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合法有效憑證的定義是什么

《國家稅務(wù)總局關(guān)于印發(fā)〈進(jìn)一步加強(qiáng)稅收征管若干具體措施〉的通知》(國稅發(fā)[2009]114號)第六條規(guī)定：“加強(qiáng)企業(yè)所得稅稅前扣除項目管理。未按規(guī)定取得的合法有效憑據(jù)不得在稅前扣除”。在稅收征管和會計核算過程中，不論是稅務(wù)管理人員還是財務(wù)人員，對憑證的合法、有效性都難以準(zhǔn)確把握。那么到底什么是“合法、有效”憑證呢?

一、“合法、有效憑證”涉及的相關(guān)財稅法規(guī)

主要有以下法規(guī)對“合法、有效憑證”進(jìn)行了規(guī)定。

1、《中華人民共和國稅收征收管理法》第十九條規(guī)定“納稅人、扣繳義務(wù)人按照有關(guān)法律、行政法規(guī)和國務(wù)院財政、稅務(wù)主管部門的規(guī)定設(shè)置賬簿，根據(jù)合法、有效憑證記賬，進(jìn)行核算。

2、《中華人民共和國會計法》第十四條規(guī)定：“會計機(jī)構(gòu)、會計人員必須按照國家統(tǒng)一的會計制度的規(guī)定對原始憑證進(jìn)行審核，對不真實、不合法的原始憑證有權(quán)不予接受，并向單位負(fù)責(zé)人報告;對記載不準(zhǔn)確、不完整的原始憑證予以退回，并要求按照國家統(tǒng)一的會計制度的規(guī)定更正、補(bǔ)充。”

《財政部關(guān)于印發(fā)《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》的通知》(財會(1996)19號)第四十九條規(guī)定“原始憑證不得涂改、挖補(bǔ)。發(fā)現(xiàn)原始憑證有錯誤的，應(yīng)當(dāng)由開出單位重開或者更正，更正處應(yīng)當(dāng)加蓋開出單位的公章。

第五十一條(五)如果在填制記賬憑證時發(fā)生錯誤，應(yīng)當(dāng)重新填制。

已經(jīng)登記入賬的記賬憑證，在當(dāng)年內(nèi)發(fā)現(xiàn)填寫錯誤時，可以用紅字填寫一張與原內(nèi)容相同的記賬憑證，在摘要欄注明“注銷某月某日某號憑證”字樣，同時再用藍(lán)字重新填制一張正確的記賬憑證，注明“訂正某月某日某號憑證”字樣。。。。。。發(fā)現(xiàn)以前年度記賬憑證有錯誤的，應(yīng)當(dāng)用藍(lán)字填制一張更正的記賬憑證。”

3、《中華人民共和國發(fā)票管理辦法》第二十條規(guī)定“所有單位和從事生產(chǎn)、經(jīng)營活動的個人在購買商品、接受服務(wù)以及從事其他經(jīng)營活動支付款項，應(yīng)當(dāng)向收款方取得發(fā)票。取得發(fā)票時，不得要求變更品名和金額。”

第二十一條規(guī)定“不符合規(guī)定的發(fā)票，不得作為財務(wù)報銷憑證，任何單位和個人有權(quán)拒收。”

4、《中華人民共和國營業(yè)稅暫行條例》第六條規(guī)定“納稅人按照本條例第五條規(guī)定扣除有關(guān)項目，取得的憑證不符合法律、行政法規(guī)或者國務(wù)院稅務(wù)主管部門有關(guān)規(guī)定的，該項目金額不得扣除。”

5、《中華人民共和國營業(yè)稅暫行條例實施細(xì)則》第十九條規(guī)定“條例第六條所稱符合國務(wù)院稅務(wù)主管部門有關(guān)規(guī)定的憑證(以下統(tǒng)稱合法有效憑證)，是指：

