結(jié)算Et期。若用戶要新增結(jié)算方式，可選擇“系統(tǒng)維護(hù)”中的“結(jié)算方式”功能，進(jìn)行新增、修改及刪除的操作。
操作提示：查看摘要、會(huì)計(jì)科目、核算項(xiàng)目按F7鍵或單擊“獲取”按鈕；按Ctr1+F7自動(dòng)補(bǔ)平會(huì)計(jì)分錄金額；按“空格”鍵將已錄入的金額在借貸方向之間進(jìn)行切換；要輸入負(fù)數(shù)金額，在錄入完正數(shù)后再輸入負(fù)號(hào)“，”，系統(tǒng)即會(huì)以紅字顯示，打印時(shí)可以是負(fù)數(shù)或紅字；復(fù)制上一條分錄的摘要，在下一條分錄摘要欄連續(xù)兩次按小數(shù)點(diǎn)“．．”；復(fù)制第一條分錄的摘要，在分錄摘要欄連續(xù)兩次按反斜杠“／／”；憑證沒(méi)有輸入完畢要求關(guān)閉憑證錄入界面，先要單擊“復(fù)原”按鈕。
2．憑證修改
選擇“賬務(wù)處理”|“憑證查詢”，再選擇未過(guò)賬的憑證，進(jìn)入會(huì)計(jì)分錄序時(shí)簿選擇需要修改的憑證，單擊工具欄中的“修改”按鈕進(jìn)行修改。已過(guò)賬的憑證不能修改。
3．憑證刪除
選擇“賬務(wù)處理”|“憑證查詢”，再選擇未過(guò)賬的憑證，進(jìn)入會(huì)計(jì)分錄序時(shí)簿選擇需要?jiǎng)h除的憑證，單擊工具欄中的“刪除”按鈕進(jìn)行刪除。已審核或過(guò)賬的憑證不能刪除。
4．模式憑證的保存和調(diào)入
在“系統(tǒng)維護(hù)”中單擊“模式憑證”出現(xiàn)模式憑證界面，單擊“新增”按鈕添加新的模式憑證。如果想在憑證錄入時(shí)調(diào)用模式憑證，則在憑證錄入時(shí)單擊“編輯”| “調(diào)入模式憑證”，或者按Ctr1+1鍵調(diào)入。
5．憑證審核
選擇“文件”|“更換操作員”(自己輸入的憑證，自己不能進(jìn)行復(fù)核)先更換操作員，然后選擇“賬務(wù)處理”|“憑證審核”，進(jìn)入憑證審核畫面，單擊“審核”或“批審”(成批審核)按鈕，完成憑證審核工作，如圖3—42所示。
(1)單張審核。
雙擊圖3—42中的“審核”按鈕，調(diào)出憑證檢查無(wú)誤后，單擊憑證上的“審核”按鈕，在憑證下面的“審核：”上就會(huì)顯示審核人的名字。
然后可以通過(guò)憑證上面的“上一”和“下一”按鈕進(jìn)行移動(dòng)，繼續(xù)對(duì)其他憑證進(jìn)行審核
(2)批量審核。
單擊右鍵，選擇“成批審核”按鈕
6．憑證整理
利用憑證查詢界面中的“編輯”|“憑證整理”功能，可以將憑證號(hào)碼重新排列，解決憑證斷號(hào)的問(wèn)題
若選擇“按憑證日期重排憑證號(hào)”復(fù)選框，可按憑證日期重排憑證號(hào)，否則按原來(lái)的憑證順序。憑證整理只對(duì)可修改狀態(tài)憑證進(jìn)行整理，對(duì)已審核、已過(guò)賬憑證、已結(jié)賬期間的憑證不起作用。
7．憑證過(guò)賬
憑證過(guò)賬相當(dāng)于手工會(huì)計(jì)的登賬，在系統(tǒng)中憑證過(guò)賬既登記總賬，也登記明細(xì)賬。對(duì)過(guò)賬后的憑證不能直接修改，若發(fā)現(xiàn)憑證有錯(cuò)，應(yīng)采用紅字沖銷的方法進(jìn)行修改。但KIS系統(tǒng)提供了反過(guò)賬功能，即取消過(guò)賬。反過(guò)賬必須由系統(tǒng)管理員操作，在系統(tǒng)主界面中按Ctr1+F11鍵即可。單擊“賬務(wù)處理”|“憑證過(guò)賬”開始憑證過(guò)賬
操作提示：在本案例中．業(yè)務(wù)處理可按照以下順序進(jìn)行：
①第(1)—(17)筆業(yè)務(wù)，直接通過(guò)“賬務(wù)處理”|“憑證錄入”直接輸入，并使用相關(guān)的“審核”和“過(guò)賬”功能完成復(fù)核和記賬操作。
②第(18)—(24)筆業(yè)務(wù)，其中部分業(yè)務(wù)涉及固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)，就需要在“固定資產(chǎn)”下完成。一般賬務(wù)處理部分，同樣在“賬務(wù)處理”|“憑證錄入”中完成，并復(fù)核記賬。
③第(25)—(27)筆業(yè)務(wù)，其中部分業(yè)務(wù)涉及工資業(yè)務(wù)，需要在“工資管理”中完成，不涉及工資業(yè)務(wù)的在“賬務(wù)處理”中完成。
