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電算化會計系統的內部控制初探

一、電算化會計系統內部控制的基本要求

（一）電算化會計信息系統必須確保原始數據操作的準確度。提供真實準確的會計信息是會計核算的基本要求。在電算化會計中，電子計算機輸出的數據是否準確，往往是整個會計核算成敗的關鍵。企業(yè)的內部控制必須適應電算化要求，確保原始數據操作的準確度。

（二）電算化會計信息系統必須加強授權、批準控制。在手工會計系統中，對于一項經濟業(yè)務的每個環(huán)節(jié)都要經過某些具有相應權限人員的審核和簽章。但會計電算化后，職能劃分發(fā)生了巨大的變化。因為業(yè)務處理全部由計算機進行，人員分工更趨復雜化，會計信息的輸入可能不是專業(yè)會計人員，而是由其他人員進行。這樣做會節(jié)省相當的人力，但同時也增大了控制風險。因此，在控制授權上對會計電算化的內部控制提出了新的要求。

（三）電算化會計信息系統必須能夠避免會計檔案無紙化帶來的風險。在手工方式下，信息以賬、證、表等形式存儲在不同的紙質上，增、刪、修改了的會計憑證或會計賬冊都可以從各自的筆跡和印章上分清責任。但實行了電算化會計后，電腦操作無形化較傳統手工記錄更難于控制，對內部控制提出的要求更高。

二、如何加強電算化會計系統內部控制

（一）有關組織與管理方面的控制。為了適應會計電算化給內部控制提出的新要求，企業(yè)應加強下列組織管理方面的控制：

合理的組織機構設置。企業(yè)實現了會計電算化后，應對原有的組織機構進行適當的調整，以適應電算化會計系統的要求。企業(yè)可以按會計數據的不同形態(tài)，劃分為數據收集輸入組、數據處理組和會計信息分析組等組室；也可以按會計崗位和工作職責劃分為電算化會計主管、軟件操作、審核記賬、電算維護、電算審查、數據分析等崗位。組織機構的設置必須適合企業(yè)的實際規(guī)模，符合企業(yè)總體經營目標，并且應按精簡、合理的原則對組織機構的設置進行成本效益分析。

適當的職責分離。內部控制的關鍵之點就在于不相容職務的分離，電算化會計系統與手工會計系統一樣，對每一項可能引起舞弊或欺詐的經濟業(yè)務，都不能由一個人或一個部門經手到底，必須分別由幾個人或幾個部門承擔。在電算化會計系統中，不相容的職務主要有系統開發(fā)、發(fā)展的職務與系統操作的職務；數據維護管理職務與電算審核職務；數據錄入職務與審核記賬職務；系統操作的職務與系統檔案管理職務等。企業(yè)為防止舞弊或欺詐，應建立一整套符合職責劃分原則的內部控制制度，同時還應建立起職務輪換制度。

完善的上機管理。企業(yè)用于電算化會計系統的計算機應盡可能是專用的，企業(yè)應對計算機的使用建立一整套管理制度，以保證每一個工作人員和每一臺計算機都只做其應該做的事情。一般來講，企業(yè)對用于電算化會計系統的計算機的上機管理措施應包括輪流值班制度、上機記錄制度、完善的操作手冊、上機時間安排等，此外，會計軟件也應該有完備的操作日志文件。

安全可靠的檔案管理。電算化會計系統有關的資料應及時存檔，企業(yè)應建立起完善的檔案制度，加強檔案管理。一個合理完善的檔案管理制度一般有合格的檔案管理人員、完善的資料借用和歸還手續(xù)、完善的標簽和索引方法、安全可靠的檔案保管設備等。除此之外，還應定期對所有檔案進行備份，并保管好這些備份。為防止檔案被破壞，企業(yè)應制訂出一旦檔案被破壞的事件發(fā)生時的應急措施和恢復手段。企業(yè)使用的會計軟件也應具有強制備份的功能和一旦系統崩潰等及時恢復到最近狀態(tài)的功能。

完備的設備管理。對于用于電算化會計系統的各種硬件設備，應當建立一套完備的管理制度以保證設備的完好，保證設備能夠正常運行。硬件設備的管理包括對設備所處的環(huán)境進行的溫度、濕度、防火、防雷擊、防靜電等的控制，也包括對人文環(huán)境的控制，如防止無關人員進入計算機工作區(qū)域、防止設備被盜、防止設備用于其他方面等。

發(fā)揮內部審計的作用。內部審計的本質是一種特殊的組織控制。通過內部審計部門對網絡會計系統信息的質量和完整性進行獨立和公正地監(jiān)督與評價，有利于系統內部自我約束、自我激勵機制的建立與健全。

（二）有關系統開發(fā)方面的控制。系統開發(fā)控制是為保證網絡會計系統開發(fā)過程中各項活動的合法性和有效性而設計的控制措施，它應貫穿于系統規(guī)劃、系統分析、系統設計、系統實施和系統運行測試與維護的各個階段。其主要內容包括：