(一)支付給境內(nèi)單位或者個人的款項，且該單位或者個人發(fā)生的行為屬于營業(yè)稅或者增值稅征收范圍的，以該單位或者個人開具的發(fā)票為合法有效憑證;

(二)支付的行政事業(yè)性收費或者政府性基金，以開具的財政票據(jù)為合法有效憑證;

(三)支付給境外單位或者個人的款項，以該單位或者個人的簽收單據(jù)為合法有效憑證，稅務(wù)部門對簽收單據(jù)有疑義的，可以要求其提供境外公證機(jī)構(gòu)的確認(rèn)證明;

(四)國家稅務(wù)總局規(guī)定的其他合法有效憑證。”

6、《中華人民共和國增值稅暫行條例》第九條規(guī)定“納稅人購進(jìn)貨物或者應(yīng)稅勞務(wù)，取得的增值稅扣稅憑證不符合法律、行政法規(guī)或者國務(wù)院稅務(wù)主管部門有關(guān)規(guī)定的，其進(jìn)項稅額不得從銷項稅額中抵扣。”

《中華人民共和國增值稅暫行條例實施細(xì)則》第十九條規(guī)定“條例第九條所稱增值稅扣稅憑證，是指增值稅專用發(fā)票、海關(guān)進(jìn)口增值稅專用繳款書、農(nóng)產(chǎn)品收購發(fā)票和農(nóng)產(chǎn)品銷售發(fā)票以及運輸費用結(jié)算單據(jù)。”

二、合法有效的憑證分類

合法、有效的憑證可以分為：票、表、證、單、書、據(jù)等。

1、票，如發(fā)票，是企業(yè)經(jīng)濟(jì)生活中最重要、出現(xiàn)頻率*6的原始憑證。發(fā)票主要是指單位和個人在商品購銷活動中，提供或者接受勞務(wù)服務(wù)及其他經(jīng)營活動中，購銷雙方證明其經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生及收付款項的書面憑證，是核算財務(wù)收支的法定憑證，也是會計核算的原始憑據(jù)，還是相關(guān)部門進(jìn)行審核、檢查的重要依據(jù)。大致可分為：

(1)專用發(fā)票。增值稅專用發(fā)票是增值稅制度改革的產(chǎn)物，僅限于增值稅一般納稅人領(lǐng)購或稅務(wù)部門代開使用。目前我國已經(jīng)初步形成了增值稅專用發(fā)票抵扣封閉鏈條。

(2)普通發(fā)票。普通發(fā)票主要分為貨物銷售普通發(fā)票、增值稅應(yīng)稅勞務(wù)普通發(fā)票、營業(yè)稅應(yīng)稅勞務(wù)發(fā)票等。不同的票種供不同的納稅人領(lǐng)購使用。

(3)專業(yè)發(fā)票。專業(yè)發(fā)票主要是指金融、保險企業(yè)的存貸、匯兌、轉(zhuǎn)賬憑證，保險憑證;郵政、電信企業(yè)的郵票、郵單、話務(wù)、電報收據(jù);鐵路、民航企業(yè)和交通部門、公路等部門使用的發(fā)票等。專業(yè)發(fā)票具有專業(yè)性、特殊性，一般是壟斷行業(yè)使用的，有的雖經(jīng)有關(guān)部門監(jiān)制但并沒有加蓋監(jiān)制章。

2、表，如《工資發(fā)放表》。《企業(yè)所得稅法》強(qiáng)調(diào)工資必須是實際發(fā)放的。因此對《工資發(fā)放表》的真實性應(yīng)著重在收款人簽字或銀行支付款項證明及勞動合同的確認(rèn)上。《差旅費報銷表》也是較為常見的以表作為報銷憑證的。其中，除車船、飛機(jī)等交通工具費用及住宿費需附發(fā)票外，出差補(bǔ)助、誤餐補(bǔ)助、里程補(bǔ)助等是按照一定的定額標(biāo)準(zhǔn)由出差人員計算填報，只要是真實發(fā)生的、合規(guī)的就是合法的，可以作為費用支出憑證。另外，符合會計核算規(guī)定制作的《折舊攤銷計算》和《成本結(jié)轉(zhuǎn)計算表》等也是稅務(wù)部門認(rèn)可的合法、有效的憑證。