④進(jìn)行出納相關(guān)的業(yè)務(wù)。
⑤完成第(28)筆業(yè)務(wù)及以后的業(yè)務(wù)。
⑥完成報(bào)表編制、往來(lái)等業(yè)務(wù)。
在以上的每一步完成后，都對(duì)賬套文件作備份，這樣如果發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，就能返回上一步修改，不至于從頭再來(lái)。
8．期末調(diào)整匯兌損益
期末調(diào)匯主要用于對(duì)外幣核算的賬戶到期末自動(dòng)計(jì)算匯兌損益，生成匯兌損益轉(zhuǎn)賬憑證及期末匯率調(diào)整表。系統(tǒng)執(zhí)行此功能時(shí)，是根據(jù)在會(huì)計(jì)科目巾的會(huì)計(jì)科目屬性來(lái)進(jìn)行的，只有在會(huì)計(jì)科目中事先設(shè)定為期末調(diào)匯的科目才可進(jìn)行期末調(diào)匯處理。
期末調(diào)匯前請(qǐng)將本期所有涉及外幣的憑證先進(jìn)行過(guò)賬操作，因?yàn)槲催^(guò)賬的外幣憑證不會(huì)參與調(diào)匯處理。
選擇“賬務(wù)處理”|“期末調(diào)匯”，如圖3—47所示。
選擇會(huì)計(jì)科目“財(cái)務(wù)費(fèi)用——匯兌損益”
9．損益結(jié)轉(zhuǎn)
結(jié)轉(zhuǎn)損益功能將所有損益類科目的本期余額全部自動(dòng)轉(zhuǎn)入本年利潤(rùn)科目和本年利潤(rùn)科目的明細(xì)科目中，自動(dòng)生成結(jié)轉(zhuǎn)損益記賬憑證。只有在科目類別中設(shè)定為“損益類”的科目余額才能進(jìn)行自動(dòng)結(jié)轉(zhuǎn)。
如果要結(jié)轉(zhuǎn)本期損益，要求用戶一定使用系統(tǒng)提供的“結(jié)轉(zhuǎn)損益”功能，不要手工錄入結(jié)轉(zhuǎn)損益憑證，否則在輸出有關(guān)損益類的會(huì)計(jì)報(bào)表時(shí)，所有數(shù)據(jù)都會(huì)為0。
結(jié)轉(zhuǎn)損益前必須將本期所有涉及損益類科目的憑證進(jìn)行過(guò)賬處理，否則對(duì)未過(guò)賬的損益憑證系統(tǒng)將不能進(jìn)行損益結(jié)轉(zhuǎn)，那么就會(huì)造成期末結(jié)賬前損益類科目還有未結(jié)平的余額。
同時(shí)有外幣業(yè)務(wù)的用戶，在系統(tǒng)自動(dòng)生成期末調(diào)匯憑證后，必須先將該憑證進(jìn)行過(guò)賬，再進(jìn)行“結(jié)轉(zhuǎn)損益”，否則該憑證的匯兌損益金額將不會(huì)參與損益結(jié)轉(zhuǎn)。
選擇“賬務(wù)處理”|“結(jié)轉(zhuǎn)損益”功能
11．對(duì)出錯(cuò)憑證的處理方法
在實(shí)際工作中，難免會(huì)發(fā)生將憑證輸入錯(cuò)誤或者業(yè)務(wù)處理錯(cuò)誤。當(dāng)發(fā)現(xiàn)出錯(cuò)時(shí)，有以下兩種處理方法：
(1)對(duì)照原來(lái)的憑證，輸入一張紅字沖銷憑證，即金額與原來(lái)相同，但數(shù)據(jù)為紅字，摘要寫明沖銷哪張憑證、原因。通過(guò)這張憑證就將原來(lái)的憑證沖銷為0。然后再做一張正確的憑證。
(2)如果科目沒(méi)有錯(cuò)，僅僅是金額多了或少了，可以再輸入一張憑證，相應(yīng)地增加金額或沖銷多余部分，摘要寫明具體的憑證號(hào)和原因。
(四)期末結(jié)賬
期末結(jié)賬功能是指對(duì)系統(tǒng)本期的業(yè)務(wù)進(jìn)行結(jié)賬處理，才能進(jìn)入下一期間的業(yè)務(wù)處理。結(jié)賬以后將不允許再在本期錄入、修改數(shù)據(jù)。
結(jié)賬方法：選擇“賬務(wù)處理”|“期末結(jié)賬”，因?yàn)榍懊鏇](méi)有設(shè)置密碼，所以這里不用輸入，單擊“完成”按鈕，備份賬套，開始結(jié)賬。
【例3—8】(單選題)下列不屬于月末結(jié)賬的內(nèi)容的是（ ）。
A．停止本月各賬戶的記賬工作
B．計(jì)算本月各賬戶發(fā)生額的總數(shù)
C．將損益類科目的余額結(jié)轉(zhuǎn)到本年利潤(rùn)科目
D．計(jì)算本月各賬戶期末余額并將余額結(jié)轉(zhuǎn)至下月月初
【答案】C選項(xiàng)C屬于自動(dòng)轉(zhuǎn)賬的內(nèi)容。