明確開發(fā)目標，制定項目管理計劃，進行項目的可行性研究與分析；控制開發(fā)進度，監(jiān)督開發(fā)質量，檢查各功能模塊設置的合理性及程序設計的可靠性，提高系統的可審性。電算化會計系統的開發(fā)和發(fā)展項目，必須遵循國家有關機關和部門制定的標準和規(guī)范。按標準和規(guī)范開發(fā)和發(fā)展電算化會計系統可以使企業(yè)電算化會計系統更加可靠、更加完善，有利于對系統的維護和進一步的發(fā)展、更新。

企業(yè)應在系統轉換之際，采取有效的控制手段，作好各項轉換的準備工作，如舊系統的結算、匯總，人員的重新配置，新系統需要的初始數據的安全導入等。新的電算化會計系統是否優(yōu)于舊系統，還需要進一步接受實踐的檢驗，因企業(yè)的具體情況不同，新的電算化會計系統不一定比舊的電算化會計系統更適合企業(yè)的經營特點，甚至購買或自行開發(fā)的電算化會計系統還不如手工會計系統更適合企業(yè)的經營特點。因此企業(yè)在系統轉換之際，新舊系統應并行運行一段時間，以便檢驗新的電算化會計系統。并行運行的時間一般至少為三個月。

對會計軟件進行修改必須經過周密計劃和嚴格記錄，修改過程的每一個環(huán)節(jié)都必須設置必要的控制，修改的原因和性質應有書面形式的報告，經批準后才能實施修改，電算化會計系統的操作人員不能參與軟件的修改，所有與軟件修改有關的記錄都應該打印后存檔。一旦發(fā)現網絡系統各類軟件可能存在安全漏洞，應立即進行在線修補與升級，并將所有與軟件修改有關的記錄報告及時存儲歸檔。

（三）有關電算化日常管理方面的控制。首先應制定上機操作規(guī)程，主要包括軟硬件操作規(guī)程、作業(yè)運行規(guī)程和用機時間記錄規(guī)程等。在經濟業(yè)務發(fā)生時，通過計算機的控制程序，對業(yè)務發(fā)生的合理性、合法性和完整性進行檢查和控制，如表示業(yè)務發(fā)生的有關字符、代碼等是否有效，操作口令是否準確，經濟業(yè)務是否超出了合理的數量、價格等的變動范圍。

其次要建立起一整套內部控制制度，以便對輸入的數據進行嚴格的控制，保證數據輸入的準確性。輸入的數據應經過必要的授權，并經有關的內部控制部門檢查，還應采用各種技術手段對輸入數據的準確性進行校驗，如總數控制校驗、平衡校驗、數據類型校驗、重復輸入校驗等。為了防止數據在傳輸過程中發(fā)生錯誤、丟失、泄密等事故的發(fā)生，企業(yè)應該采用各種技術手段以保證數據在傳輸過程中的準確、安全、可靠。如將大量的經濟業(yè)務劃分成小批量傳輸，數據傳輸時應順序編碼，傳輸時要有發(fā)送和接收的標識，收到被傳輸的數據時要有肯定確認的信息反饋，每批數據傳輸時要有時間、日期記號等等。檢查輸出數據是否與輸入數據相一致，輸出數據是否完整，輸出數據是否能滿足使用部門的需要，數據的發(fā)送對象、份數應有明確的規(guī)定，要建立標準化的報告編號、收發(fā)、保管工作等。企業(yè)應當對儲存數據的各種磁盤或光盤作好必要的標號，文件的修改、更新等操作都應附有修改通知書、更新通知書等書面授權證明，對整個修改更新過程都應作好登記，電算化會計系統應具有必要的自動記錄能力，以便業(yè)務人員或審計人員查詢或跟蹤檢查。

最后對系統操作的事件類型、用戶身份、操作時間、系統參數和狀態(tài)以及系統敏感資源進行實時監(jiān)控和記錄，進行必要的權限設置，以便能夠對各種不同的權限進行用戶識別和遠程請求識別。實時尋找具有網絡攻擊特征和違反網絡安全策略的數據流，實時響應和報警，阻斷非法的網絡連接，對事件涉及的主機實施進一步跟蹤，創(chuàng)造一種漏洞檢測與實時監(jiān)控相結合的可持續(xù)改進的安全模式。

（四）有關計算機網絡系統安全方面的控制。應制定網絡計算機機房和設備的管理制度、崗位職責和操作規(guī)程，嚴格禁止無關人員接觸系統，專機專用；計算機機房應充分滿足防火、防潮、防塵、防磁和防輻射及恒溫等技術要求，關鍵性的硬件設備可采用雙系統備份。嚴格控制系統軟件的安裝與修改，對系統軟件進行定期的預防性檢查，系統被破壞時，要求系統軟件具備緊急響應、強制備份、快速重構和快速恢復的功能。為了保證交易者的交易信息不被他人竊取或破譯，對會計信息應采用非對稱密碼體制，數字認證等核心技術，加強數據流加密。為了防止非法用戶對網絡會計系統的入侵，應采取設置防火墻，身份認證和授權管理等安全技術，用以限制外界對主機操作系統的訪問，加強原有的基于賬戶和口令的控制，提供授權訪問控制和用戶身份識別。

綜上所述，隨著網絡技術的逐漸成熟與完善，會計信息系統的內部控制體系將發(fā)生深刻的變化。只有清楚地意識到這些變化，才能適應現代企業(yè)制度建設和經濟全球化對會計核算的新要求，建立完備的、嶄新的會計體系。

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