3、證，如售付匯憑證、稅收證明等。對支付給我國境外的單位或個人的非購貨款，可以按納稅人所在地主管稅務(wù)部門開具的售付匯憑證為合法有效憑證。單位和個人從中國境外取得的與納稅有關(guān)的發(fā)票或者憑證，稅務(wù)部門可以要求其提供境外公證機(jī)構(gòu)或者法定鑒證機(jī)構(gòu)的確認(rèn)證明，經(jīng)審核確認(rèn)，可作為合法的記賬憑證。企業(yè)發(fā)生的財產(chǎn)非常損失或評估損失，可以稅務(wù)部門確認(rèn)后出具的稅收證明作為合法、有效的憑證。

4、單，如行程單、簽收單等。航空運輸電子客票暫使用《航空運輸電子客票行程單》作為旅客購買電子客票的付款憑證或報銷憑證。行程單納入稅務(wù)部門發(fā)票管理，由國家稅務(wù)總局監(jiān)制，但行程單暫不套印發(fā)票監(jiān)制章。對支付給我國境外的單位或個人的購貨款，一般是以支付購貨款單位或個人的簽收單為合法有效憑證。

5、書，如各種繳款書。主要有稅收繳款書、社會保險費專用繳款書、非稅收入一般繳款書等，都是稅收、社會保險費、非稅收入支出的重要憑據(jù)。

6、據(jù)，如財政收據(jù)。財政收據(jù)是發(fā)票以外使用量較大的一種合法憑證，由財政部門監(jiān)制，供行政事業(yè)單位及代收費單位收取各項規(guī)費時使用。如教育部門收取的教育勞務(wù)費、房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)代收費用等均開具行政事業(yè)性收據(jù)作為合法憑證。其他如一些地方地稅局監(jiān)制的房地產(chǎn)開發(fā)預(yù)收款憑據(jù)，供房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)在收取開發(fā)產(chǎn)品預(yù)售收入(包括定金)開具正式發(fā)票前使用，其管理與房地產(chǎn)開發(fā)銷售發(fā)票一樣，按照《發(fā)票管理辦法》規(guī)定執(zhí)行。

三、合法、有效憑證的特點

只有完全具備以下“三性”的憑證才是合法有效的憑證：

(1)合法性。憑證的確立是由法律行政法規(guī)作出規(guī)定，它是由法定的管理部門--財政稅務(wù)部門統(tǒng)一監(jiān)制，依法印制、使用的發(fā)票是財務(wù)收支的合法憑證，任何人不得無故拒絕接受，它的流通、傳遞受法律保護(hù)。

如：私印、私購、盜竊、搶奪、代開、借用的發(fā)票，是發(fā)票來源非法;弄虛作假開具發(fā)票，是開具發(fā)票非法;用其他票據(jù)代替發(fā)票、擅自擴(kuò)大專業(yè)發(fā)票使用范圍，是發(fā)票載體非法;取得“白條”等非法憑證付款入賬，是受理非法憑證。這些都是違反發(fā)票管理法規(guī)的行為。只有依法印制、依法領(lǐng)購、依法開具、依法取得的發(fā)票，才具備發(fā)票的合法性。

(2)真實性。指開具制作憑證單位和個人必須按照法律、行政法規(guī)的規(guī)定，從客觀事實出發(fā)，對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行如實、客觀地記錄;對接受的憑證進(jìn)行嚴(yán)格的審核把關(guān)，去偽存真，以保證原始憑證的真實性。變造、虛開的憑證是違反真實性的這一特性，是不能反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動實質(zhì)的。

(3)時效性。開具制作憑證必須按照財政稅務(wù)部門規(guī)定的時限進(jìn)行，如發(fā)票必須按規(guī)定的時限開具，不得擅自提前、滯后開具發(fā)票，人為調(diào)節(jié)納稅義務(wù)發(fā)生時間。

四、合法、有效憑證的條件

按照現(xiàn)行會計制度和稅收法規(guī)的有關(guān)規(guī)定，合法、有效的憑證必須符合以下條件：

(一)內(nèi)容完整。包括憑證的名稱、填制日期、填制憑證單位名稱或填制人姓名、經(jīng)辦人員簽名或者蓋章、接受憑證單位名稱、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、單價和金額等。

(二)章印齊全。從外單位或個人取得的原始憑證，必須蓋有填制單位的公章、填制人員的簽名或者蓋章。自制原始憑證必須有經(jīng)辦單位領(lǐng)導(dǎo)或其指定的人員簽名、蓋章。對外開出的原始憑證，必須加蓋本單位公章。

(三)填寫規(guī)范。凡填有大、小寫金額的原始憑證，大寫與小寫金額必須相符。購買實物的原始憑證，必須有驗收證明。支付款項的原始憑證，必須有收款單位和收款人的收款證明。

(四)用途明確。一式幾聯(lián)的原始憑證，應(yīng)當(dāng)注明各聯(lián)的用途，只能以一聯(lián)作為報銷憑證。一式幾聯(lián)的發(fā)票和收據(jù)，必須用雙面復(fù)寫紙(發(fā)票和收據(jù)本身具備復(fù)寫紙功能的除外)套寫，并連續(xù)編號。作廢時應(yīng)當(dāng)加蓋“作廢”戳記，連同存根一起保存，不得撕毀。

(五)手續(xù)完備。發(fā)生銷貨退回的，除填制退貨發(fā)票外，還必須有退貨驗收證明;退款時，必須取得對方的收款收據(jù)或者匯款銀行的憑證，不得以退貨發(fā)票代替收據(jù)。職工因公外出借款憑據(jù)必須附在記賬憑證之后，收回借款時，應(yīng)當(dāng)另開收據(jù)或者退還借據(jù)副本，不得退還借款原據(jù)。

(六)業(yè)務(wù)真實。上述各項要求均必須建立在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)真實發(fā)生的基礎(chǔ)之上。

五、“合法、有效憑證”具體形式

1、支付給我國境內(nèi)的單位或個人，且所述單位或個人生產(chǎn)銷售的產(chǎn)品或提供的勞務(wù)發(fā)生在一般生產(chǎn)經(jīng)營領(lǐng)域中屬于營業(yè)稅或增值稅等稅收征稅范圍的，開具的發(fā)票為*10合法有效憑證。如，對于經(jīng)過法院拍賣而取得的房產(chǎn)，也應(yīng)該由出賣人依法開具發(fā)票作為稅收的合法憑證。

2、對不屬于正常生產(chǎn)經(jīng)營領(lǐng)域而支付給我國境內(nèi)的行政事業(yè)單位的，且所述單位收取的屬于國家或省級財稅部門列入不征稅名單的行政事業(yè)性收費(基金)，以其所開具的財政收據(jù)為合法有效憑證。如，路政管理部門收取的養(yǎng)路費開具的行政事業(yè)性收據(jù)則為合法憑證。

3、對支付給我國境外的單位或個人的購貨款，以所述單位或個人的簽收單據(jù)為合法有效憑證;對支付給我國境外的單位或個人的非購貨款，以納稅人所在地主管稅務(wù)部門開具的售付匯憑證為合法有效憑證。單位和個人從中國境外取得的與納稅有關(guān)的發(fā)票或者憑證，稅務(wù)部門在納稅審查時有疑義的，可以要求其提供境外公證機(jī)構(gòu)或者法定鑒證機(jī)構(gòu)的確認(rèn)證明，經(jīng)稅務(wù)部門審核認(rèn)可后，方可作為合法的記賬核算憑證。

4、經(jīng)國家稅務(wù)總局或省地方稅務(wù)局確認(rèn)的其他合法有效憑證。如，根據(jù)企業(yè)發(fā)生的財產(chǎn)非常損失或評估損失時，應(yīng)由相應(yīng)的稅務(wù)部門確認(rèn)后出具的稅收證明作為合法有效的憑證。

5、其他符合相關(guān)稅收政策的會計憑證。如企業(yè)支付給職工發(fā)生的支出時，根據(jù)職工的工資發(fā)放表(收款人簽字確認(rèn)或銀行支付證明)結(jié)合勞動合同進(jìn)行確認(rèn)。另外，對于實在無法取得正式發(fā)票的客觀條件下，結(jié)合實際情況，以相關(guān)收據(jù)、收款證明作為企業(yè)入賬憑證，如：支付給個人的青苗補(bǔ)償費，結(jié)合相關(guān)證明材料，收款人的收款收據(jù)即可確認(rèn)為合法憑證。

六、使用非“合法、有效憑證”法律責(zé)任

1、對于非法憑證，不得作為財務(wù)報銷憑證，也不能在稅前扣除。

2、企業(yè)如果使用非法憑證，就會要求補(bǔ)稅和加收滯納金，將增加企業(yè)的負(fù)擔(dān)。企業(yè)如果違反發(fā)票管理法規(guī)，導(dǎo)致其他單位或者個人未繳、少繳或者騙取稅款的，由稅務(wù)機(jī)關(guān)沒收非法所得，可以并處未繳、少繳或者騙取的稅款一倍以下的罰款。

3、被認(rèn)定為偷稅的，就會被處偷稅的百分之五十以上五倍以下的罰款。構(gòu)成犯罪的，將依法追究刑事責(zé)任。

附：什么是國家稅務(wù)總局規(guī)定的其他合法有效憑證

原《國家稅務(wù)總局關(guān)于金融企業(yè)銷售未取得發(fā)票的抵債不動產(chǎn)和土地使用權(quán)征收營業(yè)稅問題的批復(fù)》國稅函[2005]77號

廣西壯族自治區(qū)地方稅務(wù)局：

你局《關(guān)于金融企業(yè)銷售未取得發(fā)票的抵債不動產(chǎn)和土地使用權(quán)如何征收營業(yè)稅問題的請示》(桂地稅報[2004]60號)收悉。經(jīng)研究，批復(fù)如下：

《財政部、國家稅務(wù)總局關(guān)于營業(yè)稅若干政策問題的通知》(財稅[2003]16號)第四條規(guī)定的合法有效憑證，包括法院判決書、裁定書、調(diào)解書，以及可由人民法院執(zhí)行的仲裁裁決書、公證債權(quán)文書。

根據(jù)國家稅務(wù)總局公告[2011]第2號文件規(guī)定該文件廢止，其原因如下：

1、由于“法院判決書、裁定書、調(diào)解書，以及可由人民法院執(zhí)行的仲裁裁決書、公證債權(quán)文書”等確認(rèn)的是法律事實，一般作為調(diào)整民事法律關(guān)系使用，而納稅義務(wù)事項都是行政法律關(guān)系，將以上文書直接作為稅收的“合法有效憑證”不符合法理原則，應(yīng)當(dāng)只能作為參考依據(jù)，由稅務(wù)管理部門依據(jù)稅收法規(guī)來進(jìn)行認(rèn)定和甄別。

2、國家稅務(wù)總局單方面解釋由財政部和國家稅務(wù)總局聯(lián)合發(fā)布的文件，屬于越位違規(guī)的行為，因此應(yīng)當(dāng)無效且廢止。

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